Elektronische Rechnung – Was nun?

​​​​​veröffentlicht am 2. September 2019 | Autor: Christian Weise

​Im Zusammenhang mit der Digitalisierung stehen die Unternehmen der Energiewirtschaft vor zahlreichen Herausforderungen. Als eine Folge davon wird die Anpassung der internen Prozesse notwendig sein. Ein gut vorbereiteter Prozess für den Umgang mit elektronischen Belegen eröffnet enorme Einsparungspotenziale und Möglichkeiten in den Bereichen Prozesstransparenz, Compliance und Performance-Steigerung. Doch was ist hierbei zulässig, welche Übertragungsformen existieren und wie setzt man dies in der eigenen Organisation um?

Ausgangssituation

Die Zielsetzung von effizienten, schnellen und nach Möglichkeit auch automatisierten internen Prozessen wird durch den elektronischen Rechnungsaustausch unterstützt, indem sich manuelle Aufwände reduzieren und Medienbrüche vermeiden lassen. Dennoch ist heute in den Verwaltungen der Energieversorger das analoge Büro vorherrschend. Prozesse finden überwiegend in Papierform statt, teilweise werden Unterlagen zwar gescannt, aber dennoch in Papierform bearbeitet und archiviert. Denken Sie einmal an den Umfang Ihres eigenen Papierarchivs und berücksichtigen Sie eventuelle Kopien, die in den einzelnen Abteilungen zusätzlich noch aufbewahrt werden. Diese Doppelablage an verschiedenen Orten führt zu regelrechten Papierbergen.

Welche Vorteile gehen mit einer Nutzung elektronischer Belege einher?

Eine häufige Reaktion, wenn eine Rechnung in elektronischer Form empfangen wird, ist, diese auszudrucken und als Papierbeleg abzulegen. Diese Vorgehensweise entspricht allerdings NICHT den Anforderungen der Finanzbehörden. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in der überarbeiteten Fassung vom 11. Juli 2019 bestimmen unter Teilziffer 119, dass eingegangene elektronische Dokumente und Unterlagen auch in elektronischer Form aufzubewahren sind. Da im Weiteren die Belege unveränderbar für den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden müssen, ergibt sich hieraus die Anforderung an ein revisionssicheres Archivsystem.

Die Rechnungszustellung

Zunächst ist zu unterscheiden, auf welchem Übertragungsweg eine Rechnung in das Unternehmen gelangt. Üblich sind

• Papierrechnung per Post oder Standard-Fax
• Elektronische Rechnung per E-Mail oder Computer-Fax direkt an Mitarbeiter
• Elektronische Rechnung per E-Mail oder Computer-Fax an zentrales Rechnungseingangspostfach
• Download von elektronischen Rechnungen durch Mitarbeiter.

Papierrechnungen müssen laut den GoBD nicht zwangsweise digitalisiert werden, hier ist aus Gründen der Zumutbarkeit eine Papierablage erlaubt. Eine Digitalisierung dieser Belege sollte zur Effizienzsteigerung dennoch in Betracht gezogen werden.

Rechnungen, die auf elektronischem Weg direkt an einen Mitarbeiter versendet werden, müssen auch elektronisch unverändert in das Archivsystem gespeichert werden. Hierfür ist eine Verfahrensbeschreibung zu erstellen, die den Prozess vom Eingang bis zur Archivierung eindeutig festlegt. Im Allgemeinen ist allerdings von einer Zustellung von Rechnungen an ein persönliches E-Mail-Postfach eher abzuraten, da aus verschiedenen Gründen nicht sichergestellt werden kann, dass eine zeitnahe Bearbeitung erfolgt.

Für die Nutzung eines zentralen Rechnungseingangspostfachs muss ebenfalls eine Verfahrensbeschreibung erstellt werden, wie die unveränderte Speicherung im Archivsystem erfolgt. Der Vorteil bei diesem Übertragungsweg ist jedoch, dass mehrere Mitarbeiter auf dieses Postfach zugreifen können und somit eine zeitnahe Verarbeitung sichergestellt werden kann.

Sollte der Download von Rechnungen (z. B. aus dem Online- Kundenbereich eines Lieferanten) der einzige Weg sein, wie an diese Rechnung gelangt werden kann, so ist für diesen Prozess eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, aus der hervorgeht, wie sichergestellt wird, dass der Beleg vom Download unverändert in das Archivsystem gelangt.

Die Verfahrensdokumentation

Die Erfordernis einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation ergibt sich nicht nur aus den GoBD, sondern zusätzlich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unverfälschbarkeit.

Die eingesetzten Verfahren müssen von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein, d. h. die Verfahrensdokumentation dient als Nachweis der Erfüllung der handels- und steuerrechtlichen Anforderungen.

Wesentliche Bestandteile sind

• die technische Dokumentation,
• die Ablaufdokumentation,
• das Notfallkonzept
• und im Falle der Digitalisierung von Papierbelegen die Scananweisung.

Zwischenzeitlich haben sich Best Practices etabliert, wie eine Verfahrensdokumentation nach Anforderung der GoBD auszugestalten ist.

Das Archivsystem

Für die Implementierung eines Archivsystems existieren zahlreiche Alternativen, die unter Berücksichtigung der Organisationsstruktur, der bereits vorhandenen IT-Systeme sowie der Anzahl der eingehenden Rechnungen betrachtet werden sollten.

Archivsysteme sind nicht nur reine digitale Datenablagen, sondern bieten mittels eines eingebetteten Dokumentenmanagementsystems (DMS) die Möglichkeit, Rechnungen schnell wieder aufzufinden und mit Schlagworten zu versehen. Oftmals unterstützen DMS auch Volltexterkennung und die Einbindung von elektronischen Workflows, womit die Abläufe innerhalb der Fachabteilungen effizienter gestaltet werden können. Eine Sonderform ist das revisionssichere Archivsystem, das Voraussetzung ist für die ordnungsgemäße Archivierung von rechnungslegungsrelevanten Belegen. Nur diese Form kann gewährleisten, dass Belege in ihrer ursprünglichen Form unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt werden können.

Die grundlegenden Voraussetzungen hierfür sind eigentlich bereits bei allen Energieversorgern gegeben, denn die Anforderungen an ein revisionssicheres Archivsystem gelten in gleichem Maße für den EDIFACT-Prozess.

Belegvernichtung dank Revisionssicherheit

Revisionssicherheit beschränkt sich nicht nur auf die Existenz eines Archivsystems, vielmehr müssen alle im Beitrag erwähnten Punkte erfüllt sein und die gesetzlichen Anforderungen aus § 239, 257 HGB und § 146, 147 AO erfüllt werden. Demnach benötigen Sie

• eine ordnungsgemäße Organisation und Anwendung der Prozesse in den Fachabteilungen,
• eine Verfahrensdokumentation, die alle wesentlichen Abläufe beschreibt und
• eine IT-Abteilung, die den Betrieb und die Verfügbarkeit des Archivsystems sicherstellt.

Sind die genannten Punkte erfüllt, so können die meisten Ihrer Papierbelege vernichtet werden. Ausnahme bilden nur Sonderfälle von Belegen, die nach aktueller Auffassung noch im Original aufzubewahren sind. Ob die Revisionssicherheit in Ihrem Unternehmen gegeben ist und Sie Belege vernichten können, zertifizieren wir für Sie nach dem Rechnungslegungsstandard FAIT 3 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW).

Unsere Leistungen für Sie

Im Rahmen einer projektbegleitenden Prüfung nach dem IDW Prüfungsstandard 850 („Projektbegleitende Prüfung bei der Einführung von ERP-Systemen und Softwareentwicklung”) begleiten wir Sie in ausgewählten Projektphasen oder auch während des gesamten Projektes. Wir sind für Sie der Qualitätssicherer und stellen die Einhaltung der relevanten Ordnungsmäßigkeitsanforderungen sicher. Durch den IDW Prüfungsstandard 850 ist ein hoher Qualitätsanspruch für die Prüfung und die Berichterstattung gegeben.

Gerne stehen wir für weitere Informationen zur Verfügung und freuen uns, Sie auf Ihrem Weg zum digitalen Büro begleiten zu dürfen.

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