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Themen Aktualisierung des BMF-Schreibens zum ELStAM-Verfahren

Aktualisierung des BMF-Schreibens zum ELStAM-Verfahren

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​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​veröffentlicht am 19. Februar 2025 | Lesedauer ca. 7 Minuten


​Mit Schreiben vom 13. Dezember 2024 hat das BMF die bisherigen Verwaltungs­anwei­sungen (BMF-Schreiben vom ​8. November 2028, BStBl. I, 1137 und vom 7. November 2019, BStBl. I, 1087) zum Verfahren der Elektronischen Lohnsteuer­abzugsmerkmale (ELStAM) aktualisiert. Das neue BMF-Schreiben ist ab dem 1. Januar 2025 anzuwen­den.




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​Neben vielen sprachlichen Änderungen wurden die Regelungen für den Arbeitgeberwechsel, bzw. das Hinzutreten eines weiteren Dienstverhältnisses aktualisiert und Hinweise zur Haftung des Arbeitgebers bei Nichtabruf der ELStAM aufgenommen. 

Bereits seit 2013 ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Mitarbeiter bei Aufnahme des Dienstverhältnisses bei der Finanzverwaltung anzumelden und die ELStAM anzufordern. Die abgerufenen ELStAM müssen in das Lohn​­konto des Mitarbeiters übernommen und entsprechend ihrer Gültigkeit für die Dauer des Dienstver­hältnisses dem Lohnsteuerabzug zugrunde gelegt werden. Etwaige Änderungen stellt die Finanzverwaltung dem Arbeit­geber monatlich spätestens bis zum fünften Werktag des Folgemonats zum Abruf bereit. Wird das Dienst­verhältnis beendet, muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter unter Angabe des Beschäftigungsendes (Datum) unverzüglich im ELStAM-Verfahren abmelden. 
​(Rz. 2 und 3 des BMF-Schreibens)

​Welche Lohnsteuerabzugsmerkmale umfasst ELStAM?​​

Folgende Merkmale werden elektronisch erfasst:
  • Steuerklasse und ein evtl. gebildeter Faktor
  • Zahl der Kinderfreibeträge (bei Steuerklassen I bis IV)
  • Frei- und Hinzurechnungsbeträge (auf Antrag, max. 2 Jahre) 
  • Beiträge zur privaten Kranken- und Pflege-Pflichtversicherung (ab 2026 elektronisch abrufbar)
  • Freistellung des Arbeitslohns nach DBA (Papierform weiterhin erforderlich)
  • Kirchensteuerabzugsmerkmale
(§ 38b Abs. 1 EStG, Rz. 5 bis 7 des BMF-Schreibens)

​Registrierung und Teilnahme am ELStAM-Verfahren​​

Für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren muss sich der Arbeitgeber zunächst einmalig auf der Internetseite www.elster.de unter „Mein ELSTER“ registrieren. Es wird die Auswahl des Organisationszertifikats em­pfohlen. Hierfür muss eine Registrierung mit der Wirtschafts-Identifikationsnummer bzw. der Steuernummer der lohn­steuerlichen Betriebsstätte unter „ELSTER - Ihr OnlineFinanzamt" - (nach Registrierung dann im geschütz­ten Bereich „Mein ELSTER“) direkt von der Startseite aus oder über den Bereich der Benutzer­gruppe „Arbeitgeber" erfolgen. 
(Rz. 39 bis 41 des BMF-Schreibens)

Für die Anforderung der ELStAM muss der Arbeitgeber auch das sog. Referenzdatum mitteilen. Das ist das Datum, ab dem ELStAM bereitgestellt werden sollen („gültig ab“). Bei neu eingestellten Mitarbeitern ist es in der Regel identisch mit dem Datum des Beschäftigungsbeginns. Es kann aber auch hiervon abweichen, z.B. wenn der Mitarbeiter zunächst in einem Minijob beschäftigt wird und erst später die ELStAM verwendet werden sollen. Das Referenzdatum darf weder in der Zukunft noch vor dem Beschäftigungsbeginn liegen und es darf für den Mitarbeiter nur einmalig für diesen einen Arbeitgeber verwendet werden. Eine Mehr­fachver­wendung wird mit einem Fehlerhinweis abgelehnt. 

Ein erstes Dienstverhältnisses darf der Arbeitgeber nur bei Vorliegen einer entsprechenden Mitteilung des Mitarbeiters anmelden. Teilt der Mitarbeiter dem Arbeitgeber auch auf Nachfrage nicht mit, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt, muss der Arbeitgeber ein weiteres Dienstverhältnis anmelden und die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI ermitteln. 

Der Arbeitgeber muss die ELStAM monatlich abrufen. Tut er dies nicht (regelmäßig), ist der Arbeitslohn anhand der für den jeweiligen Lohnzahlungszeitraum bereitgestellten ELStAM nachzuversteuern. 
(Rz. 53 und 54 des BMF-Schreibens)

​Besondere Regelungen für Mitarbeiter ohne Steuer-ID​

Mitarbeiter ohne Steuer-ID müssen nach § 39 Abs. 3 Satz 1 EStG einen Antrag auf die erstmalige Zuteilung einer Steuer-ID beim Wohnsitzfinanzamt (unbeschränkt steuerpflichtige Mitarbeiter) bzw. beim Betriebs­stättenfinanzamt (beschränkt steuerpflichtige Mitarbeiter) stellen. Für unbeschränkt einkommensteuer­pflichtige Mitarbeiter kann das Wohnsitzfinanzamt in diesen Fällen auf Antrag eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug erstellen, die den Abruf der ELStAM ersetzt (§ 39e Abs. 8 EStG). Für beschränkt einkom­mensteuerpflichtige Mitarbeiter kann auch der Arbeitgeber die Zuteilung einer Steuer-ID beantragen, wenn ihn der Mitarbeiter dazu bevollmächtigt hat. 

Wurde für einen Mitarbeiter ohne Steuer-ID keine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug beantragt, muss der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI ermitteln. Legt der Mitarbeiter binnen sechs Wochen nach Eintritt in das Dienstverhältnis oder nach Beginn des Kalenderjahres eine Bescheinigung für den Lohnsteuer­abzug vor, sind die Lohnsteuerermittlungen für die vorangegangenen Monate zu überprüfen und ggf. zu ändern. Die zu wenig oder zu viel einbehaltene Lohnsteuer ist jeweils bei der nächsten Lohnab­rechnung auszugleichen.
(Rz. 46 bis 50 des BMF-Schreibens)

​Neue Regelungen bei Wohnsitzwechsel ins Ausland​

Gibt ein Ehegatte den inländischen Wohnsitz auf, wurde nach dem bisherigen BMF-Schreiben der Abruf für den weggezogenen Ehegatten gesperrt und dem im Inland verbleibenden Ehegatten wurde ab dem Beginn des Folgejahres automatisiert die Steuerklasse I zugeteilt. Ab 2025 entfällt die Sperrung und beiden Ehe­gatten wird ab dem Beginn des Folgejahres automatisiert die Steuerklasse I zugeteilt. Die erneute Begrün­dung eines inländischen Wohnsitzes nach einem Auslandsaufenthalt führt bei beiden Ehegatten ab Beginn dieses Monats automatisch zur Einreihung in die Steuerklasse IV. Wie bisher muss der wegziehende Mit­arbeiter zusätzlich zur Abmeldung bei der Meldebehörde die Wohnsitzaufgabe seinem bislang zuständigen Wohnsitzfinanzamt unverzüglich mitteilen (§ 39 Abs. 7 Satz 1 EStG). Neu in das BMF-Schreiben aufgenom­men wurde, dass die erneute Begründung eines inländischen Wohnsitzes dem Wohnsitzfinanzamt unver­züglich anzuzeigen ist.
(Rz. 22, 23 und 75 des BMF-Schreibens)

​Vorgehen bei technischen Störungen

Kann der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale wegen technischer Störungen nicht abrufen oder hat der Mitarbeiter die fehlende Mitteilung der ihm zuzuteilenden Identifikationsnummer nicht zu vertreten, muss der Arbeitgeber längstens für die Dauer von drei Kalendermonaten die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu Grunde legen. Als Störungen kommen z.B. technische Schwierigkeiten bei Anforderung und Abruf, Bereitstellung oder Übermittlung der ELStAM oder eine verzögerte Ausstellung der Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug durch das Finanzamt in Betracht. 
(§ 39c Abs. 1 Satz 2 EStG, Rz. 44 und 89 des BMF-Schreibens)

​Korrektur fehlerhafter ELStAM-Daten​

Wurden unzutreffende ELStAM bereitgestellt, stellt das Finanzamt auf Antrag des Mitarbeiters eine Be­scheinigung für den Lohnsteuerabzug aus und sperrt gleichzeitig den Arbeitgeberabruf (Vollsperrung). Der Arbeitgeber erhält in der auf die Sperrung folgenden monatlichen Änderungsliste einen Hinweis auf den Weg­fall der Abrufberechtigung. Für den Lohnsteuerabzug sind dann die in der Bescheinigung für den Lohnsteuer­abzug eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale maßgebend. Die Bescheinigung gilt i.d.R. bis zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Endet das Arbeitsverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres muss der Arbeitgeber die Bescheinigung dem Mitarbeiter aushändigen. Ansonsten darf der Arbeitgeber die Bescheinigung nach Ablauf des Kalenderjahres vernichten. Wird die Vollsperrung aufgehoben, erhält der Arbeitgeber die zutreffenden ELStAM in der monatlichen Änderungsliste. Die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug verliert dann ihre Gültigkeit. Sie muss aber nicht an das Finanzamt zurückgegeben werden, sondern darf wie bisher nach Ablauf des Kalenderjahres vernichtet werden.
(Rz. 36, 37 und 98 des BMF-Schreibens

​Abmeldung des Mitarbeiters bei Dienstverhältnisende​​

Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter bei Beendigung des Dienstverhältnisses abmelden. Dies gilt sowohl für ein Haupt- als auch ein Nebenarbeitsverhältnis. Hierfür muss er die Steuer-ID, das Geburtsdatum, das Datum der Beendigung des Dienstverhältnisses und das Referenzdatum übermitteln. Wie bisher ist bei der Abmeldung zu berücksichtigen, dass die aktuellen ELStAM des Mitarbeiters dem Arbeitgeber ab dem ersten bis zum fünf­ten Werktag des Folgemonats über eine Monatsliste zum Abruf bereitgestellt werden. Erfolgt die Abmeldung des Mitarbeiters vor dem fünften Werktag des Folgemonats, kann der bisherige Arbeitgeber die aktuellen ELStAM des Mitarbeiters für den Monat der Beendigung des Dienstverhältnisses ggf. nicht abrufen. 
(Rz. 57und 63 des BMF-Schreibens)

​Regelungen bei parallelen Dienstverhältnissen​

Wenn der Mitarbeiter ein weiteres Dienstverhältnis beginnt und künftig von mehreren Arbeitgebern gleich­zeitig Arbeitslohn bezieht, muss er entscheiden, welches das erste und welches das weitere Dienstverhält­nis ist. Er muss nicht nur dem neuen Arbeitgeber mitteilen, ob dieser sich als Haupt- oder Nebenarbeitgeber anmelden soll, sondern er muss auch dem bisherigen Arbeitgeber mitteilen, dass sich der neue Arbeitgeber als Haupt­arbeitgeber anmeldet und ab wann er nun Nebenarbeitgeber ist. Die für das neue Dienstverhältnis gültigen ELStAM werden rückwirkend ab dem in der Anmeldung verwendeten Referenzdatum gebildet.
(Rz. 64 und 66 des BMF-Schreibens)

Hat der Mitarbeiter mehrere Arbeitgeber von denen er Arbeitslohn erhält, kann er auch während des Kalen­derjahres einen neuen ersten Arbeitgeber (Hauptarbeitgeber) bestimmen und diesem mitteilen, dass es sich nun um das erste Dienstverhältnis handelt. Wie bisher muss er in diesem Fall dem weiteren Arbeitgeber mit­teilen, dass er nun Nebenarbeitgeber ist. Neu ist, dass sich der weitere Arbeitgeber daraufhin abmelden und als Nebenarbeitgeber neu anmelden muss. Ein solcher Wechsel darf wie bisher frühestens mit Wirkung vom Beginn des Kalendermonats an erfolgen, in dem der Mitarbeiter das erste Dienstverhältnis neu be­stimmt.
(Rz. 67 des BMF-Schreibens)

Meldet in einem solchen Fall der neue Hauptarbeitgeber den Mitarbeiter an, bevor der bisherige Haupt­arbeit­geber die Abmeldung vorgenommen hat, ist die Bereitstellung von ELStAM an die beteiligten Arbeit­geber von dem bei dieser Anmeldung verwendeten Referenzdatum unter Beachtung einer Kulanzfrist („6-Wochenfrist“) abhängig. In der Regel wird in diesen Fällen ein bereits vorhandenes Hauptarbeitsverhält­nis zu einem Neben­arbeitsverhältnis umqualifiziert. Hat sich ein anderer Arbeitgeber zu Unrecht als Haupt­arbeitgeber angemeldet, kann der tatsächliche Hauptarbeitgeber die Hauptarbeitgebereigenschaft durch eine erneute (rückwirkende) Anmeldung als Hauptarbeitgeber zurückbekommen. Zu beiden Sachverhalten wird auf Dokument „Fallbeispiele“ verwiesen. Dieses 35-seitige Dokument ist in der Version 3.4. mit dem Stand vom 29. November 2024 unter www.elster.de veröffentlicht.
Rz. 68 und 69 des BMF-Schreibens

Verfahren im Todesfall eines Mitarbeiters​​

Verstirbt ein Mitarbeiter wird nach der Übermittlung des Sterbedatums durch die Meldebehörde an die ELStAM-Datenbank der Datensatz für die ELStAM und die Abrufberechtigung für jeden Arbeitgeber ge­sperrt. Für ausstehende Arbeitslohnzahlungen sind die ELStAM des Erben anzuwenden. Allerdings darf Arbeitslohn, der als laufender Arbeitslohn zufließt für den Sterbemonat noch nach den ELStAM des Verstorbenen abgerech­net werden. Wird für die folgenden Monate laufender Arbeitslohn gezahlt, sind die ELStAM des Erben anzuwen­den. Der verstorbene Mitarbeiter ist zum Ende des Sterbemonats abzumelden und der Erbe zum 1. des folgenden Monats anzumelden. Neu geregelt wurde, dass im Fall einer Fiskal­erbschaft keine ELStAM-Daten abrufbar sind, da keine natürliche Person erbt. Aus diesem Grund ist auch keine Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen. 
(Rz. 58 und 59 des BMF-Schreibens)

​Erweiterter Auskunftszeitraum für Mitarbeiter​

Wie bisher kann der Mitarbeiter beim zuständigen Wohnsitz- bzw. Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag Aus­kunft über die für ihn gebildeten ELStAM sowie über die durch den Arbeitgeber erfolgten Abrufe der ELStAM erhalten. Der Mitarbeiter erhält nun eine Auskunft über 60 Monate (bisher 24 Monate). 
(Rz. 83 des BMF-Schreibens)

​Haftung des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber haftet gem. § 42d Abs. 1 Nr. 1 EStG in Höhe des Differenzbetrags zu der von ihm einbehal­tenen Lohnsteuer (inkl. ggf. Kirchensteuer und Soli) zur Steuerklasse, wenn
  • er den Mitarbeiter nicht bei der Finanzverwaltung angemeldet hat und die Steuerklasse VI nicht angewendet hat (ohne Anmeldung darf er die Regelung des § 39c Abs. 1 Satz 2 EStG nicht anwenden)
  • die Lohnsteuerabzugsmerkmale fehlen, z.B. weil der Mitarbeiter den Arbeitgeber nicht zum Abruf der ELStAM berechtigt hat, und der Arbeitgeber die Steuerklasse VI nicht anwendet
  • er im Fall von fehlerhaften Lohnsteuerabzugsmerkmalen die bisherigen Lohnsteuerabzugsmerkmale länger als drei Monate anwendet, obwohl der Mitarbeiter ihm keine Bescheinigung für den Lohnsteuer­abzug vorgelegt hat (fehlerhafte Lohnsteuerabzugsmerkmale liegen z.B. vor, wenn aufgrund einer unvoll­ständigen Datenlieferung der Meldebehörden die Ehegattenverknüpfung entfällt und dem Arbeitgeber deshalb rückwirkend die Steuerklasse I statt der Steuerklasse III übermittelt wird)
  • er nach Ablauf der Übergangszeit von 3 Monaten gem. § 41c Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG die Steuerklasse VI nicht anwendet und auch den Lohnsteuerabzug nicht rückwirkend korrigiert
  • er in dem Fall, in dem der Mitarbeiter die fehlende Mitteilung der ihm zuzuteilenden Steuer-ID nicht zu vertreten hat, die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale länger als drei Monate anwendet, obwohl der Mitarbeiter weiterhin die Steuer-ID und sein Geburtsdatum nicht mitgeteilt bzw. keine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat und der Arbeitgeber den Steuerabzug nicht rückwirkend korrigiert 

(Rz. 130 bis 133 des BMF-Schreibens)


​Weitere Informationen​

Arbeitgeber finden weiterführende Informationen unter www.elster.de​.

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Susanne Weber

Steuerberaterin, Diplom-Finanzwirt (FH)

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