Interim-Management: Chance zur Veränderung und Verbesserung bestehender Abläufe und Prozesse

zuletzt aktualisiert am 3. Februar 2021 | Lesedauer ca. 4 Minuten

 
Interim-Management oder Management auf Zeit hat sich seit rund 40 Jahren im deutschen Mittel­stand zunehmend etabliert – die Vor­teile dafür lie­gen auf der Hand: Flexibler Ein­satz von erfahrenen, fach­lich qualifizierten Führungs­kräften, deren hohe und nahezu un­ein­geschränkte Verfüg­barkeit, un­mittelbarer Know-how-Transfer und – und mit am wichtigsten – die kurzfristige Problem­lösung! Das alles sind durch­aus starke Argumente, denen jedoch die nicht zu ver­nach­lässigenden Kosten für den Arbeits­einsatz der Mit­arbeiter­innen und Mit­arbeiter des Interim-Managements gegen­über­stehen. Aber wie im Einzelnen am besten vorgehen, um aus dem Interim-Manage­ment eine Erfolgs­geschichte zu stricken? Wie die mit einem Mal vor­handenen, zu­sätzlichen Ressourcen ef­fektiv und ef­fizient nutzen; wie das Interim-Management nahtlos integrieren; wie nach innen und außen idealer­weise kom­munizieren?

• Angebote kennen »

• Chancen nutzen »

• Aufgaben bewältigen »

• Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen »

• Kosten optimieren »

• Fazit »

Angebote kennen

Die Anlässe für einen kurzfristigen Personalbedarf im Unternehmen sind vielfältig, jedoch regelmäßig unge­plant bzw. faktisch oft nur schwer vorhersehbar: Plötzliche personelle Veränderungen durch Krankheit oder Kündigung, veränderte Kunden- oder Marktanforderungen, weitreichende Umstrukturierungen, nicht hinreichend qualifizierte Mitarbeiter, ein viel zu träger Arbeitsmarkt – das Unternehmen braucht händeringend einen Spezialisten, findet aber auf dem ersten Arbeitsmarkt keinen, zumindest nicht schnell genug. Hier können Interim-Manager schnell und unkompliziert in die Bresche springen. Deshalb ist es hilfreich, den Beratungsmarkt für bestimmte Kernfunktionen im Unternehmen rechtzeitig zu sondieren; im Idealfall kennen sich Unternehmen und Interim-Manager bereits. Und: Der Interim-Manager wird nach einer kurzen Phase der Einarbeitung und Problemanalyse sehr schnell sagen können, ob weiterer kurzfristiger Personalbedarf im Unternehmen besteht, den er ggf. durch sein eigenes Beratungsnetzwerk, für das er arbeitet, abdecken kann. Die höheren Kosten für die Mitarbeiter des Interim-Managements sind immer dann gerechtfertigt, wenn drohende oder bereits beginnende Erosionsprozesse im Unternehmen nachhaltig und v.a. schnell gestoppt werden können. Deshalb muss der Interim-Manager auch mit den geeigneten personellen und technischen Kapazitäten ausgestattet werden, denn viele Problemstellungen stellen sich im Laufe eines Interim-Projektes als schwerwiegender und arbeitsintensiver heraus als sie im Vorhinein wahrgenommen worden sind.

Chancen nutzen

Wenn schon Interim-Management, dann aber auch richtig! Soll heißen, dass sich die höheren Kosten für Mitarbeiter des Interim-Managements tatsächlich für das Unternehmen rentieren müssen. Wie geht das? In erster Linie bringt der Interim-Manager einen regelmäßig unverstellten Blick auf die Problemlage(n) im Unter­nehmen mit – ihn interessiert nicht die Vergangenheit und ihn tangiert auch nicht persönlich, welche gegen­seitigen Abhängigkeiten oder Verstrickungen im Unternehmen herrschen. Er arbeitet ausschließlich an den ihm übertragenen Aufgabenstellungen und an einer effektiven Problemlösung. D.h. ein Interim-Manager sieht und erkennt auch aufgrund seiner Erfahrungen mehr als man selbst glauben oder ihm auf den ersten Blick zutrauen würde. Die Chance gilt es zu nutzen, wobei allerdings die Verantwortlichen darauf achten müssen, dass der Interim-Manager nicht für Nebensächliches, für Klein-Klein oder als Sprachrohr für Sonderinteressen „missbraucht” wird – dafür ist er dann tatsächlich viel zu teuer! Es gilt das vorhandene Spezial-Know-how und die Erfahrung des Interim-Managers in Problemlagen anzuzapfen, zu nutzen und ins Unternehmen zu übertragen. Genau dafür ist er da. Wie jedoch soll man das angehen?

Aufgaben bewältigen

Der Interim-Manager wird dort eingesetzt, wo die Not am ärgsten empfunden wird. Ein erfahrender Interim-Manager ist ein geduldiger Zuhörer, ein auf Ausgleich bedachter Moderator und ein motivierender Kommuni­kator: Er lässt seine Ansprechpartner (aus-) reden; mit zunehmenden Kenntnissen und Informationen wird er immer detailliertere und präzisere Fragen stellen und Experten im Unternehmen zusammenbringen, um zu erfahren, wer die Wissens- und Machtträger, wer die Förderer und Blockierer in dem Unternehmensbereich sind, in dem er zum Einsatz kommt. Nach der Einarbeitungs- und Analysephase wird der Interim-Manager die ihm übertragenen Auf­gaben/Problem­stel­lungen in drei Kategorien unterteilen:   

• Sofort
• Wichtig
• Unbedingt zu delegieren.

Den Sofort-Aufgabenstellungen widmet der Interim-Manager i.d.R. 80 Prozent seiner Zeit, ohne dabei die anderen wichtigen Prozessabläufe aus den Augen zu verlieren; den Rest muss er schnellstens delegieren, das gehört nicht zu seinem Aufgabenfeld. Durch die 80/20-Aufteilung erzielt er zügig nachweisbare positive und motivierende Ergebnisse, um schrittweise die wichtigsten Aufgaben nachhaltig zu bewältigen.

Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

Wann agiert ein Interim-Manager erfolgreich? Wenn er den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in seinem Aufgabenbereich aufmerksam zuhört, wenn er sich ihre Probleme und Nöte ausführlich, aber nicht weit- und zu abschweifend schildern lässt und, wenn er seine Mitarbeiter schlicht und einfach ernst nimmt, ihnen auf Augenhöhe begegnet. Der Schlüssel zur erfolgreichen Problemlösung im Interim-Management liegt darin, vorhandene Ressourcen und Problem­lösungs­fähig­keiten von einzelnen Mitarbeitern zu erkennen, einzufordern und angemessen einzusetzen. Das stellt oft bereits weit mehr als die halbe Miete einer Problemlösung dar, das ist auch deutlich mehr als die eigene, isolierte Arbeitsleistung eines Interim-Managers. Die Mitarbeiterzu­friedenheit wird bei aller zusätzlichen Arbeitsbelastung steigen, weil sich Mitarbeiter – endlich – ernst- und angenommen fühlen, weil sie einen kompetenten Ansprechpartner zur Verfügung stehen haben; sie werden bereit sein, dem Interim-Manager auf dessen Weg zu folgen, denn sie erkennen intuitiv, dass sich dadurch ihre individuelle Arbeitssituation schrittweise verbessern wird. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt geradezu zwangsläufig.

Kosten optimieren

Im Idealfall wird es einem Interim-Manager gelingen, aufgrund seiner von ihm bereits kurzfristig gesetzten Impulse („Neue Besen kehren gut”!) suboptimale oder gar zum Erliegen gekommene Prozesse zeitnah wieder ins Laufen zu bringen bzw. erfolgreich zu reorganisieren und damit automatisch Mitarbeiter deutlich besser zu positionieren. Das wird neue Kräfte freisetzen, die sich mittelfristig auch an besseren Leistungskennzahlen festmachen lassen. Allerdings unterliegen Interim-Manager unter­nehmens­spezifischen Restriktionen – diese gilt es von den Verantwortlichen so gering wie möglich zu halten. Ein erfahrener Interim-Manager wird darauf hinweisen, wenn er nicht effektiv und effizient arbeiten kann. Vorhandene Hindernisse und vom Interim-Manager erkannte und benannte Restriktionen, auch Blockierer, gilt es zu minimieren bzw. einzubremsen, dann werden Potenziale für Verbesserungen und Kostenoptimierungen zu heben sein, schneller als im Vorhinein zu erwarten war. Aber die Verbesserung mancher Prozesse und Abläufe benötigt im Interim- wie im Ver­änder­ungs­prozess ihre Zeit, hier braucht es Durchhaltevermögen, Optimismus und viel Kondition, über die ein erfahrener Interim-Manager glaubwürdig verfügt. Ein erfolgreicher Interim-Manager wird deshalb im Ergebnis immer auch Kosten senken, weil er Prozesse, Abläufe und Mitarbeitereinsätze effektiver gestalten kann. Wenn er richtig gut ist, bewältigt er die ihm übertragenen Aufgabenstellungen und ist im Endeffekt deutlich mehr wert als er kostet.

Fazit

Interim-Management eröffnet eine Chance zur Veränderung und Verbesserung bestehender Abläufe und Prozesse im Unternehmen. Ein erfahrener Interim-Manager nutzt konsequent sich ihm bietende Chancen, löst zielorientiert Probleme, kümmert sich auf Augenhöhe um Mitarbeiter, hebt deren Zufriedenheit und unterstützt das Unternehmen dabei, Kosten zu optimieren. Interim-Management ist damit weit mehr als nur eine einfache Problemlösung, Interim-Management ist Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses im Unternehmen.