Mitarbeiterentsendung: Oft unterschätzte Komplexität

Interview mit Susanne Hierl

zuletzt aktualisiert am 3. Juli 2019 | Lesedauer ca. 2 Minuten

Frau Hierl, Sie leiten das Beratungsfeld Mitarbeiterentsendung | International Expatriate Consulting bei Rödl & Partner. Geben Sie uns bitte einen Überblick über Ihre tägliche Arbeit und die aktuellen Entwicklungen in dem Bereich.

In unserer täglichen Praxis unterstützen wir interdisziplinär (meist) die Personalabteilungen unserer Mandanten bei der Herausforderung, Mitarbeitereinsätze im Ausland rechtssicher abzuwickeln. Das betrifft insbesondere Fragen der Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, der Vertragsgestaltung sowie zu den sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Besonderheiten derartiger Einsätze. Wir kümmern uns aber auch um das Aufsetzen oder das Überarbeiten von Prozessen, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Dabei stehen wir stets in engem Kontakt mit den jeweiligen ausländischen Kollegen von Rödl & Partner, um mit Lösungen aus einer Hand dem Mandanten die größtmögliche Unterstützung zu geben. Weiter erstellen wir auch die notwendigen Steuererklärungen der Mitarbeiter, die durch die besondere Situation durch mögliche Steuerpflichten im In- und Ausland zu einem komplexen Thema werden können.

Wir stellen fest, dass zunehmend kurzzeitige Einsätze im Ausland den Alltag unserer Mandanten bestimmen. Hier stellen sich besondere Herausforderungen, v.a. im Nachhalten der Arbeitsorte und der Dauer der Aufenthalte, da sich hieraus steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen ergeben können.

Aber auch „weiche” Themen spielen in dem Zusammenhang verstärkt eine Rolle. Hier geht es z.B. darum, wie Mitarbeiter, die im Ausland eingesetzt waren, bei Rückkehr in ihr Heimatland wieder in das Unternehmen aufgenommen und auch gehalten werden können. Nachdem ein Auslandseinsatz immer „teurer” kommt als der Einsatz einer „Ortskraft” und nicht selten Mitarbeiter nach einem Auslandseinsatz das Unternehmen verlassen, wird immer mehr darauf geachtet, Vorkehrungen zu treffen, um den Mitarbeiter nach Rückkehr in sein Heimatland weiter dauerhaft an das Unternehmen zu binden.

Sie sprechen die Komplexität der Auslandseinsätze an. Wie sollen Unternehmen damit umgehen?

Zunächst ist es wichtig, innerhalb eines Unternehmens die für die internationalen Mitarbeitereinsätze zuständigen Abteilungen auszumachen. Das ist nicht nur die Personalabteilung bzw. der Bereich Human Resources (HR). Vielmehr sind meist auch die Steuerabteilung, das Controlling und die Rechtsabteilung betroffen. Hier gilt es frühzeitig, die Abteilungen zu verzahnen und ein gemeinsames Verständnis für die Abwicklung der Auslandseinsätze zu finden. Das gilt nicht nur für Konzerne; auch bei Einsätzen von nur wenigen Mitarbeitern im Jahr lohnt es sich langfristig, gut in dem Bereich aufgestellt zu sein. Weiter ist es wichtig, eine einheitliche „Sprachregelung” für die Bezeichnung der Mitarbeitereinsätze zu finden, um Unstimmigkeiten und Missverständnisse von Anfang an zu vermeiden. Elementar ist eine Stelle im Unternehmen, an die alle Fälle mit Auslandsbezug gemeldet werden, um eine Einheitlichkeit in der Handhabung zu erzielen.

Mitarbeitereinsätze ins Ausland werden auch in Zukunft nicht abnehmen – die Komplexität bleibt?

Wir sehen bei unseren Mandanten einen Wandel weg von langfristigen Auslandseinsätzen hin zu kürzeren Entsendungen; aber auch in den Fällen stellen sich ähnliche Fragen wie bisher.

Auch die Betriebsprüfungen gehen diese Themen verstärkt an und erzielen aufgrund der Komplexität oftmals hohe Prüfungsergebnisse. Unternehmen sind daher nach wie vor gut beraten, sich in dem Bereich gut aufzustellen.

Die Kunst besteht letztlich darin, mit pragmatischen und gangbaren Lösungen die rechtlich vorgegebenen Voraussetzungen umzusetzen. Das wird nur mit guter Vorarbeit, den richtigen Prozessen und einer engen Abstimmung aller Beteiligten gelingen.