Tax Compliance Management – Kooperation mit externen Beratern

Im Ergebnis verlangt das regulatorische Umfeld maßgeschneiderte Prozesse, die die Flut an immer neuen Vorschriften erfüllen und die Steuerkosten gering halten. Es gilt, die Steuerfunktion als festen Bestandteil der Corporate Governance zu verankern – gerade in mittelständisch geprägten Unternehmen, bei denen regelmäßig nicht nur die unternehmerischen Belange relevant sind. Das richtige Outsourcing geeigneter Aufgaben kann dazu einen wertvollen Beitrag leisten.
 

Outsourcing-Strategie: Formen, Kernpunkte

Zunächst muss identifiziert werden, welche Form des Outsourcing sinnvoll ist. Paradelösungen gibt es nicht. Vielmehr bestimmen bestehende Strukturen, Kapazitäten und Notwendigkeiten sowie die Compliance-Kultur (also der Status Quo) und letztlich das Budget, was im Einzelfall passt. Eine Softwarelösung wird nur so gut sein wie der Prozess, den sie unterstützt.
 
In der Praxis sind häufig Mischformen anzutreffen. Sie reichen vom modifizierten „Full Scope Outsourcing” bis hin zur gelegentlichen Vergabe von Einzelanfragen. Egal, welchen Weg man beschreitet – wichtig ist vor dem Hintergrund der Diskussion um „Enthaftung”, dass die intern verbleibenden Aufgaben mit Fachkompetenz und ausreichend Ressourcen erfüllt werden.
 
Bei Konzentration auf betriebliche Kernprozesse ist ein Full Scope Outsourcing denkbar, bei dem die Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie damit verbundene Prozesse bis hin zur Jahresabschlusserstellung und Steuer­deklaration ausgelagert werden. Der Dienstleister fungiert als externes Shared Services Center, greift auf die internen IT-Systeme zu und steht bei laufenden Anfragen sowie für die Betreuung der Steuer-, Sozial­versicherungs- und Wirtschaftsprüfer zur Verfügung. Prozesse können standardisiert und kontinuierlich verbessert, die fachliche Qualität erhöht und Reaktionszeiten verringert werden. Kommt ein globaler Serviceprovider zum Einsatz, ermöglicht das die Bündelung von Informationen und die Sicherung von Know-how. Eine einheitliche IT-Plattform/Cloud-Lösung sichert ein optimales Workflow-Management.
 
Auch einzelne wiederkehrende Aufgaben bzw. Prozesse – typischerweise der Steuererklärungsprozess, das Reporting (laufende/latente Steuern bzw. Steuerplanung) und die Berichterstattung, das Steuercontrolling (Messung von Kennzahlen, Nebenleistungen, Fristüberschreitungen etc.) sowie die Aufbewahrung – können systematisiert ausgelagert werden. Governance-Tätigkeiten wie die Übernahme der Steuerrevision, ein ganzheitlicher Tax Review, die Entwicklung steuerlicher Handlungsanweisungen bzw. Richtlinien oder spezielle Risikoscreenings einzelner Steuerarten werden oft extern vergeben.
 

Vorgehensweise bei externer Vergabe

Die schlankste Art des Outsourcing ist die Vergabe einzelner Projekte oder Anfragen an Berater, z.B. bei Umstrukturierungen und Unternehmenstransaktionen, bei der Umstellung operativer Prozesse, der Einführung neuer Produkte, der Erschließung neuer Märkte, einer IT-Systemumstellung sowie bei Finanzierungsvorhaben und wesentlichen Vertragsabschlüssen.
 
Je mehr betriebliche Aufgaben ausgelagert werden, desto sorgfältiger muss der Auswahlprozess des Dienst­leisters sein. Nach Eruierung des internen Status Quo sollte ein systematisiertes Verfahren, bspw. in Form einer Ausschreibung, stattfinden. Frühzeitig sind Tätigkeitsbereiche sowie Schnittstellen zum Dienstleister zu definieren und Verantwortungsbereiche abzugrenzen. Auf eine angemessene Dokumentation ist ebenfalls zu achten.
 
Es ist ein Verfahren zu entwickeln, um dem Dienstleister die benötigten Informationen aus allen relevanten betrieblichen Bereichen zukommen zu lassen. Umgekehrt sind die vom Dienstleister erwarteten Daten und Informationen zu beschreiben. Ein adäquates Change-Management, Monitoring und Benchmarking sind zu installieren.