Compliance im Gebäudebetrieb: Betreiberverantwortung verlässlich wahrnehmen

veröffentlicht am 22. November 2018

Das Stichwort Betreiberverantwortung ist in der Immobilienbranche inzwischen ein Standardthema. Darunter versteht man die Normenkonformität im Bereich des Gebäudebetriebs – sowohl im Hinblick auf das Gebäude und seine technische Ausstattung selbst als auch auf seine Nutzung, z.B. als Arbeitsstätte. Die externen Anforderungen aus Gesetz und technischem Regelwerk sind dabei sehr vielfältig und im Detail den unterschiedlichen Akteuren schwer zuzuordnen. Compliance im Gebäude­betrieb erfordert deshalb eine systematische und gut strukturierte Vorgehensweise auf Basis eines wohl überlegten PDCA-Projektansatzes.

§ 130 OWiG ist eine grundlegend orientierende Norm auch bei der Frage, wie an das Thema Compliance im Gebäudebetrieb heranzugehen ist. Es geht also auch in dem Bereich um sehr klare Organisationsverpflich­tungen, die sich in einer Vielzahl sehr unterschiedlicher Gesetze und Regelwerke konkretisieren. Dieses Segment der Compliance unterscheidet sich damit strukturell nicht von anderen in der Wahrnehmung des Themas höher priorisierten Segmenten. Die Konsequenzen, die aus Regelverstößen resultieren, können von Sachschäden und ggf. nicht greifendem Versicherungsschutz, über öffentlich-rechtliche Bußgeld­androhungen, signifikanten Imageschäden bis zu Personenschäden – etwa durch Arbeitsunfälle – etc. reichen. In den seltensten Fällen handelt es sich dabei um existenzbedrohende Konsequenzen. Dennoch sollte dieser Bereich nicht unterschätzt und seitens der Verantwortlichen im Unternehmen entsprechend priorisiert werden.

Wer Compliance im Umgang mit gewerblich genutzten Gebäuden sicherstellen will, muss sich zunächst vergegenwärtigen, dass der Gesetzgeber im Kontext des Gebäudebetriebs grundsätzlich 2 Adressaten kennt: Zum einen den Eigentümer eines Gebäudes, zum anderen dessen Nutzer.

Den Adressaten weist der Gesetzgeber Aufgaben zu, die u.a. zum Ziel haben, Rechtsgüter der Allgemeinheit und der Umwelt zu schützen bzw. den Nutzern einer Immobilie eine sichere Arbeitsumgebung zu bieten. Der 1. Schritt auf dem Weg zur Compliance im Gebäudebetrieb ist daher die Analyse der zutreffenden externen Anforderungen. Hier herrscht in nahezu allen Unternehmen im besten Fall Unkenntnis, im schlechtesten Verunsicherung. Die entsprechenden Anforderungen finden sich in einer Vielzahl von europäischen Rechtsakten, nationalen und lokalen Gesetzen sowie im nachgeordneten technischen Regelwerk. Aber auch Genehmigungs­bescheide mit den darin formulierten Auflagen und sogar Herstellvorschriften können Handlungsaufforderungen aus dem Umfeld der Betreiberverantwortung enthalten.

Erst wenn für ein Objekt und die dazu gehörende Nutzung geklärt ist, welche Aufgaben erfüllt werden müssen, um compliant zu sein, kann die Frage beantwortet werden, wen welche tatsächliche Handlungs­verpflichtung im Einzelnen trifft. Denn i.d.R. obliegen diese Aufgaben nach einer Vielzahl von internen und externen Delegationen nicht mehr dem ursprünglichen Adressaten. So hat der Eigentümer, z.B. ein Immobilienfonds, in einer aufeinander aufbauenden Kette Verträge mit Asset-, Property- oder Facility-Managern geschlossen. Dabei wurden – hoffentlich in sich konsistent und lückenlos –  jeweils Aufgaben an die entsprechenden Vertrags­partner verbindlich weitergereicht. Auch im Mietverhältnis werden vielfach Aufgaben, die zunächst vom Eigentümer wahrzunehmen wären, auf den Mieter übertragen. Nutzer, die eine Immobilie für ihre Mitarbeiter als Arbeitsstelle bereitstellen, bedienen sich oft ebenfalls Dienstleistern, die ihnen obliegende operative Aufgabenerledigung in ihrem Auftrag für sie zu übernehmen. Auch wenn die Weitergabe einer Aufgabe nicht dazu führt, vollkommen aus der Verantwortung entlassen zu werden, so wandelt sich die Aufgabe des ursprünglichen Adressaten doch von einer operativen Handlungsverpflichtung in eine, i.d.R. stichprobenartige, Überwachungsverpflichtung mit deutlich anderen, leichter erfüllbaren Anforderungen.

Bei den Anforderungen an den rechtskonformen Gebäudebetrieb kommt erschwerend hinzu, dass insbe­sondere im Bereich des technischen Regelwerks (DIN, VDE, VDI, etc.) mit seinen konkreten operativen Anforderungen pro Jahr etwa 20 Prozent der bestehenden Rechtsquellen überarbeitet werden. Schon deshalb ist die Eta­blierung eines sachgerechten PDCA-Zyklus mit seinen regelmäßig wiederkehrenden Elementen von großer Bedeutung und letztlich unabhängig davon, welche Rolle der jeweilige Akteur innerhalb der Gesamt­ver­ant­wortung wahrnimmt (Eigentümer, Mieter, Pächter, Arbeitgeber, Dienstleister etc.).

Seit Inkrafttreten der damals wie heute sehr grundlegenden Betriebssicherheitsverordnung vor fast 15 Jahren haben Marktbeteiligte, Verbände und Regelsetzer, wie z.B. der Branchenverband GEFMA, verstärkt an Lösungen zum Umgang mit der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung gearbeitet und ihre Ergebnisse veröffentlicht^[1]. Dabei sind sämtliche Mosaiksteine entstanden, die für eine rechtssichere Wahrnehmung der Betreiber­verant­wortung und damit eine Compliance im Gebäudebetrieb erforderlich sind.

Demnach sind dafür 4 wesentliche Schritte erforderlich:

1. Transparenz schaffen – Welche externen Anforderungen an Gebäude und Nutzer bestehen? („Plan”)
   
2. Zuständigkeit klären – Wer ist für die operative Ausführung für die gestellten Anforderungen zuständig? („Do”)
   
3. Kontrolle gewährleisten – Wie wird sichergestellt, dass an Dritte übertragene Aufgaben tatsächlich in vereinbarter Art und Umfang erledigt werden? („Check”)
   
4. Erkenntnisse umsetzen – Wie wird gewährleistet, dass in Schritt 3 gefundene Erkenntnisse zu einer Optimierung des Gesamtprozesses genutzt werden? („Act”)

Durch die Nutzung von IT-gestützten Instrumenten – vom building information modeling (BIM) über gebäudebetriebsspezifische Regelwerksdatenbanken bis zu intelligenten Datenräumen – werden die vorstehenden Überlegungen zwischenzeitlich durch praxisorientierte digitale Lösungen sehr gut unter­stützt. Eigentümer, Eigentümervertreter und Nutzer können sowohl konzeptionell als auch mit Blick auf die Umsetzung in der unternehmerischen Praxis bereits auf erprobte Instrumente zurückgreifen und Compliance-Projekte im Gebäudebetrieb so effizient und effektiv umsetzen.

Fazit

Die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung ist als Teilaspekt der Compliance in der unternehmerischen Realität angekommen. Sie betrifft alle Bestandshalter und Unternehmer. Die Schwierigkeiten bei der strukturierten Herangehensweise sind auf Grund der Vielzahl der zu Grunde liegenden Rechtsquellen nachvollziehbar, durch eine systematische Aufarbeitung des Themas in den letzten etwa 15 Jahren inzwischen aber sehr gut und effizient bearbeitbar. Compliance im Gebäudebetrieb ist daher inzwischen jederzeit darstellbar und kann so einen wichtigen Beitrag zur Compliance-Strategie eines Unternehmens leisten.