Kommunikation zwischen Abschlussprüfer und Aufsichtsrat

zuletzt aktualisiert am 4. September 2019 | Lesedauer ca. 3 Minuten Die Kommunikation zwischen Abschlussprüfer und Aufsichtsrat ist zunächst ein institutionalisierter Prozess, der grundsätzlich über § 171 Abs. 1 AktG vorgesehen und legitimiert ist. Auf Seiten des Aufsichtsrats findet sie i.d.R. über den Prüfungsausschuss statt. Die grundlegenden Pflichten für den Abschlussprüfer ergeben sich ebenfalls aus den gesetzlichen Regelungen, d.h. Teilnahme an den Verhandlungen des Aufsichtsrates oder des Prüfungsausschusses über den Jahres- bzw. Konzern­abschluss sowie Berichterstattung über wesentliche Ergebnisse aus der Prüfung, insbesondere hinsichtlich wesentlicher Schwächen des internen Kontroll- und Risikomanagement­systems bezogen auf den Rechnungslegungsprozess.  Bei der Abschlussprüfung sollte sich die Zusammenarbeit aber nicht auf das gesetzliche Mindestmaß be­schrän­ken. Vielmehr beinhalten die internationalen Prüfungsstandards (ISA) und diesen folgend die deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung (IDW PS) darüber hinaus grundsätzlich für alle Abschluss­prüfungen Anforderungen an die Kommunikation mit den für die Überwachung Verantwortlichen. Darunter ist nicht nur ein institutionalisierter Aufsichtsrat zu verstehen, sondern allgemein „die Personen oder Organe, die zumindest verantwortlich sind für die Aufsicht über die strategische Ausrichtung des Unter­nehmens und die Überwachung der Einhaltung der Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Rechen­schafts­legung des Unter­nehmens.” Im Zweifel ist es Aufgabe des Abschlussprüfers, aufgrund des von ihm gewonnenen Verständnisses von der Führungs- und Überwachungsstruktur des Unternehmens die entsprechenden Personen oder Organe zu identifizieren und die Ansprechpartner für die erforderliche Kommunikation – ggf. in Abstimmung mit den Organen des Unternehmens – festzulegen. So können bspw. bei OHG oder GmbH ohne Aufsichtsrat die Geschäfts­führung insgesamt oder bei GmbH die Gesellschafter­ver­sammlung oder ein Ausschuss derselben die für die Überwachung Verantwortlichen im Sinne der Prüfungsstandards darstellen. Wenn ein Beirat existiert, kann auch dieser in Betracht kommen, sofern er überwachende Funktion hat. Zielsetzung und Funktion der Kommunikation Die Kommunikation beinhaltet zunächst Mitteilungen des Abschlussprüfers über den Ablauf der Prüfung, dabei ggf. auftretende Besonderheiten und Probleme sowie über Prüfungsfeststellungen und Prüfungs­ergebnisse. Allerdings ist darüber hinaus eine wirksame wechselseitige Kommunikation anzustreben. Sie dient zur Unterstützung des Abschlussprüfers und der für die Überwachung Verantwortlichen, um prüfungsbezogene Sachverhalte im Zusammenhang zu verstehen und eine konstruktive Arbeitsbeziehung zu entwickeln,des Abschlussprüfers im Hinblick auf die Erlangung von prüfungsrelevanten Informationen undder für die Überwachung Verantwortlichen im Hinblick auf deren Verantwortung für die Aufsicht über den Rechnungslegungsprozess. Die Bedeutung, die der Kommunikation beigemessen wird, zeigt sich daran, dass aufgrund der EU-APrVO bei Unternehmen von öffentlichem Interesse Angaben dazu in den Prüfungsbericht aufzunehmen sind (siehe hierzu „Der Prüfungsbericht: Spezialregelungen für Unternehmen von öffentlichem Interesse”). Bei Unternehmen von öffentlichem Interesse (PIE) bildet die Kommunikation mit für die Überwachung Verantwortlichen darüber hinaus die Grundlage für die Auswahl der besonders wichtigen Prüfungssachverhalte (Key Audit Matter – KAM), die in den Bestätigungsvermerk aufzunehmen sind (vgl. hierzu Beitrag „Key Audit Matters (KAM)”). Gegenstand und Inhalt der Kommunikation Im Zusammenhang mit der Reform der Abschlussprüfung durch die EU sowie die parallel dazu vorge­nommene Überarbeitung der Prüfungsstandards zum Bestätigungsvermerk (vgl. Beitrag „Der Bestä­ti­gungs­vermerk des Abschlussprüfers”) hat das IDW auch eine Neufassung des IDW Prüfungs­standards: Grundsätze für die Kommunikation mit den für die Überwachung Verantwortlichen (IDW PS 470 n.F.) vorgelegt, der den entsprechenden modifizierten ISA umsetzt. Demnach ist insbesondere über Folgendes zu kommunizieren:die Verantwortung des Abschlussprüfers für die Bildung und Abgabe eines Prüfungsurteils,den geplanten Umfang und geplanten zeitlichen Ablauf der Abschlussprüfung; hierzu gehört auch die Kommunikation über die identifizierten bedeutsamen Risiken und ggf. weitere Sachverhalte im Zusammenhang mit der Prüfungsplanung,die Auffassung des Abschlussprüfers zu bedeutsamen qualitativen Aspekten der Rechnungslegung (insbesondere Rechnungslegungsmethoden, geschätzte Werte, besonders sensitive Angaben im Abschluss, Auswirkungen von bedeutsamen Geschäftsrisiken oder Risiken im Zusammenhang mit Geschäftsvorfällen außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit);während der Abschlussprüfung aufgetretene bedeutsame Probleme, bedeutsame mit dem Management besprochene Sachverhalte und angeforderte schriftliche Erklärungen,Sachverhalte mit Auswirkungen auf den Bestätigungsvermerk (Einschränkung, Versagung, Hinweise, besonders wichtige Prüfungssachverhalte – siehe Beitrag „Key Audit Matters (KAM) im Bestätigungs­vermerk von kapitalmarktorientierten Unternehmen”) sowie sonstige bedeutsame Sachverhalte mit Relevanz für die Aufsicht über den Rechnungslegungsprozess (z.B. Änderungen der Prüfungsstrategie im Laufe der Abschlussprüfung). Bei Unternehmen von öffentlichem Interesse (PIE) hat der Abschlussprüfer zudem eine schriftliche Erklärung zur Unabhängigkeit des Prüfungsteams und anderer Personen in seiner Praxis sowie der Praxis selbst abzugeben. Bei kapitalmarktorientierten PIE ist darüber hinaus eine schriftliche Mitteilung von Beziehungen und Sachverhalten, von denen angenommen werden kann, dass sie sich auf die Unab­hängigkeit auswirken können, erforderlich: hierzu gehören auch die Honorare des Abschlussprüfers und von Mitgliedern seines Netzwerks für abschlussprüfungsbezogene und andere Leistungen während des im Abschluss abgebildeten Zeitraums.   Durch die erweiterten und präzisierten Kommunikationspflichten im Zusammenhang mit der EU-Abschluss­prüferreform kann sich die Transparenz des Prüfungsprozesses für den Aufsichtsrat bzw. ein anderes Aufsichtsgremium erhöhen. Im Gegenzug hat der Aufsichtsrat aber auch die Möglichkeit, Prüfungsschwer­punkte an den Abschlussprüfer zu adressieren. Das gilt als erprobtes Mittel der Intensivierung der Zusammenarbeit und unterstützt den Aufsichtsrat bzw. den Prüfungsausschuss bei der Erfüllung seiner Überwachungspflichten in Bezug auf den Rechnungslegungsprozess und das interne Kontrollsystem. Somit ergeben sich Ansatzpunkte zur besseren gegenseitigen Unterstützung von Aufsichtsgremium und Abschluss­prüfer und damit zur Steigerung der Effizienz der Überwachungstätigkeit auf beiden Seiten.