Besonderheiten bei der Prüfung international tätiger Familienunternehmen: Mehrwert durch „Smart Audit made in Germany”

zuletzt aktualisiert am 30. April 2020 | Lesedauer ca. 2 Minuten

International tätige Familienunternehmen prägen die deutsche Wirtschaft. Mit ihrem Anspruch an Präzision und Perfektion stehen sie für qualitativ hochwertigste Lö­sungen. Langfristige Kundenbeziehungen und Technologiepartnerschaften, Innova­tionsbereitschaft und wirtschaftliche Stärke sind Ausdruck des weitbekannten Qualitätsbegriffs „Made in Germany”. Regelmäßig werden solche Unternehmen als „Hidden Champions” bezeichnet; d.h. sie sind weltweit führend in ihrer Branche.

Die Strukturen und Geschäftsprozesse internationaler tätiger Familienunternehmen weisen Besonderheiten auf, die sich deutlich von Großkonzernen unterscheiden. Wesentliche Struktur- und Geschäftsprozesselemente sind:

• Die Internationalität ist intensiv ausgeprägt; in allen relevanten Märkten ist eine Vertretung mit eigenen Vertriebs- und teilweise Produktionsgesellschaften vorhanden. Die Präsenz in 20 und mehr Ländern ist der Regelfall.
• Die einzelnen Tochter- und Produktionsgesellschaften sind im Verhältnis zum Mutterunternehmen eher klein. Trotzdem übersteigt die Summe der Umsätze der Tochtergesellschaften den Umsatz des Mutter­unternehmens.
• Die Steuerung und Überwachung der Tochtergesellschaften ist Teil der über Jahrzehnte gewachsenen Vertrauensorganisation. Für Großkonzerne typische Verwaltungsabteilungen, wie Interne Revision, Beteiligungs- und Compliance-Management sowie weitere Stabsabteilungen, wie zentrales Finanz­management, existieren nicht oder sind pragmatisch klein gehalten. 
• Die zentralen Geschäftsprozesse werden immer stärker standardisiert und zunehmend über professionell ausgeprägte ERP-Systeme digitalisiert. Das dominierende ERP-System ist SAP.
• Ein weiteres wichtiges Merkmal ist der Aufbau und Betrieb von in der Nähe des Mutterunternehmens angesiedelter zentralisierter Shared-Service-Center, insbesondere im Buchhaltungs-, Abschluss- und Steuerbereich.
• Bei den kleineren internationalen (Vertriebs-) Tochtergesellschaften werden dritte Geschäftspartner für Business Process Outsourcing genutzt; v.a. in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Abschlusserstellung, Payroll-Services und Tax-Compliance.   

Verantwortungsvolle Wirtschaftsprüfer nutzen die vorbeschriebene Ausgangssituation zur Optimierung der Vorgehensweise und den Inhalten der Jahresabschlussprüfung mit dem Ziel, dem Mandanten einen klaren Mehrwert über die Prüfung hinaus zu verschaffen. Dabei sind v.a. vier Stellhebel von wesentlicher Bedeutung:

1. Die Klärung der gesetzlichen oder satzungsmäßigen Prüfungspflicht und Bestimmung der Wesentlichkeit der einzelnen Gesellschaften für den Konzernabschluss.

Ziel ist festzustellen, welche Prüfungsintensität für die einzelnen Gesellschaften angemessen ist. In der Praxis zeigt sich häufig, dass eine sog. Vollprüfung gar nicht notwendig ist, sondern mit Hilfe von (Desktop-) Reviews oder sog. „Agreed-upon-Procedure"-Vorgehensweisen eine ausreichende Prüfungssicherheit geschaffen werden kann. Ebenso müssen Outsourcing-Leistungen nicht zwingend die Unabhängigkeit des Abschluss­prüfers gefährden. 

2. Die zusammenfassende Betrachtung aller Kontroll- und Überwachungsfunktionen sowie deren Abbildung in einer gesellschaftsbezogenen Risiko-Kontroll-Matrix.

Ziel ist die intelligente Integration der Abschlussprüfung in die existierende Kontroll- und Überwachungs­organisation. Gerade mit Blick auf die Entwicklung mehrjähriger Prüfungspläne können damit interessante Synergien gehoben werden. Des Weiteren kann die Prüfungsintensität an spezifische Risikolagen individuell und dynamisch angepasst werden. Die Intensivierung der Prüfung kann je nach Einzelfall verschiedene Bereiche betreffen. Dazu gehören:

• die Funktionsfähigkeit des internen Kontrollsystems,
• die Überwachung der Liquidität,
• die Einhaltung des Katalogs zustimmungspflichtiger Geschäfte und
• die Rentabilität einzelner Aufträge.

Korruption, Unterschlagung und sonstige Schädigungen des Unternehmens sind durch bewusstes Außer­kraft­setzen bestehender interner Kontrollen möglich. Solche Schwachstellen können im Kontext einer Betrugs-Prävention identifiziert werden. Im Fokus stehen u.a. die Überprüfung von Reisekosten, das tatsächliche Vorhandensein von Anlagevermögen, die Durchleuchtung von Geschäftsbeziehungen mit nahestehenden Personen, die Prüfung von Personalkonten auf Unregelmäßigkeiten in Zahlungsabläufen sowie die Prüfung von Vertrags- und Leistungsinhalten mit Geschäftspartnern.

3. Die Beurteilung des ERP-Systems und ggf. vorhandener Shared-Service-Center.

Ziel ist –soweit möglich – direkt auf der prozessbezogenen Transaktionsebene zu prüfen und die typischen einzelfallorientierten Prüfungen auf ein Mindestmaß zu begrenzen. Zentralisierte Shared-Service-Center erlauben eine weitere Optimierung, da die ERP-gestützten Prozesse einheitlich einmalig geprüft werden. Soweit sich die Prozesse  mit Blick auf das interne Kontrollsystem (IKS) als zuverlässig erweisen, kann mit Hilfe von sog. „Shared Audit Comfort Lettern" die Prüfungsintensität vor Ort bei den internationalen Tochtergesell­schaften massiv reduziert werden. D.h. die internationalen Prüfer stützen ihre vor-Ort-Prüfungen im Wesentlichen auf die System- und Prozessprüfungen, die von den Wirtschaftsprüfern im Mutterunternehmen durchgeführt und entsprechend dokumentiert worden sind. Große Bedeutung hat in dem Zusammenhang die Frage, inwieweit zwischen dem zu prüfenden Unternehmen und dem Wirtschaftsprüfer ein „Digital Fit" hergestellt werden kann. Unter „Digital Fit" verstehen wir, dass Wirtschaftsprüfer sich technisch optimal in die Daten und Workflows der Mandanten integrieren und mit modernen Instrumenten wie Datenanalyse und Process-Mining arbeiten können.

4. Weitere Vorteile bringt die Bestellung des gleichen Abschlussprüfers für Mutter- und Tochterunternehmen.

Dazu gehören die einheitliche Perspektive auf alle Unternehmen und deren Abschlüsse, die Unabhängigkeit der Prüfer vom lokalen Management sowie eine weltweite, fachlich stringente Prüfungsorganisation. Der Prüfer steuert über konkrete Prüfungsanweisungen die vereinbarte Zielerreichung. Informationsfluss und -geschwin­dig­keit sind hoch. Durch die Übersetzung der lokalen Berichte werden Informationsdefizite vermieden. Das Kostenargument des lokalen Managements der Tochtergesellschaft, der von der deutschen Muttergesellschaft vorgegebene Prüfer sei teurer, überzeugt nicht, da die spätere Aufklärung von Fehlent­wicklungen regelmäßig einen ungleich höheren Kostenaufwand verursacht.

Wirtschaftsprüfung für Hidden Champions heißt, mit Präzision und Perfektion ein auf deutsche international tätige Unternehmen maßgeschneidertes Prüfungs- und Beratungskonzept zu entwickeln und zu leben. Dafür braucht es erfahrene und auf Top-Managementebene sprechfähige Wirtschaftsprüfer, die sich ihres Auftrags, ein verlässlicher Teil des unternehmerischen Risikomanagements zu sein, bewusst sind. Dazu kommen die Anforderungen, der Verfügbarkeit eines nach modernsten digitalen Möglichkeiten ausgerichteten Prüfungs­instrumentarium und möglichst viele Experten aus weiteren Bereichen – insbesondere Recht, Steuern und IT – „griffbereit" zu haben. Weitere Qualitätselemente sind ein „Kümmerer", der dem deutschen Mutterunterneh­men als weltweiter durchgriffsfähiger Ansprechpartner zur Verfügung steht, eigene leistungs­fähige internat­ionale Niederlassungen sowie eine moderne Informations- und Kommunikations­technologie mit zentralen Rechenzentren in Deutschland für einen zuverlässigen Datenschutz.