Global Mobility: Nicht nur ein Thema für die Personalabteilung

zuletzt aktualisiert am 1. September 2023 | Lesedauer ca. 3 Minuten
von Susanne Hierl und Thorsten Beduhn

In der Praxis herrscht oftmals die Meinung vor, dass internationale Mitarbeitereinsätze – zunehmend auch unter dem Punkt „Global Mobility” zusammengefasst – nur ein Thema der Personalabteilung bzw. des Bereichs Human Resources (HR) sind und keine weitere Auswirkung auf andere Abteilungen haben bzw. deren Input nicht benötigt wird. Daher ist ein Verantwortlicher auch gleich ausgemacht, wenn ein Einsatz „verunglückt”. Mit einfachen Mitteln lässt sich hier vorbeugen.

Vereinbarungen ohne Rücksprache mit dem Bereich HR »
Gemeinsame Absprachen aller notwendigen Abteilungen »
Gemeinsame Sprache aller Beteiligten »
Richtlinie für den Auslandseinsatz der Mitarbeiter »
Fazit »

Vereinbarungen ohne Rücksprache mit dem Bereich HR

Ein Einsatz im Ausland und die spezifischen Konditionen werden zwischen dem einzusetzenden Mitarbeiter und dessen Vorgesetzten oftmals bereits vereinbart, bevor die Personalabteilung die Entsendung zur Prüfung in arbeits-, lohnsteuer- bzw. sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht vorgelegt bekommt. Die Umsetzung der nach den Vorstellung der Parteien getroffenen Vereinbarungen scheitert in der Praxis jedoch oftmals an den einzuhaltenden rechtlichen Regelungen im In- und Ausland. Das führt meist zu größeren Diskussionen und kann das Scheitern des Einsatzes zur Folge haben. Das lässt sich leicht vermeiden, sofern man einige Regeln beherzigt und eine sorgfältige Planung von Anfang an durchsetzt.

Gemeinsame Absprachen aller notwendigen Abteilungen

Wichtig ist in dem Zusammenhang zum einen das gemeinsame Verständnis, dass ein internationaler Mitarbeitereinsatz – die Umsetzung der oft gewünschten Global Mobility – der Involvierung einer Vielzahl von Abteilungen im Unternehmen bedarf. Je nach Größe und Struktur eines Unternehmens sind das „nur” die Bereiche HR und Personalabrechnung. Oftmals besteht aber zudem eine Steuerabteilung, die sich um Themenstellungen wie Verrechnungspreise und Betriebsstätten kümmert, eine Rechtsabteilung, die die vertraglichen Regelungen für die Einsätze vorbereitet oder auch eine Reiseabteilung, die Themen wie Visum und Arbeitserlaubnis abdeckt. Daneben gibt es bestimmte Vorstellungen des einzusetzenden Mitarbeiters und dessen Vorgesetzen, die umgesetzt werden sollen. Damit die Umsetzung Compliance-gerecht erfolgt und auch die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert wird, müssen alle Fachabteilungen eng zusammenarbeiten; eine frühzeitige Einbindung und Dokumentation ist geboten.

Gemeinsame Sprache aller Beteiligten

In der Praxis ist oftmals festzustellen, dass alle Fragestellungen, die sich um den Mitarbeitereinsatz drehen, bei der Personalabteilung landen, ohne von den anderen Abteilungen gesehen zu werden. Dabei ist es für die Beantwortung der Frage, ob ein Mitarbeiter weiter in Deutschland steuerpflichtig bleibt wichtig, dass die Personalabteilung vom Bereich Steuern den Input bekommt, ob eine Weiterverrechnung von Kosten erfolgt oder ob eine Betriebsstätte besteht. Oftmals besteht hier kein Verständnis der einzelnen Abteilungen untereinander für die Notwendigkeit der Kommunikation der Informationen. Auch werden vermeintlich gleiche Begriffe in den einzelnen Abteilungen in einem ganz unterschiedlichen Kontext gebraucht. Sprechen Sie doch einmal Kolleginnen und Kollegen aus den verschiedenen Abteilungen an und diskutieren Sie, was sie unter dem Begriff „Entsendung” verstehen – Sie werden erstaunt sein.

Richtlinie für den Auslandseinsatz der Mitarbeiter

Aus unserer Praxiserfahrung kann es sehr hilfreich sein, auch bei einer nur geringen Anzahl von Auslandseinsätzen pro Jahr für das Unternehmen eine Richtlinie für den Mitarbeitereinsatz im Ausland zu erstellen. Das hat die Vorteile, dass sich die beteiligten Abteilungen im Vorfeld gemeinsam zu demThema Gedanken machen (müssen) und dass eine gemeinsame Sprache im Unternehmen festgelegt werden kann. Die Richtlinie dient als roter Faden, so dass Unstimmigkeiten bzw. Missverständnisse, insbes. um Verhältnis zu den Mitarbeitern, in den meisten Fällen ausgeräumt werden können. Auch ein gemeinsamer Workshop aller notwendig zu beteiligenden Abteilungen kann eine gute Basis für einen reibungslosen Ablauf der Auslandseinsätze sein.

Fazit

Es ist jedem Unternehmen, das sich mit dem Thema Global Mobility auseinandersetzen muss, zu raten, die für die Bearbeitung des Themas relevanten Abteilungen frühzeitig zu verzahnen. Weiter ist es wichtig, eine einheitliche „Sprachregelung” für die Bezeichnung der Mitarbeitereinsätze zu finden, um Unstimmigkeiten / Missverständnisse von Anfang an zu vermeiden. Sehr hilfreich kann in diesem Zusammenhang ein gemeinsamer Workshop und die Erstellung einer Richtlinie sein.