Auf dem Prüfstand: Geschäftsprozesse und eingesetzte Software

zuletzt aktualisiert am 26. Februar 2020 | Lesedauer ca. 2 Minuten

Unter einem Datenverarbeitungs­system wird die im Unternehmen oder für Unterneh­mens­zwecke zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfangen, über­nommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Werden ganze Geschäfts­prozesse mit einem Datenverarbeitungssystem abgebildet, so müssen die Vorgaben der GoBD erfüllt sein.

Was gehört zum Datenverarbeitungssystem?

Zum Datenverarbeitungssystem gehören nicht nur das sog. Hauptbuch, sondern auch alle „elektronischen” Vor- und Nebensysteme. Sie umfassen nicht nur die klassischen Nebenbücher wie Anlagenbuchhaltung, Lohnbuch­haltung und Warenwirtschafts­system, sondern viel mehr alle Arten von Systemen, in denen Daten elektronisch aufgezeichnet werden, z.B.

• Zahlungsverkehrssysteme,
• Kassensysteme,
• Taxameter,
• Geldspielgeräte oder
• elektronische Waagen.

Künftig gilt der Grundsatz

Überall dort, wo Elektronik zum Einsatz kommt und diese Daten Einfluss auf die Rechnungs­legung haben, müssen sie elektronisch archiviert, gegen Veränderlichkeit geschützt und über die Dauer der Aufbewahrungs­fristen jederzeit lesbar bzw. maschinell auswertbar bereitgestellt werden können und das in angemessener Zeit.

Worauf sollte im Geschäftsprozess geachten werden?

Die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher erfolgt nach den gleichen Prinzipien als würden sie manuell geführt. Einfach gesagt: Der Datenfluss muss über den gesamten Geschäftsprozess ordentlich, richtig und vollständig gewährleistet, Änderungen müssen erkennbar und protokolliert sein und nach dem Periodenabschluss unveränderbar archiviert werden. Der Zustand kann nicht im Nachgang hergestellt werden, sondern beginnt vielmehr bereits bei der Entwicklung und Freigabe von DV-Systemen. Auch ist bei der An­passung, dem sog. Customizing, darauf zu achten, dass die Kriterien der Ordnungsmäßigkeit „erfüllt” bleiben. Ein höheres Risiko besteht natürlich immer dort, wo unterschiedliche Systeme miteinander den Geschäfts­prozess abbilden. Es gilt die Vollständigkeit des Datenflusses an den Schnittstellen sicherzustellen und durch Kontrollen zu dokumentieren.

Worauf müssen Sie aufpassen?

Ein Problemkreis kann sich in Bezug auf die Erfüllung der sog. Belegfunktion ergeben. Bei IT-gestützten Prozessen wird die Funktion regelmäßig nicht durch konventionelle Belege erbracht, sondern durch „Daten­sätze”. Die GoBD führen dazu als Beispiel die Fakturierungssätze an, die sich durch Multiplikation von Preisen und entnommenen Mengen ergeben. Es gilt zum einen die Historie der Preise zu archivieren und zum anderen auch zu dokumentieren, welche Kontrollen in einem Änderungsverfahren implementiert sind und v.a.  auch dass sie stattgefunden haben. Der ursprüngliche Beleg muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist immer wieder herstellbar bleiben.

Das Thema Archivierung ist an sich schon risikoanfällig. Es reicht nicht aus, das Buchungsjournal zum Zwecke einer späteren Betriebsprüfung zu archivieren. Der Archivierungsprozess durchzieht wie ein roter Faden das gesamte BMF-Schreiben. Es geht nicht nur darum die Buchungen und Aufzeichnungen gegen Verlust und Veränderbarkeit zu schützen, sondern auch alle für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten (z.B. Stamm­daten und Metadaten wie Grund- oder System­einstellungen). Ist das Datensicherungs­konzept nicht ausreich­end und vollständig, so kann das einen formellen Mangel der Buchhaltung zur Folge haben.

Hilft ein Software-Testat zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit?

Ein Software-Testat sagt aus, dass die Applikation grundsätzlich dazu geeignet ist, die Kriterien der Ordnungs­mäßigkeit zu erfüllen. Allerdings sind die Software-Testate für eine bestimmte Version ausgestellt und können auch nicht den individuellen Einsatz in Unternehmen widerspiegeln. Von daher können sie gegenüber der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung erlangen.