Ab 2025 Bargeld-Stopp in Italien: Reise- und Repräsentationskosten nur mehr abzugsfähig, wenn sie rückverfolgbar sind

veröffentlicht am 13. Dezember 2024 | Lesedauer ca. 4 Minuten

Eine neue Beschränkung kommt auf Verpflegungs-, Unterkunfts-, Reise- und Beförderungskosten zu, die ab 2025 nur noch dann für Zwecke der direkten Steuern und der IRAP abzugsfähig sind, wenn sie mit Kreditkarten oder anderen rückverfolgbaren Zahlungsmitteln bezahlt werden. Die Nichteinhaltung dieser Vorschrift führt nicht nur dazu, dass die Unternehmen das Recht zur steuerlichen Absetzung der entsprechenden Kosten verlieren, sondern auch zur Besteuerung in der Lohnabrechnung für Personen, welche eine nicht rückverfolgbare Kostenrückerstattung beantragen. Kurz gesagt, kein Bargeld mehr, wenn man von Steuervergünstigungen profitieren möchte.

Dies ist die neue Maßnahme, die in Artikel 10 des Entwurfs des Haushaltsgesetzes 2025 vorgesehen ist und darauf abzielt, Steuerhinterziehungen zu bekämpfen und die Transparenz von Finanztransaktionen zu fördern. Bekanntlich können bei nicht rückverfolgbaren Zahlungen Steuerhinterziehungsphänomene entstehen, in Verbindung mit:

Nichtangabe der Einnahmen durch die Lieferanten, da sie die Ausstellung von Rechnungen für die eingenommenen Vergütungen unterlassen;
Abzug von nicht tatsächlich entstandenen Kosten durch Unternehmen, die Transport-, Unterkunfts- und Verpflegungsleistungen in Anspruch nehmen;
Erstattung von Spesenabrechnungen an Arbeitnehmer oder Geschäftsführer, die über den tatsächlichen Betrag hinausgehen oder sich nicht auf tatsächlich entstandenen Kosten beziehen.

Der Entwurf des Haushaltsgesetzes 2025 – welcher der Abgeordnetenkammer am 23. Oktober 2024 präsentiert wurde und derzeit dem Parlament zur Genehmigung vorliegt - sieht daher in vier verschiedenen Bereichen Änderungen des italienischen Steuerkodex (sog. „T.U.I.R“) vor: Die Änderungen betreffen die Artikel 51, 54, 95 und 108 des T.U.I.R., die jeweils in die Regelung der Besteuerung von Einkünften aus unselbständiger Arbeit, Einkünften aus selbständiger Arbeit, Unternehmenseinkünften und Repräsentationskosten eingreifen. Dazu nachfolgend im Detail.

Die erste Regelung betrifft die Einfügung eines neuen Satzes in Absatz 5 von Artikel 51 des T.U.I.R., der die Regeln für die Erstattung von Übernachtungs- und Verpflegungskosten sowie von Transport- und Reisekosten durch andere als die in Artikel 1 des Gesetzes Nr. 21/1992 genannten öffentlichen Verkehrsmittel, d.h. Taxis oder Mietwagen mit Fahrer (sog. „NCC“), ändert.

Nach dem vorliegenden Gesetzesentwurf tragen solche Kostenrückerstattungen nicht zur Bildung der Einkünfte aus unselbstständiger Arbeit bei, sofern die Zahlungen per Bank- oder Postüberweisung oder durch rückverfolgbare Zahlungsinstrumente wie Kreditkarten, Bankomatkarten, Prepaid-Karten, Bankschecks oder Bankwechsel erfolgen. Um die Wirksamkeit dieser Maßnahme zu gewährleisten, müssen die Unternehmen die geeignete Dokumentationsmethoden für Zahlungen, die direkt von ihren Arbeitnehmern oder Mitarbeitern geleistet werden, prüfen bzw. gegebenenfalls einführen. Im Moment sind die Modalitäten für die Dokumentation der von Arbeitnehmern vorgenommenen rückverfolgbaren Zahlung noch zu klären; da jedoch die Sammlung von tausenden Papierbelegen nicht denkbar ist, wird als eine Hypothese die Bereitstellung von Fotokopien der an die Arbeitnehmer von Bankomatkassen ausgegebenen Kassenbelegen erwogen.

Die zweite Regelungsänderung betrifft die Einführung von Absatz 6-ter in Artikel 54 des T.U.I.R., wonach - unbeschadet der in den Absätzen 5 und 6 vorgesehenen Grenzen (d.h. 75 Prozent für Hotel- und Restaurantkosten innerhalb der Obergrenze von 2 Prozent der erhaltenen Vergütungen) - die Ausgaben von selbständigen Arbeitnehmern für Unterkünfte, Verpflegung, Beförderung mit dem Taxi oder NCC, wenn sie dem Kunden in Rechnung gestellt werden, sowie Reisekostenerstattungen nur dann absetzbar sind, wenn die Zahlung auf rückverfolgbare Weise erfolgt ist.

Die dritte Änderung betrifft die Einführung von Absatz 3-bis in Artikel 95 des T.U.I.R.: Auch für Unternehmen sind die Kosten für Unterkunft und Verpflegung ihrer Arbeitnehmer und Mitarbeiter sowie die Erstattungen für Transportkosten nur dann abzugsfähig, wenn sie auf rückverfolgbare Weise gezahlt werden. Ferner wird Artikel 108 Absatz 2, ebenfalls des T.U.I.R., geändert, indem - auch für die Abzugsfähigkeit von Repräsentationskosten durch Unternehmen - die Zahlung durch Bank- oder Posteinzahlung oder durch andere rückverfolgbare Zahlungssysteme vorgeschrieben wird.

Das Finanzmanöver, das derzeit noch im Parlament diskutiert wird, stellt einen entscheidenden Schritt zur Gewährleistung einer größeren Transparenz und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehungsphänomenen dar.

Sollten diese Maßnahmen in Erwartung ihrer endgültigen Verabschiedung bestätigt werden, müssen sich Unternehmen und Selbstständige umgehend anpassen und Verfahren umsetzen, welche die Rückverfolgbarkeit der Zahlungen und die Sammlung der entsprechenden vollständigen Dokumente gewährleisten, die ordnungsgemäß aufbewahrt werden müssen, um für eventuelle Steuerprüfungen durch die Steuerbehörde gewappnet zu sein. Nur so kann vermieden werden, dass es sowohl zum Stopp der Abzugsfähigkeit dieser Ausgaben für Unternehmen als auch zur Besteuerung der entsprechenden Erstattungen zu Lasten der Arbeitnehmer kommt.

Nachfolgend noch einige nützliche Tipps für die Anpassung an die neuen Rechtsvorschriften -welche, wenn sie endgültig verabschiedet werden- ab dem 1. Januar 2025 in Kraft treten:

Information der Arbeitnehmer und Mitarbeiter über die neuen rechtlichen Verpflichtungen;
Anpassung/Umsetzung interner Verfahren, um die Verwendung rückverfolgbarer Zahlungsmittel zu gewährleisten;
Einführung eines geeigneten Archivierungssystems für Belege über entstandene Ausgaben und geleistete Zahlungen.