Die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung: Erste Analyse des Entwurfes eines BMF-Schreibens und dessen Auswirkungen

Im Mittelpunkt des BMF-Schreibens steht die obligatorische Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich. Die Neuerungen umfassen:

Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind bestimmte Umsätze, die steuerlich anders behandelt werden oder für die besondere​ Regelungen gelten, wie zum Beispiel:

Übergangsregelungen: Flexibilität beim Wechsel zur E-Rechnung

Eine wesentliche Rolle spielen die Übergangsregelungen, die unterschiedliche Fristen für verschiedene Unternehmensgrößen und Sektoren vorsehen. Kurz zusammengefasst:
 
Bis zum 31. Dezember 2026 ist es Unternehmen noch erlaubt, Rechnungen in Papierform auszustellen. Die Rechnungsstellung in einem anderen elektronischen Format ist möglich. Hierfür bedarf es der Zustimmung des Empfängers (wie bisher). Die Zustimmung erfordert keiner besonderen Form. Es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger bestehen.
Kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro profitieren von einer verlängerten Anpassungsphase bis zum 31. Dezember 2027.

Alle anderen Unternehmen können befristet bis zum 31.12.2027 statt einer E-Rechnung, die Rechnungsstellung und -übermittlung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) vornehmen (mit Zustimmung des Empfängers).
 
Diese Übergangsfristen bieten Unternehmen eine Flexibilität und die nötige Zeit, um sich auf die neuen Standards einzustellen.
 
Da die Übergangsregelungen für das Ausstellen von Rechnungen gelten, ist die Annahmemöglichkeit hingegen bereits zum 01.01.2025 verpflichtend einzuführen. Dies betrifft auch juristische Personen des öffentlichen Rechts. Unabhängig von der Höhe des in Anspruch zu nehmenden Vorsteuerabzugs ist bei Vorliegen der Voraussetzungen eine E-Rechnung an eine juristische Person des öffentlichen Rechts zu erteilen. Dies gilt nach dem Entwurf ausdrücklich auch dann, wenn die Lieferung nach § 15 Absatz 1 Satz 2 UStG nicht als für das Unternehmen bezogen gilt oder die sonstige Leistung zu einem äußerst geringen Anteil für den unternehmerischen Bereich bezogen wird.
 

Juristische Personen des öffentlichen Rechts: Eine spezielle Betrachtung

Insbesondere juristische Personen des öffentlichen Rechts bedürfen einer besonderen Beachtung. Das BMF-Schreiben stellt klar, dass für Leistungen, die im Rahmen des Unternehmens einer öffentlichen Institution ausgeführt werden, ebenfalls eine E-Rechnung zu erstellen ist. Dies bedeutet, dass auch Einrichtungen wie Kommunen oder staatliche Betriebe, die wirtschaftlich tätig sind, die neuen Bestimmungen implementieren müssen. Die Digitalisierung erfasst somit auch den öffentlichen Sektor, der sich auf die elektronischen Rechnungsformate vorbereiten und Anpassungen in den Verwaltungssystemen vornehmen muss.

Für die Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung ist es unerheblich, ob die Leistung auf zivilrechtlicher oder öffentlich-rechtlicher Grundlage ausgeführt wird, solange über eine umsatzsteuerbare Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Unabhängig von einer Verpflichtung z. B. nach der ERechV unterliegen daher auch juristische Personen des öffentlichen Rechts unter den übrigen Voraussetzungen der umsatzsteuerrechtlichen Pflicht zur Ausstellung und der Notwendigkeit zum Empfang einer E-Rechnung.

Wird eine Leistung zu einem Teil im Rahmen des Unternehmens und zu einem anderen Teil aus dem nichtwirtschaftlichen Bereich i. e. S. ausgeführt, handelt es sich nicht um eine einheitliche Leistung, sondern um zwei umsatzsteuerrechtlich selbstständig zu beurteilende Vorgänge. Besteht für die im Rahmen des Unternehmens ausgeführte Leistung die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung und werden diese beiden Leistungen in einer Rechnung abgerechnet, ist die Rechnung insgesamt als E-Rechnung zu erteilen.

 

Konsequenzen für das Tagesgeschäft

Die Auswirkungen sind nicht zu unterschätzen: Unternehmen müssen ihre internen Prozesse und IT-Systeme anpassen und Mitarbeiter auf die elektronische Rechnungsstellung vorbereiten. Vor allem das IT-Personal und die Buchhaltung stehen vor Herausforderungen, da Softwareaktualisierungen und Schulungen erforderlich werden.

Vorkehrungen und praktische Schritte

Um auf diese Änderungen adäquat zu reagieren, empfiehlt sich:​

• Die Überprüfung der vorhandenen Rechnungssoftware auf Kompatibilität mit den erforderlichen strukturierten Formaten.
• Die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf Verarbeitungs- und Speicherungsprozesse im Kontext von E-Rechnungen.
• Die Einrichtung eines Systems zum Empfang und Versenden von E-Rechnungen, um die elektronische Übermittlung sicherzustellen.
  

Mit der Verbindlichkeit der E-Rechnung betreten wir offiziell ein neues digitales Kapitel im Umsatzsteuerrecht. Gerade weil sich das Fundament der Rechnungsstellung maßgeblich wandelt, ist es essenziell, sich als öffentliche Verwaltung proaktiv mit den Anforderungen auseinanderzusetzen und frühzeitig die Weichen für die Zukunft zu stellen. Diese Entwicklung bietet die Gelegenheit, interne Prozesse zu modernisieren und die Effizienz im ​​​Rechnungswesen zu steigern.
 
Die digitale Transformation des Rechnungswesens eröffnet Chancen, stellt aber auch viele Unternehmen und die öffentliche Verwaltung vor Herausforderungen. Als Branchenexperten bieten wir professionelle Unterstützung bei der Umstellung auf die neuen gesetzlichen Vorgaben und unterstützen Sie bei der Implementierung der erforderlichen Änderungen.​