Dänemark: Ausgewählte Aspekte der Heimarbeit

veröffentlicht am 14. Oktober 2020 | Lesedauer ca. 4 Minuten

Müssen private Arbeitgeber den Empfehlungen der Gesund­heits­behörde über Heim­arbeit folgen? Wann wird durch einen Heim­arbeits­platz eine feste Betriebs­stätte begründet? Und wie muss ein Heim­arbeits­platz nach dänischen Regeln aus­gestattet sein? Drei wichtige Aspekte zum Thema Heim­arbeit in Däne­mark nehmen wir im Artikel näher unter die Lupe.

• Kann der Arbeitgeber für alle Mitarbeiter Heimarbeit anordnen? »

• Welche Anforderungen gelten an Ausstattung des Heimarbeitsplatzes in Dänemark? »

• Arbeitsplatzeinrichtung bei Bildschirmarbeit »

• Gefährdungsbeurteilung umfasst auch Heimarbeitsplätze »

• Fazit »

Dänemark gehört in Sachen Digitalisierung im europäischen Vergleich zu den Vorreitern. Private und öffent­liche Arbeit­geber verfügen über eine sehr gute technische Ausstattung, die Kommunikation von Unternehmen und Bürgern mit den Behörden und staatlichen Stellen findet fast ausschließlich digital statt und die dänische Lebenseinstellung birgt eine generelle Offenheit für technische Neuerungen.

Bereits seit vielen Jahren haben private und öffentliche dänische Arbeitgeber daher die Möglichkeit der Heim­arbeit etabliert. Der Corona-bedingte Lockdown hat den Prozess zusätzlich beschleunigt und einen neuen Fokus auf die Vorteile von Heimarbeit gebracht – aber auch eine Reihe von Fragen aufgeworfen, z.B.:

• Kann der Arbeitgeber für alle Mitarbeiter Heimarbeit anordnen? Können Mitarbeiter, die besser und effektiver vom Büro ausarbeiten, Heimarbeit ablehnen?
• Begründen ausländische Unternehmen, die einen dänischen Mitarbeiter anstellen, der vom Homeoffice arbeitet, dadurch eine ertragssteuerliche feste Betriebsstätte in Dänemark?
• Welche konkreten Anforderungen gelten für die Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes?

Kann der Arbeitgeber für alle Mitarbeiter Heimarbeit anordnen?

Heimarbeit kommt in Betracht, wenn das Unternehmen der Auffassung ist, dass die Arbeitsaufgaben zufrie­den­­stellend von zuhause gelöst werden können und es die Möglichkeit der Heimarbeit gewährt. Es gibt also kein „Recht auf Heimarbeit” für Mitarbeiter.

Umgekehrt kann der Arbeitgeber nicht einseitig beschließen, dass der Mitarbeiter fortan nur noch vom Heimarbeitsplatz arbeitet. Soll ein Mitarbeiter dauerhaft einen oder mehrere Tage vom Homeoffice arbeiten, ist das eine wesentliche Änderung der Arbeitsbedingungen, die nur mit Ein­ver­ständnis des Mitarbeiters oder im Wege einer Änderungskündigung durchgesetzt werden kann.

Sonderfall Corona: Im Oktober 2020 ist aufgrund der aktuellen Infektionslage für öffentliche Angestellte die Heimarbeit angeordnet. Privaten Arbeitgebern wird empfohlen, so weit wie möglich Heimarbeit zu gewähr­leisten. Private Arbeitgeber sollten der Empfehlung folgen, wenn sie nicht auf andere Weise gewährleisten können, dass die geltenden Regeln zur Vermeidung von Ansteckungsrisiken eingehalten werden.

Wann wird durch das Homeoffice in Dänemark eine feste Betriebsstätte begründet?

Für ausländische Unternehmen, die einen Vertriebsmitarbeiter in Dänemark beschäftigen, der vom Homeoffice ausarbeitet, stellt sich immer die Frage, ob dadurch eine ertragssteuerliche feste Betriebsstätte begründet wird.

Maßgeblich für eine solche Beurteilung sind das deutsch-dänische Doppel­be­steue­rungs­ab­kommen sowie die Praxis der dänischen Steuerbehörden. Näheres zu den grundlegenden Prinzipien aus dem OECD-Musterab­kommen kann im Artikel „Homeoffice: Eignung zur künftigen Begründung einer Betriebsstätte” nachgelesen werden.

Die Praxis der dänischen Steuerbehörden ist sehr restriktiv. So wurde in einem Fall bereits eine Verfügungs­macht des Arbeitgebers über das Homeoffice angenommen, weil der Arbeitgeber einen Bürokostenzuschuss zahlte. Auch die Frage, wann eine vorbereitende Hilfstätigkeit gegeben ist, die das Vorliegen einer festen Betriebsstätte ausschließt, wird eng ausgelegt.

Ausländische Unternehmen können vorab verbindlich durch die dänischen Steuerbehörden feststellen lassen, dass die geplanten Aktivitäten keine feste Betriebsstätte begründen. Dazu wird in einer sog. „bindenden Vor­ab­anfrage” der Sachverhalt dargelegt und dafür argumentiert, weshalb die geplanten Aktivitäten keine feste Betriebsstätte begründen. Folgt die dänische Finanzverwaltung der dargelegten Auffassung, ist für fünf Jahre verbindlich festgestellt, dass keine feste Betriebsstätte vorliegt. Folgt die Finanzverwaltung der Auffassung nicht, muss das ausländische Unternehmen den dänischen Gewinn ermitteln, auf den dann 22 Prozent dänische Körperschaftsteuer erhoben werden.

Welche Anforderungen gelten an die Ausstattung des Heimarbeitsplatzes in Dänemark?

Die Anforderungen an Heimarbeitsplätze sind in der Richtlinie D.2.9-2 über Heimarbeit der dänischen Arbeits­schutzbehörde geregelt. Nach der Richtlinie gelten die Regeln des dänischen Arbeitsschutzes grundsätzlich auch bei Heimarbeit. In einigen Bereichen kann jedoch bei Heimarbeit davon abgewichen werden, z.B. in Bezug auf die Einrichtung des Arbeitsplatzes, Computerarbeit, der Gesundheits- und Sicherheitsarbeit des Unter­neh­mens sowie bei den Regeln über Ruhezeiten und einen wöchentlichen Ruhetag.

Die Regeln für die Einrichtung des Arbeitsplatzes gelten, wenn ausschließlich in Heimarbeit gearbeitet wird oder regelmäßig und mind. einen Tag pro Woche. In dem Fall muss der Heimarbeitsplatz folgendes aufweisen:

• passendes Inventar, sodass die Arbeit verantwortlich ausgeführt werden kann;
• passende Beleuchtung und Ventilation;
• Rettungsausstattung (Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Kasten), wenn die Arbeit im Homeoffice das erfordert – das ist bei Computerarbeit meist nicht der Fall.

Arbeitsplatzeinrichtung bei Bildschirmarbeit

Wird an einem Heimarbeitsplatz mind. ein Tag pro Woche bzw. mind. zwei Stunden täglich Bildschirmarbeit ausgeführt, kommt zusätzlich die Richtlinie der Arbeitsschutzbehörde zur Bildschirmarbeit Anwendung. Die vormals geltende Richtlinie ist im Oktober 2020 bis auf Weiteres außer Kraft gesetzt worden.

Anhaltspunkte zu den Anforderungen an die Arbeitsplatzeinrichtung ergeben sich aktuell aus dem Leitfaden des Branchenausschusses für Handel, Finanzen und Büro. Der Leitfaden enthält Empfehlungen, die jedoch nicht dieselbe Verbindlichkeit haben, wie eine Richtlinie der Arbeitsschutzbehörde.

Der Leitfaden des Branchenausschusses enthält u.a. Empfehlungen für   

• Bürostuhl und Schreibtisch;
• Platzierung des Bildschirms;
• Tastatur und Maus;
• Software;
• Laptops;
• Bildschirmbrillen.

Eine häufige Annahme ist, dass dänische Mitarbeiter einen höhenverstellbaren Schreibtisch haben müssen. Das ist nicht richtig. Zwar gilt, dass ein Schreibtisch an die Sitz- und Arbeitshöhe der jeweiligen Person ange­passt sein muss, die an dem Tisch arbeitet. Das bedeutet jedoch nicht, dass der Arbeitgeber für jeden Mitarbeiter einen höhenverstellbaren Schreibtisch zur Verfügung stellen muss - wenngleich das jedoch häufig die beste Lösung ist, um für variierende Arbeitsstellungen zu sorgen.

Gefährdungsbeurteilung umfasst auch Heimarbeitsplätze

Alle drei Jahre müssen dänische Arbeitgeber eine sog. Gefährdungsbeurteilung (dänisch: Arbejdspladsvurdering) des Arbeitsplatzes durchführen. Die Beurteilung schließt auch Heimarbeitsplätze ein und umfasst u.a. die Beleuchtung, Ventilation und vorhandene Rettungsgeräte.

Die Ausstattung eines Computerarbeitsplatzes ist nur dann in der Gefährdungsbeurteilung aufzufassen, wenn der Mitarbeiter mehr als zwei Stunden täglich oder an einem festen Tag pro Woche an einem Computer­arbeits­platz zuhause arbeitet.

Die Arbeitsschutzbehörde bewertet die vom Unternehmen eingereichte Gefährdungsbeurteilung. Bei Verstößen werden – abhängig von der Schwere – Empfehlungen ausgesprochen, Auflagen erteilt oder Bußgelder verhängt.

Fazit

Bei der Gewährung von Heimarbeit sind eine Reihe von Aspekten zu berücksichtigen, die meist in verschie­denen Ver­ant­wort­ungs­be­reichen eines Unternehmens liegen: in der Personalführung, in der Steuerabteilung, beim Sicherheitsbeauftragten und beim Datenschutzbeauftragten.

Vor dem Hintergrund ist es sinnvoll und ratsam, die Politik eines Unternehmens für Heimarbeit schriftlich festzuhalten, sodass alle relevanten Aspekte berücksichtigt und die landesspezifischen Regeln eingehalten werden.