„Struggling with Corona“: Welche Compliance-Maßnahmen Unternehmen treffen sollten

​veröffentlicht am 24. März 2020 | Lesedauer ca. 5 Minuten

Das Schreckgespenst „CoVid-19“ (besser bekannt als „Coronavirus“) stellt derzeit alle Lebensbereiche des Alltags eines jeden auf eine harte Belastungsprobe. Neben ins­be­sondere den präventiven gesundheitlichen Herausforderungen an die Gesamt­be­völ­kerung, ist v.a. die Wirtschaft hart getroffen: abstürzende Wertpapierkurse, Anwei­sungen der Bundesregierung und der Landesregierungen zur Schließung von Läden und Treffpunkten des täglichen Lebens oder Quarantäne-Anordnungen durch die Gesundheitsämter – das soziale Miteinander ist zwischenzeitlich größtenteils zum Erliegen gekommen.

Das Ausmaß ist neben den Grenzschließungen und den vorgenannten Maßnahmen auch bspw. deutlich sichtbar an „freiwilligen“ Werksschließungen, wie das nun der Volkswagen-Audi-Konzern verlauten ließ. Dabei steht auch in diesen ungewöhnlichen Tagen eine Handlungsempfehlung im Vordergrund: „Be compliant!“

Ein Spagat: Wahrnehmung der Fürsorgepflicht und Fortführung der unterneh­me­rischen Betätigung

Unternehmen stehen derzeit vor der großen Aufgabe, auf der einen Seite ihre Fürsorgepflicht als Arbeitgeber wahrzunehmen und auf der anderen Seite die Aufrechterhaltung der unternehmerischen Betätigung gerade mit Blick auf Liquidität und Rentabilität sicherzustellen.

Den Aufforderungen der Bundes – sowie der jeweiligen Landesregierung – zufolge, sollen Arbeitgeber diejenigen Arbeitnehmer, die ihre Berufsausübung auch im Home Office verrichten können, dazu anhalten, diese Option auch auf zunächst noch unbestimmte Zeit zu nutzen und vom heimischen Schreibtisch aus zu arbeiten. Selbstverständlich ist das nicht in allen Branchen möglich. Gerade bei Unternehmen, die ihre Tätigkeit zur Aufrechterhaltung der Grundversorgung der Bevölkerung oder sonstiges produzierendes Gewerbe weiter ausüben müssen, steht es nun ganz oben auf der Tagesordnung, klare Leitlinien zu entwickeln, um den eigenen Verpflichtungen nachzukommen und zu gewährleisten, dass der Betrieb des Unternehmens auch künftig nicht zum Erliegen kommen wird.

Aus dem Grund ist gerade auch im Hinblick auf ein regeltreues Verhalten bei den Unternehmen, die keine flächendeckenden Home-Office-Lösungen zur Verfügung stellen können, besonders darauf zu achten, dem ganzheitlichen Ziel, nämlich der Eindämmung der Ausbreitung des Corona-Virus, durch verschiedene Maßnahmen gerecht zu werden.

In dem Kontext ist zu folgenden Maßnahmen zu raten:

1. Video-Konferenzen statt Außendienst

Mitarbeiter von Unternehmen, die ausschließlich im Außendienst tätig sind, sollten ihre Tätigkeit dahin­gehend umstellen, dass Kundenkontakt, nicht wie bisher persönlich von Angesicht zu Angesicht im Vordergrund steht. Es ist möglicherweise zu Beginn ungewohnt, aber Telefonkonferenzen und v.a. Videocalls können diese persönliche Kontaktaufnahme bis auf Weiteres ersetzen. Das sollte im täglichen Umgang schnell zur Routine werden.
 
Sofern Kundenbesuche dennoch unerlässlich sind, sollten sie einen Genehmigungsprozess umfassen und mit einem Kontaktprotokoll einhergehen. Das beinhaltet die Entscheidung, wer den Besuch bzw.  die Dienstreise wahrnimmt.
 
Im Fall einer Infektion sowie eines Verdachtsfalles sind die behördlichen Schritte und Maßnahmen einzuleiten. Entsprechende Meldeobliegenheiten sollte den Mitarbeitern gegenüber kommuniziert werden.
 
Im Übrigen erscheint es nahezu selbstverständlich, dass von Reisen in Risikogebiete sowohl betrieblicher als auch privat Abstand genommen wird. Sollten derartige Reisen in der unmittelbaren Vergangen­heit stattgefunden haben, ist den bundes- und landesbehördlichen Anordnungen unter Berücksichtigung der Einschätzungen des Robert-Koch-Institutes Rechnung zu tragen.

2. Auskunft der Mitarbeiter einholen

Zur Arbeit erscheinende Mitarbeiter – unabhängig von deren Einsatzgebiet – sind dazu anzuhalten, vor der morgendlichen Rückkehr an den Arbeitsplatz zuzusichern, dass sie weder unter Symptomen für eine Erkran­kung mit dem Coronavirus leiden noch sich in kurzem zeitlichen Abstand vor dem Erscheinen am Arbeitsplatz in einem der vom Robert-Koch-Institut herausgegebenen Risikogebiete aufgehalten haben.

 
Das kann mittels standardisierter Formulare erfolgen, die sodann an die Personalabteilung weiterzuleiten sind.

3. Entwurf einer sog. „Arbeitgeber-Bescheinigung”

Sie sind für etwaigen Überprüfungen der Arbeitnehmer durch die Polizei erforderlich. So können sie plausibel machen, dass sie sich auf dem Weg von oder zur Arbeitsstätte befinden.

4. Hygieneregeln

Es sollten inzwischen allgemeingültige Hygieneregeln von A bis Z seitens des Arbeitgebers an die Belegschaft kommuniziert werden. Dazu gehören – wie häufig zitiert – die sog. Husten- und Niesetikette, der einzuhalten­de Abstand (mind. 1,5 Meter) untereinander und das „richtige“ und häufige Händewaschen.

Dabei kann auf Schaubilder zurückgegriffen werden.

5. Nutzung der Sanitäranlagen

Gegebenenfalls ist darüber nachzudenken, ob Sanitäranlagen nur von bestimmten Personengruppen genutzt werden sollen. Dazu gehört, ob einzelne WC-Anlagen bestimmten Mitarbeitern zugeordnet werden und andere für unternehmensfremde Personen zugänglich bleiben. Je nach Frequenz ist die jeweilige sanitäre Anlage mehrfach am Tage einer Reinigung zu unterziehen.

6. Gemeinschaftsräume und Kontaktprotokolle

Soweit Gemeinschaftsräume wie Kantine, Aufenthaltsräume, Umkleiden oder auch Raucherbereiche vorhan­den sind, ist künftig deren Begehbarkeit zu überdenken. Dazu gehört nicht nur, ob der Kantinenbetrieb überhaupt aufrechterhalten werden soll und wenn ja, wie viele Personen sich gleichzeitig in den zugehörigen Räumen aufhalten dürfen. Es sind die jeweils bundes- und landesbehördlichen Anordnungen dringend zu beachten. Möglicherweise stellt eine zeitlich vorgegebene Benutzung durch unterschiedliche Unternehmens­bereiche eine Möglichkeit dar.

Neben der üblichen Reinigung der Türen bzw. Türklinken sollte mehrfach täglich zusätzlich gereinigt werden.

Unternehmen der produzierenden Branchen sehen sich einer besonderen Herausforderung ausgesetzt. Um die derzeitig gültigen Hygieneregelungen umsetzen zu können, bedarf es einer Trennung zwischen den einzelnen Bereichen der Zulieferung, der Produktion, der Lagerung und des Versands. Das bedeutet neben den bereits damit verbundenen Überlegungen auch Planung des Schichtbetriebs, um zum einen den reibungslosen Ablauf zu garantieren und zum anderen ein Durchmischen der Belegschaft zwischen den Schichten zu vermeiden.

Kontaktprotokolle können eine wirksame Möglichkeit sein, im „Notfall“ etwaige Personen zuordnen zu können, die miteinander in Kontakt standen.

 
Im Übrigen ist der Kontakt mit fremden Dritten auf dem Unternehmensgelände auf ein Minimum zu beschrän­ken. Falls Kontakt stattfindet, sind im unmittelbaren Anschluss die Hygieneregelungen zu beachten.

Daneben ist – sofer möglich – der Zugang zu den Räumlichkeiten auf die einzelnen Schichten und Bereiche zu beschränken. Das ist ein logistisches Problem, wenn man die Bereiche der Zulieferung, der Produktion, des Lagers und des Versands nicht räumlich trennen kann. Hier wären Zugangsregelungen und -protokolle ein probates Mittel, jedoch sollte eine Vermischung der Belegschaft ebenfalls vermieden werden. Gleichbleibender Schichtbetrieb wäre insofern eine Lösung.

7. Post

Im Übrigen ist sicherzustellen, dass Posteingang und -ausgang entsprechend überwacht und dokumentiert werden und es zu keinen Fristversäumnissen kommt. In dem Zusammenhang bestehen Organisationspflichten seitens des Unternehmens; ein Fristversäumnis durch die Corona-Lage wird eher unwahrscheinlich dem Bereich der „höheren Gewalt“ zuzuordnen sein.

8. Risikomanagement

Existenzielle Überlegungen sollten durchaus im Rahmen des Risikomanagements in Betracht gezogen werden: Kurzarbeitergeld, Liquiditätshilfen, Anträge zur Steuerstundung und -steuererleichterungen, Kontaktaufnahme zu den Hausbanken bei Zahlungsengpässen, aber auch etwaigen Darlehensaufnahmen, Kontaktaufnahme mit den Sozialversicherungsträger zur Stundung der Beiträge etc.

Fazit

Alle genannten Maßnahmen sind dringend anzuraten – insbesondere die Kontaktaufnahme zu den Finanz­ämtern und Sozialversi­che­rungs­trägern. Nicht abgeführte Beiträge und Steuern können selbst in der Krise zur Verwirklichung von Wirtschafts- und Steuerstraftaten führen. Es wird empfohlen, diese Kontaktaufnahmen auch stets schriftlich zu dokumentieren; denn es kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Kommunikation innerhalb der Behörden durch die derzeitigen Herausforderungen etwas eingeschränkt ist bzw. andere Aspekte im Vordergrund stehen.

Abseits der steuerlichen Aspekte sind die weiteren Maßnahmen der Organisationsverpflichtung und der Für­sorgepflicht des Arbeitgebers zuzuordnen. Dennoch ist zu berücksichtigen, dass die vorstehende Aufzählung sicherlich nicht abschließend ist; sie soll einen ersten Maßnahmenkatalog skizzieren, den Unternehmen nun aufzuschlagen haben.

Es ist in diesen Tagen von übergeordneter Wichtigkeit, neben den Maßnahmen zur Bekämpfung und Eindäm­mung des Coronavirus auch die Leistungsfähigkeit des Unternehmens bestmöglich aufrechtzuerhalten. Ein Ausruhen auf den zugesagten Hilfen der Bundes- sowie der jeweiligen Landesregierung ist nicht zielführend und birgt die Gefahr, dass Unternehmen aufgrund mangelnder Liquidität plötzlich nicht mehr handlungsfähig sind.

Mit der intensiven Kommunikation der Unternehmenswerte an die Mitarbeiter kann daher ein Klima geschaffen werden, in dem sich Mitarbeiter wohlfühlen und dazu beitragen können, dass der Fortbestand des Unter­nehmens nicht gefährdet und gleichzeitig den Maßgaben der Regierungsbehörden Rechnung getragen wird.

Dabei sind die für die Unternehmen verantwortlich handelnden Personen besonders stark verpflichtet, ihre Führungsposition entsprechend auszufüllen.

Wichtig ist, dass alle in der sehr ungewohnten Situation an einem Strang ziehen und alle aus der Corona-Krise möglichst unbeschadet wieder herausgelangen!