E-Invoicing – die elektronische Rechnungsstellung im Sinne eines elektronischen Meldesystems kommt in großen Schritten

​​​​​​​​​​​​​ veröffentlicht am 7. Dezember 2022 | Lesedauer ca. 9 Minuten

Die Anpassung der Umsatzsteuer an das digitale Zeitalter bzw. an die damit ver­bun­de­nen modernen Geschäftsmodelle ist eine der großen Herausforderungen unserer der­zei­tigen (Umsatz-)Steuerwelt. Auf EU-Ebene soll mittels der Initiative „VAT in the Digital Age“ (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) der rechtliche Rahmen geschaffen werden, um notwendige prozessuale und technische Änderungen europaweit voran­zu­trei­ben. Auch in Deutschland sieht der Koalitionsvertrag der Bundesregierung vom 7. Dezember 2021 die schnellstmögliche Einführung eines sog. E-Invoicing vor, das sich auch an den unionsrechtlichen Vorgaben orientieren soll, sofern solche gegeben werden. Mit Spannung bleibt daher die Veröffentlichung eines Richtlinienentwurfs „VAT in the Digital Age“ abzuwarten, der zum 8. Dezember 2022 in Bezug auf EU-grenzüberschreitende Transaktionen, d.h. innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistungen im B2B-Geschäft, angekündigt ist.

• Überblick: „VAT in the Digital Age“ auf EU-Ebene und national »

• Status Quo E-Invoicing »

• E-Invoicing Modelle – Wirkungsweise und technische Umsetzung als Ideen »

• Ausblick und Handlungsbedarf »

• Fazit und Empfehlungen für die Praxis »

Überblick: „VAT in the Digital Age“ auf EU-Ebene und national

Mit der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) möchte die EU-Kommission die Umsatzsteuer an die Ge­schäfts­tä­tig­keit im digitalen Zeitalter anpassen sowie vor allem den Steuerbetrug (d.h. die Nichterfassung und Meldung von Umsatzsteuer durch Steuerpflichtige) durch die Nutzung technologischen Fortschritts be­kämp­fen, bzw. zumindest deutlich reduzieren.

Die angedachten Änderungen auf EU-Ebene, die am 21. Juli 2022 durch die Europäische Kommission im Rah­men eines ersten Berichts der Initiative „VAT in the Digital Age“ veröffentlicht wurden, klingen für dieses üb­er­ge­ord­ne­te allgemeine Ziel durchaus vielversprechend. Die Deklaration und Erhebung der Umsatzsteuer in den EU-Mitgliedstaaten soll einfacher und digitaler werden. Eine Reform soll es insbesondere in folgenden Be­rei­chen geben:

• Neue Mehrwertsteuermeldepflichten und Einführung einer elektronischen Rechnungsstellung (Digital Reporting Requirements)
• Neuerungen der mehrwertsteuerlichen Behandlung der sog. Plattformwirtschaft
• Ausweitung der einzigen Mehrwertsteuerregistrierung in der EU (sog. One Stop Shop – OSS-Meldeverfahren)

Auch auf nationaler Ebene soll die Umsatzsteuer an das digitale Zeitalter angepasst werden. So sieht der Koalitionsvertrag der Bundesregierung die „schnellstmögliche“ Einführung eines bundesweiten elektronischen Systems zur „Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen“ (z.B. verpflichtendes E-Invoicing) vor. Das Ziel der aktuellen Regierung ist es, „die Betrugsanfälligkeit unseres Mehrwertsteuersystems erheblich zu senken“. Gleichzeitig soll die Schnittstelle zwischen Verwaltung und Betrieben modernisiert und ent­bü­ro­kra­ti­siert werden.

In diesem Zusammenhang hat laut Auskunft des Bundesfinanzministeriums die Bundesregierung Mitte No­vem­ber 2022 den dafür erforderlichen Antrag auf Erteilung einer Genehmigung zur Einführung des sog. E-Invoicing auf nationaler Ebene, wohl basierend auf der DIN-Norm 16931, bei der Europäischen Kommission gestellt, d.h. eine Genehmigung der Einführung einer von Art. 218 und 232 MwSystRL abweichenden Sondermaßnahme.

Obwohl derzeit noch keine konkreten Pläne auf nationaler Ebene vorliegen bzw. der genaue Inhalt des deut­schen Antrags nicht bekannt ist, kann man bereits heute sicher sagen, dass die Vorgaben der EU zur Initiative „VAT in the Digital Age“ (insbesondere hinsichtlich E-Invoicing) in Zukunft umgesetzt werden und als mögliche „Blaupause“ für ein nationales System dienen werden.

Eine zeitnahe intensive Beschäftigung ist daher dringend zu empfehlen, insbesondere weil uns unsere Man­dan­ten bisher von den ersten Betreuungen und Beratungen zu diesem Thema spiegeln, dass bspw. die IT-er­for­der­li­chen Anpassungen und Demands an die Aufbereitung und Vorbereitung von dafür künftig erforderlichen Daten in Zusammenarbeit mit der unternehmensinternen IT weit über zwölf Monate dauern können. Ein Zeitplan für Deutschland kann nicht gegeben werden, d.h. bis wann eine Genehmigung zu welchen (innerstaatlichen) Umsätzen erfolgen wird und ob und wann Deutschland davon auch Gebrauch machen will. Laut Auskunft des BMF möchte man möglichst zeitnah überhaupt die Option dazu haben. Bereits im Sommer wurde seitens der Finanzbehörden geäußert, dass man technisch innerhalb eines Jahres so weit sei, ein E-Invoicing umzusetzen.

Status Quo E-Invoicing

Im Rahmen des am 21. Juli 2022 durch die EU-Kommission veröffentlichten Berichts zur Initiative „VAT in the Digital Age“ wurden die sog. Digital Reporting Requirements (kurz DRR) genauer beleuchtet. Als Digital Reporting Requirements (etwa Digitale Mehrwertsteuermeldepflichten) werden insbesondere bezeichnet:
Alle Verpflichtungen für Umsatzsteuerpflichtige (= Unternehmer), zu allen (bzw. zu den meisten) Transaktionen, auch mittels verpflichtender E-Rechnung, periodisch oder kontinuierlich Daten an die (nationalen) Steuerämter auf digitale Weise zu übermitteln. Der Bericht sowie das Proposal der EU-Kommission betreffen nur EU-grenzüberschreitende Transaktionen. Das ist wichtig abzugrenzen, da die EU kein nationales E-Invoicing vorgeben kann und will, sich ein solches jedoch durch die spätere Umsetzungsverpflichtung der EU-Mit­glied­staaten für EU-Transaktionen auch für innerstaatliche Umsätze nach entsprechender Beantragung zur Ge­neh­mivgung erhofft, wie Deutschland es nun getan hat.

In einigen EU-Mitgliedstaaten existieren bereits heute unterschiedliche Systeme für die digitalen Mel­de­pflich­ten für rein nationale Meldepflichten, also innerstaatliche Umsätze (z.B. das Real Time Invoice Reporting in Ungarn, Meldungen im SAF-T Format in Polen, SII in Spanien und einige weitere). Aber auch für die e­lek­tro­ni­sche Rechnungsstellung gibt es bereits einen ersten EU-Mitgliedstaat, der zum oben genannten E-Invoicing als Modell und Vorreiter gilt: Italien mit einem zentralen Meldesystem an die italienische Finanzbehörde (über deren Server) aller innerstaatlichen Umsätze über das sog. SDI-System. Im September 2021 haben insgesamt 12 Mitgliedstaaten eine Form der digitalen Mehrwertsteuerpflicht eingeführt.

Mit Blick auf eine mögliche Einführung des sog. E-Invoicing in Deutschland ist darauf hinzuweisen, dass neben Italien, das bereits ein obligatorisches E-Rechnungssystem seit 2019 implementiert hat und dieses nach und nach von nationalen B2B- zu B2C-Geschäften und grenzüberschreitenden Transaktionen ausweitet,  im Laufe der Jahre 2023 und 2024 wohl auch in Frankreich (nach derzeitiger Planung zu 7/2024), Polen (nach derzeitiger Planung zu 7/2024), Spanien (nach derzeitiger Planung zu 2024 / 2026), Belgien (nach derzeitiger Planung zu Mitte 2023 mit Wirkung ab 7/2024) und anderen EU-Mitgliedstaaten ein E-Rechnungs(melde-)system ein­ge­führt werden soll. Hier werden jeweils stufenweise Implementierungen nach bestimmten Transaktionen und Schwellen (z.B. im B2B-Bereich, B2C-Geschäft für unterschiedlich „große“ Unternehmen“) angedacht sein.

E-Invoicing Modelle – Wirkungsweise und technische Umsetzung als Ideen

Die sog. E-Rechnung ist schon seit einigen Jahren auch in Deutschland (insbesondere im Business to Go­vern­ment B2G) bekannt. Gleichwohl lohnt sich eine kurze Klarstellung: Eine für das E-Invoicing gemeinte E-Invoice oder E-Rechnung ist eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und die eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche er­mög­licht. Das bedeutet, dass sie, anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung, als rein semantisches Datenformat konzipiert ist und es somit ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.

Zudem ist charakteristisch für die sog. E-Rechnung, dass sie auf einem XML-Format basiert, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine (menschliche) Sichtprüfung eignet. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz allerdings auch für den Menschen lesbar gemacht werden.

Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene Standards bzw. technische Spezifikationen ermöglicht werden. Die europäische Norm (CEN) für elektronische Rechnungsstellung DIN-16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor, welches eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht. Basierend auf diesem Datenformat soll wohl auch zukünftig mit Blick auf die Initiative „VAT in the Digital Age“ der Datenaustausch via E-Invoice im B2B-Geschäft EU-grenzüberschreitend stattfinden (später wohl auch im B2C-Geschäft).

Derzeit werden auf nationaler Ebene der EU-Mitgliedstaaten verschiedene Arten von E-Rechnungssystemen entwickelt. Bereits in Nutzung auf nationaler Ebene ist das sog. V-Modell in Italien. Dabei müssen Unterneh­men elektronische Rechnungen über einen zentralen Server der Finanzverwaltung an den Rechnungsempfänger senden (sog. Clearing-System). Es wird deshalb zentrales Meldesystem / Clearing-System genannt, und wird nach bisher vorliegenden Informationen auch in Polen geplant.



Abbildung sog. V-Modell exemplarisch

Das Y-Modell lässt dagegen zusätzlich einen Rechnungsaustausch über private (zertifizierte) Anbieter zu (z.B. PEPPOL). Unternehmen können sich im Y-Modell also entscheiden (ggf. wird es seitens der lokalen Fi­nanz­be­hör­den auch vorgegeben), ob sie ihren Kunden elektronische Rechnungen über den Server der Fi­nanz­ver­wal­tung zukommen lassen, oder bereits zwischen den Rechnungsparteien etablierte Übertragungs­wege weiterhin nutzen. Im zweiten Fall muss die elektronische Rechnung parallel noch an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Derzeit ist die Einführung eines E-Invoicing-Systems i.S. des Y-Modells in Frankreich angedacht, auch dezentrales Meldesystem genannt durch Vorschaltung von weiteren Servern privater oder halb-staatlicher Anbieter. Der Austausch von elektronischen Rechnungen wird nicht von einer zentralen staatlichen Stelle vorgenommen, sondern von zertifizierten Dienstleistern zwischen den Rechnungsparteien. Dem Staat wird von den zertifizierten Dienstleistern nur ein Datenextrakt der elektronischen Rechnungen zur Verfügung gestellt. Nach bisherigen Andeutungen würde Deutschland wohl ebenfalls ein solches System präferieren.



Exemplarische Abbildung sog. Y-Modells

Ausblick und Handlungsbedarf

Mangels derzeit harmonisierter EU-Vorgaben existieren bereits heute unterschiedliche nationale Anforde­rungen an die E-Rechnungsstellung, die in den kommenden Jahren mit Einführung des E-Invoicing durch weitere EU-Mitgliedstaaten noch weiter divergieren können. Man ist bemüht, nun über das Proposal der EU-Kommission und die Beschlüsse, die auskunftsgemäß von allen EU-Mitgliedstaaten im Dezember 2022 ein­stim­mig Zustimmung erhalten sollen, eine Guideline zu schaffen. Für EU-grenzüberschreitende Lieferungen soll das Format zur Übermittlung von Daten, hier bestimmte Standard-Daten nach den europäischen E-Invoicing-Standards CEN (z.B. TC 434), vorgegeben werden, so dass über entsprechende Schnittstellen nationales Senden und Empfangen möglich sein muss und insoweit eine Vereinheitlichung erreicht werden sollte. Italien etwa hat bereits seit Juli 2022 eine E-Rechnung für innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistung an z.B. im Ausland ansässige Unternehmer vorgesehen. D.h. die Übermittlung von Rechnungen an ausländische Parteien soll über dasselbe System erfolgen, also im SDI-System und via XML-Format, wie es zuvor bereits für die elektronische Rechnungsstellung zwischen inländischen Unternehmen vorgesehen war.

Für diese Transaktionen muss eine XML-Datei erstellt werden, in der das Feld "Empfängercode" mit dem konventionellen Wert XXXXXXX belegt wird (weil es derzeit praktisch keinen Empfang gibt) um zu kenn­zeich­nen, dass es sich um eine ausländische Gegenpartei handelt, die nicht am E-Invoicing-Prozess beteiligt ist. In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass sich für den gebietsfremden Kunden derzeit beim ita­lie­ni­schen Meldesystem noch nichts geändert hat: Er wird immer eine analoge Kopie der Rechnung erhalten (z.B. als PDF-Datei per E-Mail). Denn im Ausland gibt es zu keinem anderen Land eine Schnittstelle aus solch einer E-Rechnung vom italienischen SDI-Server, mit der der Kunde sie empfangen kann – es erfolgt also die Meldung an das System, aber von diesem nicht weiter.

Mit den Beschlüssen der EU zum elektronischen Meldesystem für EU-grenzüberschreitende Transaktionen wird künftig eine solche Rechnung im Ausland ankommen (müssen), sobald die Mitgliedstaaten diese Vorgaben in der vorgegebenen Umsetzungszeit (diese ist jedoch noch nicht bekannt) umgesetzt haben. Wenn also die technischen Gegebenheiten geschaffen sind, diese E-Rechnungen über die vorgesehenen Server mit Schnitt­stel­len zum Ausland zu senden und zu empfangen. Damit gibt uns die italienische Ausdehnung des E-Invoicing schon heute einen Eindruck, wie das in welchem Format und mit welchen Daten laufen wird.

Derzeit ist also die Entwicklung einer sog. partiellen Harmonisierung der E-Rechnungsstellung auf Ebene der EU-Mitgliedstaaten angedacht. Durch einheitliche Vorgaben der EU-Kommission mittels einer Richtlinie für (nur) grenzüberschreitende Umsätze zwischen EU-Mitgliedstaaten, kann eine gemeinsame harmonisierte Basis geschaffen werden. Die jeweiligen Mitgliedstaaten können dann optional dieses verpflichtende System der E-Rechnungsstellung für grenzüberschreitende Transaktionen auch auf nationaler Ebene für reine In­lands­um­sätze ausweiten bzw. implementieren.

Derzeit ist die EU-Kommission an der Ausarbeitung einer Richtlinie, die Anfang Dezember 2022 veröffentlicht und dem Europäischen Rat vorgelegt werden soll. Mit Blick auf eine mögliche partielle Harmonisierung der E-Rechnungsstellung soll es nach ersten Auskünften insbesondere folgende Änderungen im Waren- und Dienst­leis­tungs­ver­kehr zwischen Unternehmern geben:

• Wegfall der sog. Zusammenfassenden Meldung
  
• Verpflichtende Meldung ausgewählter Informationen „eingangs- und ausgangsseitig“ via elektronischem Datentransfer auf Transaktionsbasis, d.h. durch Meldung des einen Umsatzes durch den Leistenden und – und dies ist beachtlich und bedingt auch eingangsseitig die Datenbeschaffung zur Meldung – den Leistungsempfänger
• Regelung eines EU-einheitlichen Datenreports für EU-grenzüberschreitende Lieferungen im B2B-Geschäft
  

Fazit und Empfehlungen für die Praxis

Einige EU-Mitgliedstaaten führen nach dem ersten Vorbild Italien derzeit obligatorisch ein E-Rechnungssystem (auf nationaler Ebene) ein bzw. haben dessen Einführung in naher Zukunft angekündigt. Hier vor allem mit stark fortgeschrittenen, auch zeitlichen Umsetzungsplänen Polen, Frankreich, Belgien und neu demnächst auch Deutschland. Dies betrifft die nationalen eigenen Regelungen von Mitgliedstaaten zum E-Invoicing, also rein innerstaatliche Umsätze mit/ohne Ausweis lokaler Umsatzsteuer, v.a. im B2B- und B2C-Geschäft.

Daneben wird nun zeitgleich seitens der EU ein solches elektronisches Meldesystem im Sinne eines E-Invoicing für EU-grenzüberschreitende Umsätze geschaffen, wenn also innergemeinschaftliche Lieferungen oder Dienst­leis­tungen im B2B-Bereich erbracht werden.

Damit sind beide Bewegungsstränge, von nationaler und von EU-Seite, zu beachten. Mangels einheitlicher Vorgaben durch die EU müssen sich insbesondere multinationale Unternehmen mit verschiedenen nationalen Vorgaben und Pflichten aus rechtlicher, prozessualer und vor allem technischer Sicht auseinandersetzen.

Wir unterstützen derzeit nach unserem Projekt- und Beratungsansatz

• mit steuerlicher Beratung zu den einzelnen nationalen Anforderungen und Plänen mit/von unseren jeweiligen Auslandskollegen und geben den Informationsstand (auch mit Updates nach und nach) durch,
• durch Workshops als Startpunkt mit Ansprechpartnern beim Unternehmen national (aus den Steuerabteilungen und IT-Abteilungen) sowie ggf. mit denen im Land der Muttergesellschaft, die zentral im IT-/ERP-System die Demands koordiniert und anstrebt. Dabei sind Besonderheiten im Geschäft und den einzelnen Geschäftsvorfällen herauszuarbeiten, um einzelne Problemfälle und Fragestellung vorzudenken (etwa im Retail: Wie ist der Umgang mit lokalen Meldeverpflichtungen von Kassensystemen bei Bezahlung im Laden und parallel einer E-Invoicing-Meldeverpflichtung an die Behörde; Wie wird mit Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinne (self-billing invoicing) wohl umgegangen werden?),
• mit der Koordination und Einbezug von versierten Softwareanbietern.

Es empfiehlt sich dabei auch möglichst viel vorweg und vermeintlich noch Kommendes heute schon zu an­ti­zi­pie­ren, etwa Vorgesehenes wie Bestelldaten, um bereits im ersten Schwung der Demand-Anforderungen an das IT-/ERP-System nationale und EU-Fälle im größten gemeinsamen Nenner an Datensatz zusammenzu­stellen. Hier dient uns der Blick vor allem zu dem Land, das sehr weit ist und seit mehreren Jahren nun das E-Invoicing lebt und vorlebt – Italien. Unsere italienischen Steuerberater-Kollegen werden hier sehr stark von uns mit einbezogen und geben Hinweise zur Best Practice, zum Set-Up, den bekannten Fallstricken in der Praxis und zur Generierung und Übermittlung in technischer und umsatzsteuerlicher Hinsicht.  

Unternehmen sollten daher bereits jetzt ERP-Projekte mit dem Ziel starten, Strategien für die Umsetzung der zahlreichen (lokalen/nationalen) E-Rechnungsverpflichtungen zu entwickeln, um frühzeitig insbesondere die aus technischer Sicht notwendige Entwicklungen anstoßen zu können. Außerdem gilt es auch die europäischen Vorgaben mit zu berücksichtigen, die dann vom nationalen Gesetzgeber in nationales Recht umzusetzen sind.

Auf das betroffene Unternehmen und den Geschäftsbetrieb können die E-Invoicing Anforderungen weit­rei­chen­de Auswirkungen haben, so dass es sich – möglichst früh und intensiv – vorzubereiten gilt. Das betrifft nicht nur die rein innerstaatlichen Demands, sondern auch die, die nun parallel von Unionsebene kommen werden:

• Unternehmen müssen sich damit beschäftigen, mit welcher Art von Datenformaten die erforderlichen Daten aus dem ERP-/IT-System gezogen werden können, um den nationalen Demands wie auch den EU-grenz­über­schrei­ten­de Meldungen und Rechnungstellungen gerecht zu werden.
• Überlegungen zum Set-Up im Unternehmen sind erforderlich: Welche Abteilung (z.B. Steuerabteilung, IT-Abteilung, Buchhaltung usw.) wird die entsprechenden Meldepflichten/Rechnungsstellungen vornehmen und erhält Schulungen? Wie weit „XML-vorbereitet“ ist man aufgestellt?
• Eine Clusterung der Geschäftsvorfälle und Identifizierung von Besonderheiten ist empfohlen (z.B. B2B, B2C, Lieferungen, Dienstleistungen, national/EU-grenzüberschreitend, Shop-Umsätze oder Lieferketten im B2B-Bereich ohne Kassensysteme etc.).