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veröffentlicht am 24. April 2017, von Armin Wilting und Hannes Hahn
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat jetzt eine geänderte Fassung der in § 146 a Abs. 2 AO ermächtigten Rechtsverordnung zur Sicherheit von elektronischen Aufzeichnungs- und Sicherungssystemen vorgelegt. Viele Unternehmen haben gerade durch den Ablauf der Übergangsfrist zum 31. Dezember 2016 auf neue Kassensysteme gewechselt. Jetzt wurden durch § 146 a Abs. 1 AO neue Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme definiert. Durch den vorliegenden Referentenentwurf zur Kassensicherungsverordnung werden sie nun konkretisiert. Das führt dazu, dass wieder Aufwendungen auf die Unternehmen, aber auch die Hersteller von Kassensystemen zukommen, um die neuen Anforderungen in der Praxis zu realisieren. Derzeit ist die Umsetzungsfrist recht kurz, da sie grundsätzlich bis zum 1. Januar 2020 erfolgt sein soll. Es gibt aber eine Ausnahmeregelung für Kassen, die die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 erfüllen und nach dem 25. November 2010 sowie vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden bzw. werden. Für sie verlängert sich die Frist bis zum 1. Januar 2023.
§ 1 der Verordnung legt fest, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme betroffen sind; in § 146 a Abs. 1 AO wird nur allgemein von elektronischen Aufzeichnungssystemen gesprochen. In der Verordnung wird nun jedoch klargelegt, dass als elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne der § 146 a Abs. 1 AO lediglich elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen definiert werden. Fraglich ist, ob dies im weiteren Verfahren so bleibt, da sich bereits erste Stimmen erheben und eine Ausweitung z.B. auf Taxameter fordern. Insbesondere wurden Buchhaltungssysteme von der Verordnung ausgenommen.
In den weiteren Paragraphen der Verordnung werden die Anforderungen an die Kassensysteme, dabei insbesondere an die Protokollierung bzw. Aufzeichnung, die Speicherung, die Schnittstelle sowie die zertifizierte Sicherheitseinrichtung, spezifiziert.
Insbesondere die Protokollierung der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems, des Prüfwerts und auch der Vorgangsabbrüche wird zu erheblichen Anpassungen bei den Kassensystemen führen.
Zum Teil werden aber auch neue Rechtsbegriffe eingeführt, die noch nicht endgültig geklärt sind. Das betrifft z.B. auch die Seriennummer. Bei modernen Kassensystemen, die mit einem Kassenserver und Terminals arbeiten, muss noch geklärt werden, ob damit die Seriennummer des Terminals oder eine Seriennummer des Kassenservers bzw. der Anwendung, die auf dem Server installiert wurde, gemeint ist. Auch der Prüfwert ist derzeit noch nicht weiter konkretisiert. Ausweislich des § 5 sollen die organisatorischen Anforderungen zur Vergabe der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erfolgen.
Die Vorgaben für die Speicherung der laufenden Geschäftsvorfälle und anderer Vorgänge muss manipulationssicher auf nichtflüchtigen Speichermedien erfolgen. Diese Anforderungen sowie auch die Anforderung an „Verkettung” sollten aktuelle Kassensysteme grundsätzlich erfüllen – letztere galt im Prinzip auch schon vorher. Die Manipulationssicherheit wird auch durch den geforderten Prüfwert unterstützt. Allerdings müssen die Unternehmen zur Umsetzung technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen. Das gilt umso mehr, wenn die Daten in Datenbanken gespeichert werden. Problematisch wird es wahrscheinlich bei der Aufzeichnung der anderen Vorgänge. Das sind nach der Gesetzesbegründung insbesondere Vorgänge, die unmittelbar durch die Betätigung der Kasse erfolgen (Beispiele sind: Tastendruck, Scanvorgang von Barcodes etc.). Hier bedarf es noch der Klärung, was nun genau wie gespeichert werden muss.
Auch diese Anforderung ist nicht neu und galt eigentlich schon seit Einführung der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU). Sie wird in der Verordnung konkretisiert und es wird auch klargestellt, dass die Daten für die neu geschaffene Kassen-Nachschau zur Verfügung gestellt werden müssen. Allerdings wird in der Verordnung nicht definiert, wie die Schnittstelle exakt aussehen soll und welche Felder von den Kassensystemen über die Schnittstelle geliefert werden sollen. Derzeit existieren Beschreibungsstandards für Finanzbuchhaltungen und die Lohnbuchhaltung. Es gibt auch Anbieter, die die GoBD-Konformität des Datenexports (GoBD kurz für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”) zertifizieren.
Ausweislich § 5 der KassenSichV wird durch das BSI – wie bei den Lohnbuchhaltungen – ein weiterer Beschreibungsstandard speziell für Kassensysteme gesetzt werden. Es ist davon auszugehen, dass die in § 2 der Verordnung dargestellten Daten zumindest als Journal zur Verfügung gestellt werden müssen. Darüber hinaus ist zu erwarten, dass weitere Daten insbesondere zu den Usern etc. in den Beschreibungsstandard aufgenommen werden.
Eine neuer Aspekt ist, dass die Kassensysteme über eine technische Sicherungseinrichtung verfügen müssen. Die Anforderungen an das Sicherungsmodul werden vom BSI festgelegt und müssen dann von den Kassenherstellern umgesetzt werden.
Es ist vorgesehen, dass die Kassensysteme zertifiziert werden. Die Zertifizierung muss vom BSI oder einem vom BSI anerkannten Sachverständigen vorgenommen werden.
Wer konkret zu den vom BSI anerkannten Sachverständigen zählt und damit die Zertifizierung durchführen kann, ist derzeit noch offen. Die Kosten müssen die Antragsteller tragen.
Insgesamt ist festzustellen, dass erhebliche Anforderungen an die Kassenhersteller gestellt werden und dies auch zu immensen Aufwendungen nicht nur bei den Kassenherstelllern führen wird. Einige Aspekte sind derzeit noch offen und können aktuell noch nicht abschließend beurteilt werden.
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Frank Reutter
Dipl.-Wirtschaftsinformatiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, CISA
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