Die arbeitsrechtlichen Besonderheiten von Codes of Conduct, Employment Policies und sonstigen Verhaltens­an­weisungen

Das Ziel einer funktionierenden Compliance vor Augen, fassen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber (nachfolgend: Arbeitgeber) das Ergebnis einer zuvor erfolgten Risikoanalyse häufig in sog. Codes of Conduct, Mitar­beiter­richtlinien, Policies sowie anderen vergleichbar benannten Instrumenten zusammen. Hieraus entsteht ein facettenreiches Normensystem, welches dem/der individuellen Arbeitnehmer/Arbeitnehmerin (nachfolgend: Arbeitnehmer) im Idealfall eine Vielzahl relevanter Verhaltensanweisungen mit „an die Hand gibt“ und die im Berufsalltag „gelebt“ werden sollen. 

Wichtig ist bereits in diesem Zusammenhang die Frage, welche Regelungsinhalte mit Blick auf das Betätigungs­feld des Unternehmens tatsächlich regelungsbedürftig sind und wie man zu einem „Verhaltenskompass“ findet, der den juristischen Laien tatsächlich den richtigen Weg aus dem „Gesetzesdschungel“ weist.

Zentrale Fragen sind dabei: Was genau versteht man unter derartigen Verhaltensrichtlinien? Wie werden diese im Arbeitsverhältnis relevant? Welche Folgen haben Verstöße? 

Die Gewährleistung unternehmensinterner Compliance wird in der Praxis häufig mit Hilfe eines Compliance-Management-Systems (CMS) realisiert. Dieses hat – je nach Größe sowie Tätigkeitsprofil des Unternehmens – verschiedene Bausteine. 

Einer dieser Bausteine ist allerdings immer der Erhalt der bestehenden unternehmensinternen Verhaltenskultur (oder: Compliance-Kultur), die das regeltreue Verhalten eines jeden Mitarbeiters gewährleisten soll. Bei dieser Verhaltenskultur handelt es sich mit anderen Worten um eine unternehmensinterne Denkweise, die der Regeltreue besondere Bedeutung beimisst. Bildlich ausgedrückt handelt es sich bei einem Unternehmen mit funktionierender Compliance-Kultur demnach um eine Gruppe Fußgänger, in der jeder Einzelne an der roten Ampel stehen bleibt. 

Bis eine derartige Compliance-Kultur allerdings wie in dem Beispiel einheitlich gelebt wird, muss sie zunächst den Mitarbeitern nähergebracht werden. Dies geschieht in der Praxis mit Verhaltensrichtlinien und ent­sprechender Schulungen. 

Der Inhalt etwaiger Verhaltensrichtlinien divergiert in Abhängigkeit von dem konkret anvisierten Regelungs­umfang. So kann der Arbeitgeber Verhaltensrichtlinien als gesetzeswiederholende, gesetzeskonkretisierende oder aber sogar pflichtenbegründende Verhaltensrichtlinien ausgestalten. In der Praxis kommen überdies Mischformen aus den jeweiligen Arten von Verhaltensrichtlinien vor. 

Paradebeispiel einer in jedem Unternehmen existierenden internen Verhaltensrichtlinie sind IT- und Daten­schutzrichtlinien. Diese regeln den arbeitnehmerseitigen Umgang mit sensiblen sowie personenbezogenen Daten oder auch Geschäftsgeheimnissen und intendieren somit auch den Schutz vor Gesetzesverletzungen im Umgang mit Daten.  

Der Inhalt etwaiger Verhaltensrichtlinien divergiert aber auch durch dessen unterschiedliche Schwerpunkt­setzung. So beschreibt ein Code of Conduct primär – aber nicht zwingenderweise – allgemeine Anweisungen im Hinblick auf die Unternehmenskultur sowie das Miteinander und formt so eine gemeinsame „Corporate Identity“. 

 

Dem Code of Conduct untergeordnet sind spezifische Verhaltensrichtlinien oder „Policies“, die dem Arbeitnehmer konkrete Handlungsaufträge vermitteln und überwiegend an spezifische gesetzliche Vorschriften anknüpfen. In jedem Unternehmen werden dabei andere Schwerpunkte zu setzen sein. Verallgemeinerungs­fähig sind aber insbesondere Handlungsanweisungen, die unter anderem auf den Regelungen aus den nachstehenden Gesetzen beruhen:   

Bei der Erstellung vonVerhaltensrichtlinien ist insbesondere wichtig, dass Arbeitgeber nicht nur den Gesetzeswortlaut wiederholen. Vielmehr ist in jedem Fall notwendig, dass es sich um  allgemeinverständliche Handlungsanweisungen oder Prozessvorgaben handelt. Dies gilt natürlichumso mehr, wenn neue Pflichten begründet werden sollen. 

Ist dieser erste Schritt geschafft, so gilt es sicherzustellen, dass die Regelwerke arbeitsrechtlich wirksam implementiert werden. Hierdurch wird nicht nur ein compliance-gerechtes Verhalten der Mitarbeiter erreicht, sondern auch die Grundlage für etwaige Sanktionsmöglichkeiten geschaffen, die bis dahin gerade nicht gegeben war.

In der Praxis besonders beliebt ist die Möglichkeit des Arbeitgebers, durch Ausübung seines Direktionsrechts Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen im Rahmen einer Verhaltensrichtlinie näher zu bestimmen (§ 106 S. 1 der Gewerbeordnung). 

Die Einführung von Verhaltensrichtlinien mittels dieses Direktionsrechts ist gerade deshalb besonders beliebt, da kein Konsens mit dem Arbeitnehmer bestehen muss. Jedenfalls in den Fällen, in denen  kein Betriebsrat und mithin kein zwingendes Mitbestimmungsrecht besteht, können Arbeitgeber ihre Vorstellungen einseitig durchsetzen. Besteht ein Betriebsrat, so ist dieser beispielsweise über § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) zu beteiligen. 

Allerdings müssen sich Arbeitgeber auch unabhängig einer etwaigen Mitbestimmung klar machen: Das Direktionsrecht ist nicht grenzenlos. Inhalt des Direktionsrechts ist nämlich primär das innerdienstliche, also betriebliche Verhalten, das natürlich auch Außenwirkung gerade im Hinblick auf beispielsweise Kunden- und Lieferatenkontakt etc. haben kann. Das Direktionsrecht erstreckt sich lediglich dann auch auf außer­be­trieb­liches Verhalten, soweit es auf den betrieblichen Bereich zurückwirkt. Dies ist etwa der Fall, wenn sich das Verhalten negativ auf den innerbetrieblichen Bereich auswirkt. 

Nicht geregelt werden darf hingegen ein außerdienstliches Verhalten, welches nicht auf den betrieblichen Bereich zurückwirkt. Nicht zulässig ist deshalb etwa ein Eingriff in den außerdienstlichen Bereich dahingehend, dass in private Liebesbeziehungen eingegriffen werden soll. Ebenfalls unzulässig sind Weisungen des Arbeitgebers zu Dingen, die bereits abschließend im Gesetz, Arbeitsvertrag oder Kollektivvereinbarungen geregelt sind. 

In der Praxis eine häufig aufkommende Frage ist, ob Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern kritische Posts in den sozialen Medien (Twitter, LinkedIn, XING, etc.) verbieten können. 

Zu berücksichtigen ist ferner, dass die Vorschriften des Nachweisgesetzes (NachwG) eingehalten werden müssen. Dieses statuiert für Arbeitgeber die Pflicht, eine Vielzahl Aspekte des  Arbeitsvertrages schriftlich niederzulegen. Hierzu gehören gemäß § 2 NachwG exemplarisch: 

Die Implementierung lässt sich überdies durch Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarungen erreichen. 

Insoweit erscheint zunächst der Arbeitsvertrag vorzugswürdig, immerhin lässt sich einvernehmlich theoretisch viel vereinbaren. Die Verankerung von Verhaltensrichtlinien kann sowohl durch explizite arbeitsvertragliche Regelung als auch durch statische Verweisung auf spezifische, bereits existierende Regelungen, oder dynamische Verweisung auf Verhaltensrichtlinien erfolgen. Begrenzt wird der arbeitsvertragliche Regelungs­gehalt allerdings durch die Inhaltskontrolle gemäß §§ 305 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Im Rahmen dieser Inhaltskontrolle werden bspw. – entsprechend der Wertung im Zusammenhang mit dem Direktionsrecht – alle Regelungen als unwirksam qualifiziert, die zu tief in die private Lebensführung eingreifen oder unan­gemessen benachteiligend sind. 

Dabei müssen Arbeitgeber bei der Implementierung von Verhaltensrichtlinien gegebenenfalls Mitbe­stim­mungs­rechte eines existierenden Betriebsrates berücksichtigen. In diesem Fall empfiehlt es sich grundsätzlich, auch die Implementierung mittels Betriebsvereinbarung vorzunehmen. Dies ist effizienter, da kein „doppelter Aufwand“ entsteht. Ein Vorteil ist überdies, dass das umfassende Beteiligungsrecht des Betriebsrats zu mehr Akzeptanz bei der Belegschaft führt. Zudem können einheitliche Sachverhalte gleich für ein ganzes Kollektiv geregelt werden. Es muss also nicht mit jedem einzelnen Arbeitnehmer etwas vereinbart werden. Nachteil ist wiederum, dass eine einmal geschlossene Betriebsvereinbarung nicht mittels Direktionsrecht modifiziert werden kann. Der Arbeitgeber müsste die Betriebsvereinbarung kündigen. 

In der Praxis geschieht die Einführung von Verhaltensrichtlinien etwa durch physische Übermittlung durch Übergabe an den Arbeitnehmer oder Aushang am „schwarzen Brett“ in Papier, Übermittlung via E-Mail oder aber Veröffentlichung im Intranet. Auch eine Kombination der Veröffentlichungstypen ist üblich. 

Unternehmen ist es dringend anzuraten, die entstandenen Richtlinien durchzusetzen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über Änderungen informiert und auch regelmäßig dazu geschult werden. Im Ergebnis ist es somit wichtig, dass Arbeitgeber einen funktionierenden Prozess entwickeln, innerhalb dessen Verhaltens­richtlinien auch auf Aktualität sowie tatsächliche Umsetzung überprüft werden. 

Die ordnungsgemäße Implementierung etwaiger Pflichten in das Arbeitsverhältnis eröffnet dem Arbeitgeber auch die Möglichkeit, weisungs- und somit zugleich vertragswidriges Verhalten zu sanktionieren. In Ab­hängigkeit der Schwere des Verstoßes kann der Arbeitnehmer somit abgemahnt oder sogar gekündigt werden. 

Natürlich können arbeitnehmerseitige Gesetzesverstöße auch ohne wirksame Implementierung sanktioniert werden. Anders ist dies jedoch dann, wenn der Arbeitgeber etwaige pflichtenbegründende Verhaltensrichtlinien sanktionieren möchte. Verstoßen Arbeitnehmer hiergegen und begehen nicht zugleich einen Gesetzesverstoß oder verstoßen gegen arbeitsvertragliche Verpflichtungen, so ist eine Sanktionierung mangels Pflichtverletzung ausgeschlossen. Denn, ohne Verletzung einer irgendwie gearteten Pflicht, liegt auch kein sanktionsbedürftiger Sachverhalt vor. Derartige Fälle sind in der Praxis jedoch selten. Zu denken wäre etwa daran, dass der Arbeitsvertrag zwar auf konkrete Verhaltensrichtlinien hinweist, jedoch nicht alle Verhaltensrichtlinien umfasst sind. Werden die nicht erfassten Verhaltensrichtlininen dann nicht mittels Direktionsrecht (was nahezu immer der Fall sein wird) eingebracht, so sind sie auch nicht sanktionsfähig.   

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass jeder Verstoß gegen gesetzliche Pflichten vermieden werden muss. Besonders tragisch sind aber die Fälle, bei welchen die Unternehmenspolicies einen solchen Verstoß ver­hindert hätten, wenn sich an die hierin statuierten Verhaltensregeln gehalten worden wäre.

Ein Beispiel hierfür kann exemplarisch der Umgang mit Subunternehmern sein, da sich aus solchen Zusammenarbeiten Haftungsrisiken in arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Hinsicht ergeben können, die von verschiedenen Ordnungswidrigkeiten- und Straftatbeständen flankiert werden.

Gegenstand einer Compliance Richtline kann insoweit der Umgang mit Drittpersonaleinsätzen sein: Also die sorgfältige Prüfung des Vertragspartners und des Vertragsgegenstandes mit Blick auf Scheinselbst­stän­dig­keitsrisiken, oder verdeckte Arbeitnehmerüberlassung im Rahmen vermeintlicher Dienst- oder Werkverträge, die laufende Überwachung dieser Drittpersonaleinsätze und die Kontrolle der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. 

 

Hierzu kann es  beispielsweise gehören, die Verpflichtung zu statuieren, ein Erwerbsfeststellungsverfahren gem. § 7a Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV) zu beantragen, um zu verhindern, dass sich ein Sub­unter­nehmer als Scheinselbständiger herausstellt. Nur so kann sicher vermieden werden, dass eigentlich fällige Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer nicht entrichtet werden, was zu einer Strafbarkeit wegen Vorenthaltens und Veruntreuen von Arbeitsentgelt (§ 266a Strafgesetzbuch (StGB)) sowie Steuerhinterziehung (§ 370 Abgabenordnung (AO)) führen kann. 

Unterlassen die im Unternehmen zuständigen Mitarbeiter die Einleitung eines solchen Verfahrens trotz ent­sprechender Anweisung in den Richtlinien, kann dann insbesondere die Frage des Organisations­ver­schuldens aufgeworfen werden: Wer wäre dafür verantwortlich gewesen, die Einhaltung sicherzustellen und entsprechend durchzusetzen? War es bekannt, dass sich nicht an bestimmte Regelungen gehalten wurde und wurde dieses Verhalten vielleicht sogar toleriert?

Diese Fragestellungen sind insbesondere dann relevant, wenn eine Ordnungswidrigkeit oder ein Straftat­be­stand im Raum steht: Wurde (noch) fahrlässig gehandelt oder schon leichtfertig oder gar vorsätzlich?

Codes of Conduct, employment policies und sonstige Verhaltensanweisungen sind ein sinnvolles Steuerungs­instrument für die unternehmensinterne Compliance. Allerdings müssen sie sorgfältig eingesetzt werden, um zum Erfolg zu führen.

Die goldenen Regeln hierbei sind u.a.: