Navigieren durch den ESG-Daten-Dschungel: Wie Softwarelösungen den Weg erleichtern

Spätestens mit Anwendungsbeginn der European Sustainability Reporting Standards (ESRS) sehen sich berichtspflichtige Unternehmen angesichts der hohen Anzahl offenzulegender Datenpunkte mit großen Herausforderungen bei der Erhebung von ESG-Daten konfrontiert. Gleichzeitig etablieren sich am Markt aktuell immer mehr Anbieter für ESG-Softwarelösungen, deren digitale Tools eine zielgerichtetere und effizientere Nachhaltigkeitsberichterstattung versprechen. Welche besonderen Herausforderungen die ESRS-konforme Nachhaltigkeitsberichterstattung mit sich bringt und inwiefern Softwarelösungen hier Abhilfe schaffen können, erfahren Sie im folgenden Artikel.   

Im Vorfeld der Berichterstattung sehen die ESRS vor, dass Unternehmen durch eine Wesentlichkeitsanalyse zunächst ihre wesentlichen Auswirkungen, Chancen und Risiken identifizieren müssen. Die Durchführung einer robusten Wesentlichkeitsanalyse ist ein zeit- und ressourcenintensiver Prozess, dessen Aufwand keinesfalls unterschätzt werden sollte. Auf Basis der Ergebnisse der Wesentlichkeitsanalyse werden dann nur die als wesentlich klassifizierten quantitativen und qualitativen Datenpunkte aus den Standards abgeleitet und in die Berichterstattung integriert. Generell dürfte der Umfang der zu berichtenden Informationen, der sich aus dem neuen Regelwerk ergibt, kaum mit der bisherigen Berichterstattung zu Nachhaltigkeitsbelangen vergleichbar sein. Entsprechend hoch ist der Aufwand der Einrichtung neuer bzw. Überarbeitung bestehender Daten­erhe­bungsprozesse einzuschätzen. 

Eine große Hürde hierbei stellt gemeinhin die Datenverfügbarkeit bzw. die Vollständigkeit der Daten dar. Vor allem durch die in den ESRS geforderte Berücksichtigung der gesamten Wertschöpfungskette und die hohe Granularität der Datenpunkte ergeben sich zahlreiche Anforderungen, mit denen sich die meisten Unter­nehmen bis dato kaum beschäftigt haben dürften. So sind, falls die jeweiligen Themen als wesentlich identi­fiziert wurden, beispielweise detaillierte Informationen zu biologischer Vielfalt und Ökosystemen oder Wasser- und Meeresressourcen offenzulegen. Gerade international tätige Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Tochtergesellschaften griffen zudem bislang gern auf die Möglichkeit zurück, einzelne Gesellschaften oder ganze Regionen aus dem Scope der Nachhaltigkeitsberichterstattung auszuschließen. Dies ist durch die neue Gesetzgebung nun nicht mehr ohne weiteres möglich. Zusätzlich stehen Unternehmen bei der Erfassung von Umwelt-, Sozial- und Governance-Kennzahlen vor der Herausforderung, dass die Daten – anders als bei Finanzberichten, die typischerweise vom Rechnungswesen oder Controlling verantwortet werden – von unterschiedlichen Abteilungen zusammengetragen werden müssen. So werden etwa Daten zum Thema Mitarbeiter bei der HR-Abteilung abgefragt, für Energiedaten wird das Facility Management herangezogen und um die Datenbeschaffung zum Thema Korruption kümmert sich das zentrale Compliance Management. Komplexe Unternehmensstrukturen und eine hohe Dezentralität erschweren die Koordination der Datener­hebung zusätzlich.  

Eine grundsätzliche Anforderung an Nachhaltigkeitsdaten ist weiterhin deren Prüffähigkeit. Unternehmen im Anwenderkreis der CSRD sind künftig verpflichtet, ihren Nachhaltigkeitsbericht inhaltlich prüfen zu lassen. Im Rahmen dessen wird der Prüfer Nachweise für im Nachhaltigkeitsbericht getroffene Aussagen und offengelegte Kennzahlen verlangen. Bei Energiedaten kann es sich hier beispielsweise um Abrechnungen des Strom­anbie­tern handeln, während HR-Daten häufig direkt aus dem Personalmanagementsystem gezogen werden können. Die Verknüpfung der Datenpunkte mit den entsprechenden Nachweisen sollte daher bereits direkt in den Daten­erhebungsprozess integriert werden, um einen möglichst effizienten und reibungslosen Prüfungs­ablauf zu gewährleisten.  

Angesichts der genannten Herausforderungen ist es kaum verwunderlich, dass sich auf dem Markt aktuell immer mehr Anbieter positionieren, deren ESG-Tools Unternehmen bei der aufwendigen Datenerhebung unterstützen sollen. Hierbei ist grundsätzlich zu unterscheiden zwischen Anbietern, die eine spezielle ESG-Erweiterung für bereits vorhandene Lösungen zur Finanzberichterstattung entwickelt haben, und solchen, die sich allein auf die Nachhaltigkeitsberichterstattung fokussieren. Der Leistungsumfang unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter und reicht von der Berechnung des CO2-Fußabdrucks bis hin zur kompletten Bericht­erstellung. Folgende Vorteile kann die Implementierung einer Softwarelösung für das ESG-Datenmanagement u.a. mit sich bringen: 

1. Zentralisierte Datenplattform 

ESG-Softwarelösungen bieten eine einheitliche Plattform, auf der alle relevanten Daten zu ESG-Aspekten (ggf. auch zu anderen gesetzlichen Anforderungen, z.B. EU-Taxonomie oder LkSG) zentral erfasst werden können. Hierdurch werden die Datenverwaltung und der Zugriff auf die Informationen im Vergleich zur manuellen Datenerhebung, bei der oft zahlreiche verschiedene Templates und Dokumenttypen sowie unterschiedliche Speicherorte genutzt werden, erheblich vereinfacht. Viele Tools ermöglichen zudem die Nachbildung der Unternehmensstruktur und damit die separate Erfassung der Daten für Tochtergesellschaften, die dann automatisch durch das Tool für den Bericht konsolidiert werden. 

2. Automatisierte Datenerhebung durch Schnittstellen 

Viele ESG-Softwarelösungen bieten die Möglichkeit zur Schnittstellenintegration. Hierbei werden andere Quellsysteme (z.B. ERP, Personalmanagementsoftware, etc.) des Unternehmens an die ESG-Software ange­bunden, relevante Daten extrahiert und direkt in die ESG-Plattform integriert. Hierdurch wird der manuelle Aufwand minimiert, während die Genauigkeit und Aktualität der Daten gewährleistet bleibt. Die Schnitt­stellen­inte­gration erfolgt in der Regel auf Basis der individuellen Bedürfnisse des Unternehmens in Abstimmung mit dem Softwareanbieter.  

3. Standardisierte und vollständige Erfassung 

Sofern das Rahmenwerk, nach dem die Berichterstattung erfolgen soll (z.B. ESRS, GRI, etc.), direkt in die Soft­ware integriert ist, gewährleistet die Software die Vollständigkeit der in die Berichterstattung einfließenden Daten und erleichtert die Einheitlichkeit der Erfassung über alle Tochtergesellschaften hinweg. Oft werden auch bereits die erforderlichen Maßeinheiten der Kennzahlen (z.B. MWh, kg, €) sowie relevante Anwendungs­anforderungen direkt im jeweiligen Eingabefeld angezeigt, was neben einem minimierten Rechercheaufwand zu erhöhter Konsistenz, Genauigkeit und Vergleichbarkeit der Daten führt. 

4. Projektmanagement 

Die meisten ESG-Softwarelösungen beinhalten unterschiedliche Funktionen, die das Projektmanagement im Zuge der Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts erheblich erleichtern können. So können beispielsweise unterschiedliche Verantwortlichkeiten hinterlegt, Datenanforderungen zugewiesen und Fristen inklusive automatischer Erinnerungen gesetzt werden. Verantwortliche aus unterschiedlichen Standorten, Abteilungen und Gesellschaften können so in Echtzeit gemeinsam in der Plattform arbeiten und gesammelt oder einzeln über ausstehende Datenpunkte, Bitten um Anpassungen oder Nachweisanforderungen informiert werden. 

5. Verbesserung der Prüffähigkeit 

Auch wenn die meisten derzeit am Markt verfügbaren Tools noch keine vollständige Audit Readiness vorweisen können, so sind sie häufig doch bereits in der Lage, die Prüffähigkeit des Nachhaltigkeitsberichts deutlich zu verbessern. So bieten viele Lösungen bereits eine Funktion zum Upload von Nachweisen (z.B. Rechnungen, Zertifikate, Fotos, etc.), sodass sich die Quelle des jeweiligen Datenpunkts sowohl für den unternehmens­internen Koordinator der Berichterstattung als auch für den Prüfer direkt nachvollziehen lässt. Weiterhin ent­hält ein prüffähiges Tool eine Audit-Trail-Funktion, mittels derer die Änderungshistorie zu jedem einzelnen Datenpunkt lückenlos und transparent dokumentiert wird. Manche ESG-Softwarelösungen beinhalten zudem automatisierte Validierungsmechanismen, die sicherstellen, dass die erfassten Daten den festgelegten Stan­dards (z.B. korrektes Datenformat) entsprechen und plausibel sind. Diese Funktionen tragen allesamt dazu bei, den manuellen Aufwand für das Sammeln von Nachweisen und die kohärente Dokumentation des Zustande­kommens der einzelnen Datenpunkte zu minimieren. Im Hinblick auf die inhaltliche Prüfung geht dies mit einem deutlichen Gewinn an Effizienz und Transparenz einher.  

 

Grundsätzlich ist die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung stark von den individuellen Bedürfnissen und Prioritäten des Unternehmens abhängig. Im Vorfeld der eigentlichen Auswahl empfiehlt sich daher die Erstel­lung eines Lastenhefts, in dem die spezifischen Anforderungen an eine Softwarelösung definiert werden. Bei diesen Anforderungen kann es sich beispielsweise um bestimmte Funktionalitäten, Datenschutzaspekte, Sprachoptionen oder Möglichkeiten zur Integration konkreter Schnittstellen handeln. Weiterhin sollte fest­gelegt werden, welche regulatorischen Anforderungen bzw. Rahmenwerke das Tool abdecken soll (z.B. CSRD/ESRS, EU-Taxonomie, LkSG, CO2-Bilanzierung nach GHG Protocol, etc.). Darüber hinaus sollten Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, Skalierbarkeit, Datenvisualisierungsmöglichkeiten, Preismodelle und Supportdienstleistungen berücksichtigt werden. Basierend auf dem Lastenheft erfolgt eine erste Auswahl möglicher Softwareanbieter, mit denen zur Klärung konkreter Fragen und zur Verschaffung eines ersten Ein­drucks vom Tool ein Demo-Termin vereinbart werden kann. Durch eine gründliche Bewertung der verfüg­baren Optionen anhand des Lastenhefts kann schließlich eine Auswahl getroffen werden, die den individuellen Anforderungen gerecht wird und langfristig einen Mehrwert bietet.  

Aufgrund der großen Menge an Daten, die von CSRD-Anwendern künftig offengelegt werden müssen, dürfte für die meisten Unternehmen an der Implementierung einer zuverlässigen ESG-Softwarelösung kein Weg vorbei­führen. Eine solche Softwarelösung bietet Unternehmen eine effiziente, strukturierte und skalierbare Möglich­keit, ESG-Daten sowohl auf Konzernebene als auch in einzelnen Tochtergesellschaften zu erheben und zu verwalten. Im Vergleich zur manuellen Datenerhebung ermöglicht die Software durch Integration geeigneter Schnittstellen eine (teil-)automatisierte Erfassung, Konsolidierung und Analyse von ESG-Daten, was mit einer erheblichen Einsparung zeitlicher und damit monetärer Ressourcen einhergeht. Die Software kann zudem dabei unterstützen, Datenfehler und Inkonsistenzen zu minimieren und u.a. durch die Nutzung von Projekt­mana­gement­funk­tionen sicher­zustellen, dass die Daten zuverlässig, aktuell und vollständig sind. Auch wenn viele Softwarelösungen aufgrund der sich dynamisch entwickelnden Regulatorik derzeit noch nicht alle gewünschten Funktionen vollständig abdecken können, lohnt es sich für Unternehmen bereits jetzt, nach geeigneten Anbietern Ausschau zu halten. Bestenfalls sollte die Implementierung schließlich bereits abge­schlossen sein, wenn die Daten für den CSRD-konformen Nachhaltigkeitsbericht erstmals erhoben werden müssen.