Covid-19 (Coronavirus) und IT: Folgen für IT-Projekte

veröffentlicht am 9. März 2020 | Lesedauer ca. 2 Minuten

Vor dem Hintergrund der zunehmenden Erkrankungsfälle mit Covid-19 werden immer mehr Unternehmen mit der Problematik direkt oder indirekt konfrontiert. Häufig müssen Unternehmen Ziele korrigieren bzw. Arbeitsabläufe anpassen oder einstellen. Die Frage ist, wie wirkt sich das Coronavirus auf kritische IT-Projekte in Ihrem Unternehmen aus und kann die IT dabei helfen, die Krise zu überstehen.

Vorbereitungsphase

Es ist damit zu rechnen, dass eine weitere Ausbreitung von Covid-19 zu personellen Engpässen bei IT-Projekten führen wird. Ein Plan B sollte existieren, um der Problematik entgegen zu wirken. Das gilt insbesondere, wenn in der Krisenzeit Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen und damit die Ressourcen nicht ausreichend zur Verfügung stehen bzw. die knappen Ressourcen an anderen Stellen im Unternehmen benötigt werden.

Ein Unternehmen sollte großen Wert auf die aktuelle Erfassung und Bewertung von Risiken für die kritischen IT-Projekte legen. Kritisch bedeutet in dem Zusammenhang, dass IT-Projekte und deren Ergebnisse Einfluss auf die Wertschöpfung des Unternehmens haben. Das kann die Einführung neuer Systeme, Schnittstellen, Programmänderungen oder auch die Umsetzung regulatorischer oder interner Anforderungen betreffen. Ggf. sollte die Risikobewertung auch ad-hoc erfolgen und die bereits definierten Maßnahmen überprüft, um weitere ergänzt oder korrigiert werden.

Im ersten Schritt sollte ermittelt werden,

Dienstleister, die in die Projekte involviert sind ebenfalls von der Krise betroffen sind und eigene Krisenpläne haben und
welche IT-Projekte aus Sicht der Wertschöpfung und auch der Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens kritisch sind,
welche zeitlichen und personellen Puffer ggf. vorhanden sind und genutzt werden können,
welchen personellen Ausfall, sowohl intern als auch bei externen Dienstleistern das Projekt mit dem vorhandenen Puffer abfedern kann,
welche Abhängigkeit zwischen den Projekten bestehen, sodass eine Entscheidung für oder gegen eine Projektfortsetzung in den Auswirkungen komplett erfasst werden kann,
inwieweit Arbeitspakete anders priorisiert, der Projektumfang reduziert und Termine verschoben werden können, ohne das kritische Projektziele gefährdet werden.

Die Zielerreichung kritischer IT-Projekte kann auch ergänzend durch die Einleitung geeigneter Maßnahmen sichergestellt bzw. Risiken von weiteren personellen Ausfällen und deren Auswirkungen abgemildert werden. Je höher der digitale Reifegrad des Projektes ist, z.B. durch Nutzung von kollaborativen Werkzeugen wie Skype, Teams, Sharepoint oder Confluence, desto geringer sind die Auswirkungen durch Mobilitätseinschränkungen und personelle Ausfälle bzw. desto einfacher lassen sich diese kompensieren.

Trotz entstandenen Notfall ist zu prüfen, ob für die Projektmitarbeiter digitale Arbeitsplätze verfügbar oder kurzfristig eingerichtet werden können, um Mobilitätseinschränkungen und auch das Ansteckungsrisiko zu kompensieren und die Projektfortsetzung sicher zu stellen. Wichtig ist, dass neben der Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur – kollaborative Tools und Workspaces, ausreichende Bandbreite, VPN Verschlüsselung – die Projektmitarbeiter ausreichend in die Nutzung der Werkzeuge eingewiesen werden.
Eine zeitliche Verlagerung von Projekten, bis hin zur Verschiebung von Meilensteinen (Testphase, Abnahme, Go-Live) ist nicht aufzuhalten und muss zeitnah kommuniziert werden. Ebenso ist die damit verbundene Abhängigkeit mitzuteilen, sodass sich andere Unternehmensbereiche darauf einstellen können.
Eine ressourcenseitige Verlagerung von Projekten auf vom Notfall nicht betroffene Unternehmensbereiche oder Dritte ist zu entscheiden. Die für die Verlagerung notwendige Transfer von Wissen und Arbeitsstände ist sicher zu stellen.
Teammitglieder, interne Auftraggeber, Stakeholder im Unternehmen sowie externe Dienstleister sollten in die Kommunikation mit einbezogen werden, um Vorgehensweisen, veränderte Arbeitsmethoden und Einschränkungen partnerschaftlich ggf. zu besprechen und den Schaden bei allen Beteiligten zu minimieren und Rechtsstreitigkeiten aufgrund geschlossener Projektverträge zu vermeiden. Ggf. können externe Dienstleister auch personelle Ausfälle kompensieren, wenn Terminverschiebungen nicht möglich sind.

Eine derartige Krise lässt sich aber nur bedingt mit den bekannten Hausmitteln bewältigen. Mittelfristig hängt die Krisenfestigkeit und auch Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens davon ab, wie flexibel es auf sich verändernde Rahmenbedingungen, auch derartige „Schadensfälle“ reagieren kann.

Essentiell ist das Vorhandensein eines IT-Notfall- und Geschäftsfortführungsplans, der aktuell ist und solche Ereignisse berücksichtigt. So wissen die Mitarbeiter im Falle einer Krise, welche Aufgaben und Befugnisse sie haben und können zielgerichtet handeln. Das schafft Vertrauen und Sicherheit.