Sabbatical – Herstellung einer angemessenen Work-Life-Balance

Für Unternehmen wird es immer schwieriger, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und diese an das Unternehmen zu binden. Das Thema Employer-Branding rückt daher zunehmend in den Vordergrund. Bei Arbeitnehmern nimmt dabei die Work-Life-Balance (d.h. eine möglichst flexible Gestaltung der Arbeitszeiten) einen immer höheren Stellenwert ein. Unternehmen sind daher bestrebt, Regelungen zu treffen, die die unterschiedlichen Lebenslagen der Mitarbeiter in verstärktem Maße berücksichtigen. Eine Flexibilisierung der individuellen Arbeitszeiten kann durch sog. Gleitzeit- oder Flexikonten zum kurzfristigen Ausgleich innerhalb eines Jahres oder durch Langzeitkonten erreicht werden.

Freistellung: Langzeitkonten und Familienpflegezeit

Häufig gibt es Situationen, in denen gerade auch jüngere, motivierte Arbeitnehmer für zusätzliche Qualifikations- und Fortbildungsmaßnahmen (MBA, Promotion) längere Freistellungsphasen in Anspruch nehmen wollen und dies bereits bei der Wahl ihres Arbeitgebers berücksichtigen oder gar als maßgebendes Auswahlkriterium ansehen. Ebenso kann eine solche Auszeit aufgrund der familiären Situation (bspw. zur Pflege von Angehörigen) kurzfristig erforderlich werden.

Im Gegensatz zu den Gleitzeitkonten trifft bei diesen sog. Langzeitkonten der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer eine Vereinbarung über die Dauer der Arbeitsphase und der darauffolgenden Freistellungsphase. Diese enthält ebenfalls eine Regelung zur Vergütung, die im Regelfall in der Ansparphase im Vergleich zur Regelvergütung abgesenkt ist, dafür aber als Ausgleich auch in der Freistellungsphase fortgezahlt wird. Grundsätzlich möglich kann auch ein sog. inverses Modell sein, d.h. mit einer vorgelagerten bezahlten Freistellungsphase und einem erst nachgelagertem Erdienungszeitraum bei verminderter Vergütung.

Ein nach dem Willen des Gesetzgebers geförderter Sonderfall ergibt sich aus dem Familienpflegezeitgesetz (FPflZG). Danach besteht zudem gemäß § 3 FPflZG die Möglichkeit, dass der Beschäftigte unter bestimmten Voraussetzungen ein zinsloses Darlehen des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben in Anspruch nehmen kann.

Bereits im Rahmen der Vertragsgestaltung sind zahlreiche Punkte zu beachten:

Zu denken ist insbesondere daran, dass der Arbeitnehmer während der Ansparphase, der Freistellung oder nach bezahlter Freistellung selbst aus dem Unternehmen ausscheidet.
Daneben sind die sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben zu beachten, sodass der Mitarbeiter auch während des Freistellungszeitraums ausreichend abgesichert ist. Dies setzt bspw. eine Insolvenzabsicherung der während der Arbeitsphase angesammelten Wertguthaben nach § 7d Abs.3 in Verbindung mit § 7e SGB IV voraus.
Aus lohnsteuerlicher Sicht fließt dem Arbeitnehmer grundsätzlich (während der Ansparphase) nur der verminderte Teil der Vergütung zu, der zunächst aufgrund des Zuflussprinzips der Lohnsteuer unterliegt. Der zunächst in dieser Phase nicht gezahlte Ansparbetrag, der erst während der Freistellungsphase an den Arbeitnehmer gezahlt wird, unterliegt grundsätzlich auch erst mit der Zahlung der Lohnsteuerpflicht.

Zu beachten: Sabbatical und Mindestlohn

Seit 01. Januar 2015 ist nunmehr das Mindestlohngesetz in Kraft, das einen Mindestbruttolohn von 8,50 Euro brutto je Zeitstunde vorschreibt. Der Mindestlohn ist grundsätzlich spätestens bis zum letzten Bankarbeitstag zu zahlen, der auf den Monat folgt, in dem die Arbeitsleistung erbracht wurde. In Einzelfällen kann deshalb dieses Thema auch bei Sabbatical-Modellen relevant sein, wenn diese Grenze aufgrund der Herabsetzung der Vergütung während der Arbeitsphase unterschritten werden sollte.

Ausnahmen sieht das Gesetz nur in eng begrenzten Fällen vor. Dies betrifft den Sonderfall eines grundsätzlich schriftlich zu vereinbarenden Arbeitszeitkontos, soweit darin geleistete Mehrarbeitszeiten eingestellt werden, die über die vertraglich vereinbarten Zeiten hinaus erbracht werden. Hierbei muss nach den Vorgaben für Kurzzeitkonten eine Auszahlung oder ein Freizeitausgleich innerhalb von 12 Kalendermonaten nach der Erfassung dieser Arbeitszeiten erfolgen. Daneben sieht das Mindestlohngesetz in § 2 Abs.3 für Wertguthabenvereinbarungen im Sinne des SGB IV eine weitere Ausnahme vor, wenn das in das Wertguthaben eingebrachte Arbeitsentgelt nach den Vorgaben des Gesetzgebers hinreichend gesichert ist. Wichtig ist daher sowohl für Kurzzeitkonten als auch für die davon zu unterscheidenden Langzeitkonten, dass die zwingenden gesetzlichen Regelungen eingehalten werden, um nicht Gefahr zu laufen, gegen das Mindestlohngesetz zu verstoßen.

Fazit

Im Rahmen eines Sabbaticals kann die individuelle Situation sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers berücksichtigt und mit einer sorgfältigen vertraglichen Gestaltung bestens abgebildet werden. Im Hinblick auf die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Situation sollte die konkrete vertragliche Ausgestaltung zuvor mit den zuständigen Finanzämtern und Sozialversicherungsbehörden abgeklärt werden – damit es nicht später unliebsame Überraschungen gibt.

zuletzt aktualisiert am 09.09.2015

Aus dem Themenspecial

Mitarbeiterbindung – Mitarbeiterbeteiligung: Ideen und Perspektiven aus der Praxis

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Tim Lochner

Master of Science, Prüfungsassistent, Steuerassistent

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