„Es geht doch!“ – Wirtschaftsprüfung in Zeiten von Corona

veröffentlicht am 26. März 2020 | Lesedauer ca. 4 Minuten

Man erinnert sich: ein Team von Wirtschaftsprüfern kommt zur Prüfung ins Unternehmen. Wirtschaftsprüfung lebt auch und vor allem vom persönlichen Kontakt auf Augenhöhe mit und zum Mandanten. Dieser persönliche Kontakt ist in Zeiten von Corona zwar auf ein erhebliches Maß eingeschränkt, dennoch: Wirtschaftsprüfung klappt selbstverständlich auch in Zeiten von Corona!

Jedoch bedarf es hierzu einiger Ausgangsparameter: Rödl & Partner hat in den vergangenen Jahren die Umsetzung der Digitalisierung stark forciert. Ziel der Digitalisierung von Rödl & Partner war es bislang, auf der Grundlage unserer Unternehmensphilosophie „Mensch im Mittelpunkt“ bei bestehenden Geschäftsprozessen die Produktivität, Qualität, Individualität und Flexibilität zu verbessern sowie neue erfolgsversprechende Produkte und Leistungen zum Nutzen des Mandanten zu entwickeln. Dass dies gelungen ist, zeigt sich nicht nur daran, dass Rödl & Partner bereits zum dritten Mal in Folge als „Digital-Champion – Unternehmen mit Zukunft“ ausgezeichnet wurde. Es zeigt sich vor allem jetzt im Ernstfall einer zwingend notwendigen Anwendung...

Gerade die erfolgte starke Forcierung der Digitalisierung in der Wirtschaftsprüfung ist jetzt das große Plus: aufgrund dessen ist es möglich, die Wirtschaftsprüfung auch in diesen herausfordernden Zeiten mit gleicher Qualität und Effizienz durchzuführen und nicht nur weiterhin der „sparingspartner“ für den Mandanten, sondern auch dessen vertrauensvoller Kümmerer in unruhigen Zeiten sein zu können.

Es ist keine Mär, Abschlussprüfung ist mit wenigen Ausnahmen auch vom Home Office aus möglich. Dies ist nicht nur für die Wirtschaftsprüfer ein Schritt, sondern auch für den Mandanten. In Zeiten wie diesen sichern sich gesetzliche Vertreter durch die hierfür notwendigen Schritte auch vor Haftungsinanspruchnahme wegen Organisationsverschulden ab. Dies ist dann anzunehmen, wenn der Jahresabschluss nicht rechtzeitig vom Mandanten aufgestellt, vom Wirtschaftsprüfer geprüft oder veröffentlicht werden kann. Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass es aufgrund des Corona-Virus zur Verlängerung von diesbezüglichen Fristen wegen höherer Gewalt kommen wird. Eher nicht!

Umdenken ist möglich und auch nötig

Insoweit ist auch bei der Wirtschaftsprüfung ein Umdenken notwendig. Diese Umgestaltung der altbekannten und auch altbewährten Prozesse fällt umso leichter, je besser und enger das Verhältnis zum Mandanten ist. Es kann aber hierbei von den Erfahrungen der Vergangenheit gezehrt werden: Durch den bisher üblichen engen und persönlichen Kontakt kennt man das datenorientierte Vorgehen, hat ein gemeinsames Verständnis von der gegenseitigen Arbeit und sind Commitments zu den geplanten Vorgehensweisen vorhanden.

Voraussetzungen für digitale Wirtschaftsprüfung

Dieses gegenseitige Miteinander ist die Basis für die Wirtschaftsprüfung, die mittels folgender Maßnahmen auch von extern und damit digitalisiert erfolgen kann:

virtuelles“ statt räumliches Prüferzimmer

Dies hat nicht nur rein räumliche Vorteile beim jeweiligen Unternehmen (es muss kein Platz geschaffen werden), sondern eine synchronisierte Prüfungssoftware stellt bei allen Beteiligten des Wirtschaftsprüfungsteams eine gemeinsame Basis dar. Alle können zeitgleich auf die Unternehmensdaten und die Prüfungsunterlagen zugreifen und der jeweilige Status wird auf einem zentralen Server abgelegt. Dies steigert die Effizienz und es entstehen keine Kommunikationslecks.

Dazu gehören auch in der privaten Cloud (RDox) gespeicherten und derzeit bearbeiteten Berichtsentwürfe, die für alle dem Prüfungsteam angehörigen Personen zugänglich sind.

Damit ist die Kommunikation und Information im Prüfungsteam sichergestellt. Über Skypetelefonie kann nicht nur im Prüfungsteam kommuniziert werden; es sind auch Telefon- und Videokonferenzen mit dem Mandanten zu einzelnen Fragestellungen oder Statusberichten unkompliziert möglich.

Voraussetzung für diese Maßnahme ist selbstverständlich, dass hierfür eine gesicherte Datenverbindung über eine sog. VPN-Verbindung genutzt werden kann.

Digitale Prüfung

Eine solche digitale Prüfung wird nicht nur durch die einheitliche Prüfungssoftware an sich sichergestellt. Vielmehr ist auch ein digitaler Datenaustausch mit dem Mandanten möglich und gewollt. Dies ist zum einen nicht nur aus dem ökologischem Aspekt zur Vermeidung von überflüssigen Kopien sinnvoll, sondern erleichtert die Kenntnis über den Datenbestand an sich.

Es kann über Datenräume, die auch mittels Up- und Downloadlinks mandantenseitig genutzt werden können, zur Prüfung benötigte Daten, wie GDPdU-Daten, ERP-Auswertungen (z.B. Summen- und Saldenlisten, Sachkonten, Debitoren, Kreditoren etc.) hochgeladen werden, ohne dass dem Wirtschaftsprüfungsteam oder einzelnen Personen daraus ein Datenzugriff auf das unternehmenseigene System erlaubt werden muss. Gleiches gilt für Berechnungsgrundlagen zur Rückstellungs- bzw. der Vorratsbewertung und angeforderter Belege.

Im Rahmen der Datenraumnutzung ist es möglich, bestimmte sensible Daten nur für bestimmte Personen zugänglich zu machen, in dem z.B. Unterdatenräume mit Berechtigungen ausgestattet werden.

Dem Prüfungsteam ist es möglich, den Datenraum zum Hochladen von Berichtsentwürfen sowie Korrekturversionen von Anhang bzw. Lagebericht zu nutzen. Auch hier sind Einschränkungen zur Einsichtnahme mandantenseitig bei sensiblen Daten möglich.

Alternativ zu diesen Datenräumen kann das Wirtschaftsprüfungsteam ein aktiver Zugang zum ERP-System des zu prüfenden Unternehmens gewährt werden. Üblicherweise erfolgt dies ebenfalls über eine separate VPN-Verbindung bzw. mittels eines separaten Mandantenrechners.

Gleiches gilt auch für einen gewährten Zugang zum Beleg-Archivsystem. Dies stellt eine zeitsparende und effiziente Methode dar, um Ein- und Ausgangsrechnungen durch das Wirtschaftsprüfungsteam einsehbar zu machen.

Digitales Prüfungsvorgehen

Die Prüfung ist schon längst nicht mehr papierorientiert, sondern setzt vermehrt und nahezu ausschließlich auf datenbasiertes Vorgehen unter Einsatz spezieller Prüfungssoftware, wie IDEA/ACL oder GATE für Konzernabschlussprüfungen. Durch den Einsatz von Datenanalysen kann eine höhere Prüfungssicherheit erreicht werden. Die mittels der Prüfungssoftware durchgeführte Datenanalyse unterstützt zudem den risikoorientieren Prüfungsansatz, denn die aussagebezogenen Prüfungshandlungen werden auf der Basis der im Rahmen der Datenanalyse gefundenen Ergebnisse /Risiken durchgeführt.

Dieses Vorgehen führt deutlich vor Augen, dass die papierlose Prüfung kein Zukunftsszenario mehr ist.

Präsentation der Prüfungsergebnisse

Natürlich sind die bekannten, fein säuberlich gebundenen Prüfungsberichte immer noch Bestandteil und dienen der Vorlage bei Banken und Investoren. Original unterzeichnete Berichte sind daher noch nicht aus der Wirtschaftsprüfung wegzudenken.

Die zugrundeliegenden Prüfungsergebnisse können jedoch ohne Weiteres digital präsentiert werden:

Dies kann über Skype-Konferenzen abgebildet werden. Es geht aber nicht allein um die Präsentation der Ergebnisse, sondern auch um deren Erläuterung und deren Anforderung. Zu diesem Zweck kann auch ein Teilen von Bildschirmen bei der Erläuterung sehr hilfreich sein und der besseren Veranschaulichung dienen.
Gerade in Krisenzeiten, wie jetzt während der Corona-Krise ist derartiger intensiver Mandantenkontakt von eklatanter Wichtigkeit. Es gilt, den Mandanten während seiner unternehmerischen Herausforderungen als Sparingspartner und Kümmerer zur Seite zu stehen.

Die gefundenen Prüfungsergebnisse können graphisch dargestellt werden und ermöglichen eine anschauliche Visualisierung.

Als letzter Schritt kann auch die Berichtserstellung bzw. erforderliche Berichtskorrekturen völligen unproblematisch jederzeit remote abgewickelt werden.

Vorteile überwiegen, aber es gibt dennoch Grenzen

Die Vorteile einer digitalen Wirtschaftsprüfung liegen sehr deutlich auf der Hand:

Aufgrund des vermehrten Einsatzes von Datenanalysen erhöht sich die Prüfungssicherheit.
Mittels der Datenanalysen ist eine gezieltere Auswahl der aussagebezogenen Prüfungshandlungen möglich; damit geht eine teilweise Reduzierung einher. Dies hat weiterhin zur Folge, dass eine geringere Belastung der Mitarbeiter beim Mandanten auftritt.
Absolute Flexibilität hinsichtlich den Arbeitszeiten (in aktuellen Zeiten Anpassung an die offenen Zeitfenster des Mandanten bzw. Berücksichtigung von Sperrzeiten bezüglich Kinderbetreuung auf Seiten des Mandanten bzw. Rödl & Partner)
Komplette Flexibilität auf Grund elektronischer Datenablage hinsichtlich des Arbeitsortes der einzelnen Mitarbeiter
Zeitvorteile durch Wegfall von längeren Fahrtwegen, Verkehrsbehinderungen

An Grenzen stößt die digitale Wirtschaftsprüfung jedoch in folgenden Fällen:

Inventurbeobachtungen erfordern Anwesenheit vor Ort
Notwendige Durchführung einer Vorprüfung zur Prozessaufnahmen bzw. des „Walk-trough“, sofern nicht schon die nächste Stufe der Digitalisierung mit dem Einsatz von Process Mining erreicht ist
Unterschriften bzw. das Verfassen eines Bestätigungsvermerks erfordern zumindest kurzfristiges „Vor-Ort-sein“ oder die Nutzung von Postwegen
Binden / Drucken von Prüfungsberichten

Die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung steigert für alle Beteiligten die Effizienz und Transparenz.

Eine digitale Prüfung ist bei Vorliegen gewisser Eckpunkte in jedem Unternehmen möglich. Dies stellt in Zeiten, in denen der persönliche Kontakt aufgrund Ausgangsbeschränkungen gemieden werden sollen, eine sinnvolle Variante dar, die, wenn man diese liebgewonnen hat, auch im normalen Prüfungsalltag ihren Siegeszug feiern wird.

Unternehmer, die auf digitale Prüfung umstellen wollen, kommen in der derzeitigen Lage sogar der ihr obliegenden Fürsorgepflicht in einem erheblichen Maße nach, da sie die Unternehmensbelegschaft vor weiteren, nicht zwingend notwendigen Kontakten schützen. Aber damit nicht genug: Mit der Digitalisierung der Wirtschaftsprüfung ist bereits heute, unabhängig weiterer Faktoren, die nicht beeinflusst werden können, die Einhaltung von Fristen gewährleistet, so dass ein Organisationsverschulden, das bußgeldbewährt sein kann, mindestens minimiert, wenn nicht sogar ausgeschlossen werden kann.

Ein Grund mehr, sich der digitalen Wirtschaftsprüfung zuzuwenden!