Rechnungslegung in der Cloud – So profitiert der Mittelstand

zuletzt aktualisiert am 20. September 2017

Aus Sicht des Wirtschaftsprüfers sind Cloud-Computing oder zumindest dessen Vorstufen gelebte Realität. Seit langem lagern mittelständische Unternehmen z.B. die Lohnbuchhaltung und auch die gesamte Finanzbuchhaltung an externe Dienstleister wie Steuerberater und Wirtschaftsprüfer aus. Alternativ erledigen „Shared Service Center” die Rechnungslegung zentral für viele Einheiten eines Konzerns. Der Datenaustausch erfolgt hierbei per Inter- oder Intranet und die Datenhaltung in externen Rechenzentren.

Cloud-Anwendungen für die Rechnungslegung können speziell für mittelständische oder schnell wachsende Unternehmen vorteilhaft sein: Der flexible und skalierbare Einsatz solcher Lösungen ermöglicht es,

Investitionsrisiken zu reduzieren,
schnell bspw. auf saisonale oder konjunkturelle Schwankungen zu reagieren
und im Verhältnis zu traditionellen Inhouse-Lösungen kostentransparent zu arbeiten.

Beim Ersatz von angejahrten Inhouse-Lösungen ergibt sich die Chance, ein professionelles IT-Management zu implementieren: So kann gegebenenfalls ein höheres Sicherheitsniveau erreicht werden – etwa bei Zutritts- und Zugangskontrollen, Schutz vor Katastrophen und Backup. Voraussetzung ist allerdings, dass die Vereinbarungen mit dem Cloud-Anbieter sorgfältig gestaltet und die entsprechenden Risiken ausgeschaltet werden.

Worauf achtet der Abschlussprüfer?

Wenn mittelständische Unternehmen Bereiche in eine Cloud-Lösung auslagern, wie

rechnungsrelevante Geschäftsprozesse,
die Verarbeitung von rechnungslegungsrelevanten Geschäftsvorfällen
bzw. die Bereitstellung rechnungslegungsrelevanter Unterlagen (etwa die Belegerfassung)
oder gar den gesamten Abschlusserstellungsprozess,

dann muss der Abschlussprüfer ein Verständnis gewinnen, wie die betreffenden Dienstleistungen beschaffen sind und wie sie sich auf das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem auswirken. Das ist die Voraussetzung, um die mit der Auslagerung verbundenen Risiken falscher Angaben im Abschluss identifizieren und beurteilen zu können. Nur so kann adäquat mit entsprechenden Prüfungshandlungen darauf reagiert werden. Art und Umfang der vom Abschlussprüfer durchzuführenden Tätigkeiten in Zusammenhang mit der Auslagerung hängen von der jeweiligen Gestaltung ab.

Insbesondere achtet der Abschlussprüfer darauf, welche Kontrollen das auslagernde Unternehmen in Zusammenhang mit den ausgelagerten Dienstleistungen selbst vornimmt. Sind diese Kontrollen – etwa in Form stichprobenartiger Nachrechnungen und Plausibilitätschecks – bereits angemessen ausgestaltet und wirksam, ist eine weitergehende Prüfung beim Dienstleister nicht erforderlich. In anderen Fällen, wenn – z.B. bei massenhafter Verarbeitung gleichartiger Geschäftsvorfälle – die beim Dienstleister eingerichteten Kontrollen besonders bedeutsam sind, muss sich der Abschlussprüfer auch hiermit vertraut machen und sich dazu ein Urteil bilden.

Vorteile zertifizierter Cloud-Lösungen

Hilfreich ist es vor diesem Hintergrund, wenn die eingesetzte Cloud-Lösung zertifiziert ist, bspw. wenn eine Berichterstattung über eine entsprechende Prüfung beim Dienstleister durch einen Wirtschaftsprüfer vorliegt. Ist das nicht der Fall oder deckt die Berichterstattung nicht alle relevanten Aspekte ab, muss der Abschlussprüfer gegebenenfalls. ergänzende Prüfungshandlungen beim Dienstleister vornehmen bzw. durch einen anderen Prüfer vornehmen lassen. Entsprechend muss der Cloud-Nutzer mit dem Dienstleistungsunternehmen vertraglich Prüfungs- und Kontrollrechte vereinbaren.

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer kennen die Anforderungen an die Prüfbarkeit und die sonstigen Vorschriften, die von einer Cloud-Lösung im Rechnungswesen eingehalten werden müssen. Sie sollten deshalb rechtzeitig in den Prozess der Auswahl, Gestaltung und Implementierung einer Cloud-Anwendung einbezogen werden – auch, um unliebsame Überraschungen bei der Abschlussprüfung zu vermeiden.