Kassen-Nachschau: Das neue Instrument der Finanzverwaltung

veröffentlicht am 13. Juni 2019 | Lesedauer ca. 3 Minuten

Die Finanzverwaltung hat in der Vergangenheit bereits positive Erfahrungen mit der Umsatzsteuer- bzw. Lohnsteuer-Nachschau machen können. Seit 2018 wurde das Instrumentarium der Finanz­behörden um die Kassen-Nachschau erweitert. Das stellt eine weitere Möglichkeit für einen unan­ge­kündigten und anlassunabhängigen Besuch seitens der Finanzverwaltung dar. Bei der Kassen-Nachschau kann es vom Bäcker bis zum Friseur jeden bargeldintensiven Betrieb treffen. Dabei spielt es keine Rolle, ob im Unternehmen eine PC-Kasse, eine elektronische Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse genutzt wird.

Möglichkeiten der Finanzverwaltung

Die Finanzverwaltung kann die Kassen-Nachschau während der üblichen Geschäftszeiten des Betriebs durchführen. D.h., dass sie z.B. bei einem Gastronomiebetrieb auch an einem Samstagabend erfolgen kann. Dabei ist der Prüfer verpflichtet sich auszuweisen. Die Kassen-Nachschau befugt den Prüfer zur Durch­führung eines Kassensturzes unter Berücksichtigung der jeweiligen Umstände. Es ist zu beachten, dass der Prüfer durchaus darauf hingewiesen werden kann, solch einen Kassensturz nach Feierabend durchzu­führen, sofern es den laufenden Geschäftsbetrieb wesentlich behindern würde.

Prinzipiell ist der Unternehmer zur Mitwirkung bei der Kassen-Nachschau verpflichtet. Wenn der Unter­nehmer selbst nicht vor Ort ist, kann der Prüfer einen Mitarbeiter bestimmen, der ebenfalls den Mitwirkungspflichten unterliegt. Des Weiteren sind dem Prüfer auf Wunsch Dokumentationsunterlagen wie z.B. die Betriebsanleitung oder Programmierprotokolle der Kasse vorzulegen.

Neben der eigentlichen Kassen-Nachschau kann der Prüfer auch bereits vorab Testkäufe und Beobach­tungen der Kasse sowie ihrer Handhabung in den Geschäftsräumen ohne Vorlage eines Ausweises durchführen. Dabei müssen die Kassen-Nachschau und Beobachtung nicht am selben Tag stattfinden.  
Sofern ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen oder -buchungen besteht, kann der Prüfer direkt zu einer Außenprüfung übergehen. Das Fehlen von Dokumentationsunterlagen kann bspw. einen Anlass darstellen. Der Prüfer muss dabei den Übergang zu einer Außenprüfung kundgeben.
Bei der Kassen-Nachschau festgestellte Mängel können derzeit mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Zusätzlich kann auch die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt werden, was zu erheblichen Hinzuschätzungen führen kann. Bei schwerwiegenden Verstößen kann sogar ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung eröffnet werden.

Verschärfung ab 2020

Neben einer digitalen Schnittstelle und einem Speichermedium müssen elektronische Kassen ab 2020 auch über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Da derzeit weder technologische Lösungen noch zertifizierte Sicherheitseinrichtungen verfügbar sind, werden bereits die ersten Bedenken von Interessen­vertretern an den Finanzausschuss des Bundestags geäußert. Neben den zusätzlichen technischen Anforderungen gelten ab 2020 auch neue Bußgeldtatbestände, die bei einem Verstoß mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € belegt werden können. Wird eine Kasse eingesetzt, die keine Einzelauf­zeichnung ermöglicht oder die Geschäftsvorfälle nicht vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet, liegt demnach eine Ordnungswidrigkeit vor.

Möglichkeiten des Unternehmers

Prinzipiell kann der Unternehmer gegen die Kassen-Nachschau Einspruch einlegen. Er hat jedoch keine aufschiebende Wirkung auf die Nachschau, kann aber im Falle von erheblichen Differenzen – die im Nachgang nur gerichtlich geklärt werden können – dabei helfen, ein Verwertungsverbot durch den Richter zu erwirken. Auch die Verweigerung der Kassen-Nachschau ist theoretisch möglich, da der Prüfer das Betreten der Geschäftsräume nicht erzwingen kann. Das ist aber nicht zu empfehlen, da der Prüfer dann zu einer vollen Betriebsprüfung übergeben kann, die vermutlich umso unangenehmer werden dürfte.

Vorbereitend kann der Unternehmer sicherstellen, dass alle notwendigen Dokumentationsunterlagen griffbereit vorliegen und eine ordnungsgemäße Kasse genutzt wird. Zudem sollte gewährleistet sein, dass die Weitergabe elektronischer Daten an den Prüfer jederzeit möglich ist. Des Weiteren spielt das Personal eine wichtige Rolle. Durch gezielte Schulungen zur Bedienung der Kasse und Bestimmung geeigneter Mitarbeiter zur Handhabung einer Kassen-Nachschau kann Missverständnissen vorgebeugt werden.

Der Prüfer darf sich bei einer Kassen-Nachschau nur mit der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben befassen. D.h., dass sich die Fragen des Prüfers auf die Kasse und die Kassenführung beschränken müssen.

Fazit

Die Kassen-Nachschau stellt für die Finanzverwaltung ein wesentliches Instrument zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Führung von Kassen dar. Mit immer weiteren Gesetzesverschärfungen und einer Erweiterung der Bußgeldtatbestände werden die Sanktionsmöglichkeiten bei Verstößen verstärkt. Aufgrund der Unvorhersehbarkeit einer Kassen-Nachschau sollten alle möglichen Präventivmaßnahmen durch den Unternehmer ergriffen werden, um sich bestmöglich vor Sanktionen und Hinzuschätzungen zu schützen.