E-Invoicing – Eine bequeme oder umständliche Pflicht bei der Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor?

veröffentlicht am 8. Mai 2024 | Lesedauer ca. 2 Minuten

Bereits am 15. Dezember 2016 hat das estnische Parlament (Riigikogu) Änderungen am Rechnungslegungsgesetz verabschiedet, die unter anderem die Einführung einer elektronischen Rechnungsstellung, auch bekannt als E-Invoicing, zum Ziel haben. Ihr übergeordnetes Ziel ist die Förderung und Entwicklung der estnischen Wirtschaft. Papier- und PDF-Rechnungen sind teuer und zeitaufwendig und bedeuten zusätzliche Arbeit. Elektronische Rechnungen sparen jedoch Zeit und Geld, indem papierbasierte wirtschaftliche und administrative Transaktionen durch einen automatisierten Austausch von Daten ersetzt werden. Infolge der Änderungen des estnischen Rechnungslegungsgesetzes werden ab dem 1. Juli 2019 nur noch E-Rechnungen vom öffentlichen Sektor akzeptiert. Um leichter nachvollziehen zu können, welche Stellen als öffentlich gelten, wurde ein nationales Register der E-Invoicing-Empfänger eingerichtet, das alle Organisationen umfasst, die E-Rechnungen akzeptieren. Das Register ist Teil des estnischen Unternehmensregisters und kann hier abgerufen werden.

E-Rechnungen als Standard

Eine elektronische Rechnung ist keine Rechnung, die im PDF-Format gespeichert und per E-Mail verschickt wird. Bei einer elektronischen Rechnung handelt es sich um ein auf einem gemeinsamen Standard basierendes maschinenlesbares Dokument, das direkt von einem Softwaresystem an ein anderes gesendet wird, um die manuelle Dateneingabe zu ersetzen. Eine E-Rechnung muss dem offiziellen, vom Estnischen Normungszentrum genehmigten Standard entsprechen. Elektronische Rechnungen können über ERP-Systeme bzw. ERP-Software erstellt werden. Zusammenfassend gesagt, handelt es sich beim ERP (Enterprise Resource Planning) um einen integrierten Satz von Anwendungen, die für die Verwaltung der wichtigsten Unternehmensfunktionen ent-wickelt wurden: Finanzen, Personalwesen, Vertrieb, Einkauf, Fertigung usw.

Die Buchhaltungssoftware der meisten estnischen Unternehmen ist in einem ERP-System integriert und sämt-liche relevante Buchhaltungssoftware, die in Estland verwendet wird, bietet auch elektronische Rechnungsstellung an. Darüber hinaus bietet das estnische Unternehmensregistersystem auch ein E-Finanzsystem für kleine und neu gegründete Unternehmen sowie eine webbasierte Buchhaltungssoftware mit E-Invoicing.

Verpflichtendes E-Invoicing für alle Unternehmen?

Die Umstellung auf maschinenlesbare Rechnungen wird den Buchhaltungsprozess mit Sicherheit beschleunigen und vereinfachen. Positiv zu vermerken ist, dass sich die Qualität der Rechnungslegung verbessert: Dies zwingt Unternehmen und Buchhalter dazu, offener für Innovationen, aber auch für Transparenz zu sein. Diese Änderung mag für kleine Unternehmen zunächst problematisch sein, sowohl in finanzieller als auch in technischer Hinsicht, doch auf lange Sicht wird sie die Buchhaltung dennoch vereinfachen. In der nächsten Phase könnte sich dies als kostensparend erweisen – die manuelle Rechnungserfassung entfällt, sodass die Unternehmer/Buchhalter mehr Zeit haben, um sich auf wesentlichere Dinge zu konzentrieren. Ob dieser Schritt Auswirkungen auf die Inanspruchnahme von Buchhaltungsdienstleistungen haben wird, ist ungewiss. In geringerem Maße vermutlich schon, wenn man sich nicht selbst um technische Angelegenheiten kümmern kann oder möchte. Die Kosten sind jedoch schwer abzuschätzen, da sie von der Leistungsfähigkeit der bereits bestehenden Programme abhängen. Der Einsatz von E-Invoicing kann Unternehmen zwar die Buchhaltung erleichtern, jedoch benötigen sie dabei mehr Hilfe und Beratung von Fachleuten bei der Implementierung und bei der Durchführung von Änderungen.

Viele Leiter von Buchhaltungsbüros sind jedoch der Auffassung, dass für den Staat nun mit Sicherheit viel einfacher ist, sich einen Überblick über den Sektor zu verschaffen. Für den Endbenutzer hingegen besteht die Gefahr einer zu starken staatlichen Kontrolle, selbst wenn es nichts zu verbergen gibt. Wer will nämlich schon quasi nackt vor dem Staat stehen, bemängeln mehrere Büroleiter.