IT-Projekte abwickeln, Zahlungspflichten verringern

veröffentlicht am 12. März 2020 | Lesedauer ca. 4 Minuten

In Krisenzeiten versuchen Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und zusätzliche, vermeintlich unnötige Ausgaben zu streichen. Hierzu können auch in die Jahre gekommene IT-Projekte zählen, von denen sich nun besser früher als später getrennt werden soll.

Manche Verträge werden mit hohen Erwartungen geschlossen, nur um über Monate oder gar Jahre zu einem erheblichen Ärgernis auf Seiten aller Vertragspartner zu werden. Insbesondere bei der Einführung und Anpassung von Unternehmens-Software kommen Auftraggeber nach längerer Vertragsdauer ohne erkennbare Fortschritte an einen Punkt, an dem das Vertrauen in die erforderliche Fertigstellung erloschen und keine weitere Fortführung, sondern möglichst eine Rückabwicklung gewünscht ist. Auftragnehmer wenden dagegen regelmäßig ein, während des laufenden Projektes mit unvorhergesehenen Hindernissen oder zusätzlichen, Mehraufwand verursachenden Anforderungen konfrontiert worden zu sein, die überhaupt erst zu den Verzögerungen geführt haben oder sogar die Änderung bereits erbrachter Leistungen erforderten.

In dieser Situation hilft es wenig, an den Abschluss passender Verträge zu mahnen, die sowohl angemessene Lösungen für zusätzliche Anforderungen der Auftraggeber wie auch für stockende Leistungen der Auftragnehmer bieten. Aus Sicht der Auftraggeber kommt es vielmehr darauf an, aus dem Vorhandenen zu retten, was noch zu retten ist.

Ausgangspunkt Werkvertrag

Dennoch führt kein Weg an den tatsächlich getroffenen Vereinbarungen vorbei. Wichtigste Weichenstellung ist für den Auftraggeber, dass ein Werkvertrag vereinbart wurde. In diesem Fall schuldet der Auftragnehmer einen abnahmefähigen Erfolg – bspw. die Erstellung, Anpassung, Installation und Dokumentation einer Software, ggf. inklusive Datenmigration und Schulung. Werden diese messbaren Erfolge nicht erreicht, hat der Auftragnehmer keinen Vergütungsanspruch. Entspricht die gelieferte Software zudem nicht der vereinbarten Beschaffenheit, können dem Auftraggeber Ansprüche auf Nacherfüllung (Mangelbeseitigung) bis hin zum Rücktritt vom Vertrag zustehen.

Im Gegensatz dazu steht ein Dienstvertrag, der den Auftragnehmer zu einem bloßen Tätigwerden verpflichtet, z.B. die Unterstützung des Auftraggebers bei der in seiner Verantwortung liegenden Entwicklung einer Software. In diesem Fall ist kein Erfolg geschuldet, zudem kann die versprochene Leistung (das Tätigwerden) kaum mangelhaft sein.

Selbst wenn Auftragnehmer versuchen, ihre Tätigkeit interessengeleitet als bloße Dienstleistung darzustellen, schließt das nicht unbedingt einen Werkvertrag aus. Auch ausdrücklich so überschriebene „Dienstleistungsverträge zur Unterstützung bei der Software-Implementierung“ können Werkverträge darstellen, wenn die vertraglich vereinbarten, vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen tatsächlich Arbeitsergebnisse darstellen. Dennoch reduziert es den Begründungsaufwand des Auftraggebers, nicht schon bei der Benennung des Vertragstyps die eigenen Ansprüche leichtfertig zu gefährden.

Mangelbegriff

Ansprüche des Auftraggebers wegen fehlerhafter Leistungen des Auftragnehmers setzen einen Mangel voraus. Hierzu muss die tatsächliche Beschaffenheit („Ist“) von der vertraglich bestimmten Beschaffenheit („Soll“) abweichen. Dabei müssen die Abweichungen die Funktionsfähigkeit des Programmes beeinflussen – eine lediglich unkonventionelle oder veraltete Herangehensweise ohne Auswirkung auf die Funktionsfähigkeit stellt nicht zwingend einen rechtlichen Mangel dar.

Entscheidende Bedeutung für die Sollbeschaffenheit kommt dem Pflichtenheft oder den sonstigen im Vertrag in Bezug genommenen Unterlagen zu, die die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen beschreiben. Selten hat ein Auftraggeber die Kenntnisse, ein Pflichtenheft selbst zu erstellen. In diesen Fällen werden es die Vertragspartner regelmäßig gemeinsam anhand eines vom Auftraggeber gestellten Lastenheftes (einer Beschreibung der vom Auftraggeber an die Software gestellten Erwartungen) entwickeln. Das Pflichtenheft enthält dann die Details, wie der Auftragnehmer diese Erwartungen an die Software umsetzen soll.

Risikoreich ist es, ganz auf Pflichten- oder gar Lastenheft zu verzichten – etwa um Zeit zu gewinnen und vermeintlich schnell mit der Projektumsetzung zu beginnen. In einem solchen Fall ist es schwierig, die vermeintlich vom Auftraggeber gewollte Sollbeschaffenheit tatsächlich objektiv zu ermitteln und mit dem Ist-Zustand abzugleichen.

Fehlt es an einer ausdrücklichen Vereinbarung der Beschaffenheit, ist auf die nach dem Vertrag vorausgesetzte Verwendung abzustellen. Hierfür können auch Aussagen aus der Vertragseinleitung oder der vorvertraglichen Korrespondenz der Parteien berücksichtigt werden.

Ergeben sich selbst hieraus keine Anhaltspunkte, bleibt als Beurteilungsmaßstab für die geschuldeten Leistungen nur die übliche Beschaffenheit vergleichbarer Projekte.

Im Falle von Streitigkeiten über das Vorliegen eines Mangels ist die Frage der vereinbarten Sollbeschaffenheit juristisch zu klären, während die Frage der tatsächlichen Istbeschaffenheit und damit das Vorhandensein einer relevanten Abweichung zum Vertrags-Soll durch einen IT-Sachverständigen ermittelt wird.

Rücktritt vom Vertrag

Bis zur Abnahme des geschuldeten Werkes behält der Auftraggeber den Anspruch auf Herstellung des mangelfreien Werkes. Ist der Auftragnehmer dabei mit der Fertigstellung der mangelfrei geschuldeten Leistung im Rückstand, kommt für den Auftraggeber neben unterschiedlichen Schadenersatzansprüchen insbesondere auch ein Recht auf Rücktritt vom Vertrag in Betracht. Dessen Folge wäre, dass die einander gewährten Leistungen rückabgewickelt werden – etwaige Vorschüsse muss der Auftragnehmer zurückgewähren, während der Auftraggeber die meist schon erhaltene, nicht verwendbare Soft- und gegebenenfalls Hardware zurückgibt.

Voraussetzungen für einen wirksamen Rücktritt durch den Auftraggeber sind:

eine (zeitlich) fällige Verpflichtung des Auftragnehmers auf Verschaffung des mangelfreien Werkes sowie
eine angemessene, letztlich erfolglos bleiben Fristsetzung des Auftraggebers zur Erbringung dieser Leistung.

Dabei bestimmt sich die Angemessenheit der Fristsetzung nach den Umständen des Einzelfalls. Hier kommt es insbesondere auf die Komplexität der ursprünglich geschuldeten Leistung, Art und Umfang der Mängel sowie etwa schon zuvor erteilte Mängelhinweise oder Fristsetzungen des Auftraggebers an. Schließlich muss der Auftraggeber die Voraussetzungen des Rücktritts nachweisen (können), also umfassend dokumentieren. Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann vom Auftraggeber der Rücktritt vom Vertrag erklärt werden.

Gerade wenn die „Schmerzgrenze“ des Auftraggebers für ein Festhalten am Projekt überschritten ist, kommt es häufig zum taktischen Vorgehen der Vertragspartner mit Blick auf die unterschiedlichen Interessen:

Auftraggeber sammeln eine Vielzahl vermeintlicher Mängel und setzen kurze Fristen zur Beseitigung, um möglichst zu vermeiden, dass die Fehler tatsächlich behoben werden.
Auftragnehmer bestreiten dagegen das Vorliegen der behaupteten Mängel, stellen die Anforderungen als zusätzliche (und damit gar nicht vertraglich geschuldete) da, rügen vermeintlich fehlende, sie behindernde Mitwirkungshandlungen des Auftraggebers und weisen die gesetzten Fristen als zu kurz zurück. Das ist zudem spätestens der Zeitpunkt, an dem Auftragnehmer Abschlagsrechnungen (sofern vereinbart) oder Sicherheitsleistungen vom Auftraggeber fordern und ihrerseits drohen, bei deren Nichtleistung die eigenen Arbeiten einzustellen.

In Kenntnis dieser möglichen Entwicklungen sollten Auftraggeber ohne Interesse an einer Projektfortführung daher möglichst vor Erreichen dieser Eskalationsstufe prüfen, ob überhaupt und welche Voraussetzungen für einen Rücktritt noch erforderlich sind und sie zügig umsetzen.