Wegfall der DFG-Pauschale? Eine neue Leitlinie zur Verwendung der DFG-Programmpauschale ist bis zum 31.12.2022 einzureichen!

​veröffentlicht am 24. August 2022, Autoren: Jan-Claas Hille, Michael Klein, Sebastian Heinke

Die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) gewährt auf Projektausgaben einen pauschalen Zuschlag (die sogenannte Programmpauschale) von 22 % zur Deckung der indirekten Projektkosten. Die Programmpauschale darf dabei unter anderem nicht zur Verstärkung von direkten Projektausgaben verwendet werden, sondern ausschließlich der Deckung der mit der Förderung im Zusammenhang stehenden, indirekten Projektausgaben. Die Beurteilung ist unter einer betriebswirtschaftlichen Betrachtung vorzunehmen. Der Bundesrechnungshof (BRH) hat in seinem Prüfbericht vom Mai 2021 festgestellt, dass die DFG-Programmpauschale in vielen Fällen nicht für den ursprünglich beabsichtigten Zweck verwendet wird und die Verwendung nicht transparent ist. Die Neuregelung der DFG-Verwendungsrichtlinie zum 01.01.2023 bringt dabei wesentlichen Anpassungsbedarf für die Praxis mit sich:

• Erstellung einer Leitlinie zur Verwendung der DFG-Programmpauschale
• Gegenstand der Rechnungsprüfung durch die interne Revision oder dem Jahresabschlussprüfer
• Grundsätzlich gibt es keine Überjährigkeit

1. Hintergrund zur Neuregelung

Der BRH hat in seinem Prüfbericht im Mai 2021 die Herangehensweise der DFG und des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) um die Ausreichung und Prüfung der Programmpauschale umfassend kritisiert. Er stellte fest, dass es hinsichtlich der Mittelverwendung an Transparenz fehlte und die Drittmittel in vielen Fällen zweckfremd verwendet wurden. Mangels ausreichender Verwendungsnachweise konnte er zudem nicht beurteilen, ob die Mittel sparsam und wirtschaftlich eingesetzt wurden.

Der BRH fordert daher nun eine exakte Festlegung der Fördergegenstände, die Ermittlung der angemessenen Förderhöhe und überprüfbare Verwendungsnachweise.

Die Neuregelung der DFG-Verwendungsrichtlinie zum 1.1.2023 als Reaktion auf den Prüfbericht des BRH soll der dort aufgeworfenen Kritik entgegenwirken und den aufgestellten Forderungen nachkommen.

2. Erstellung hauseigener Leitlinien

Es sind zunächst durch die Hochschulen und Forschungseinrichtungen hauseigene Leitlinien zum transparenten und überprüfbaren Einsatz der Programmpauschalen einzuführen und diese bei der DFG bis zum 31.12.2022 einzureichen.

In den Leitlinien müssen Ausgabentitel/Kostenarten, die entlastet werden, geregelt sein, sowie die interne Verteilung der Entlastung und die rechtlichen Rahmenbedingungen, denen die im allgemeinen Haushalt vereinnahmten Mittel unterliegen, festgeschrieben werden.

Diese Leitlinien sind der DFG bei Aufforderung, zum Nachweis der Antragsberechtigung zur Programmpauschale, vorzulegen (3.6.3. der neuen Verwendungsrichtlinie der DFG).

3. Keine Übertragbarkeit in nachfolgende Haushaltsjahre

Die Mittel der Programmpauschale sollen auch weiterhin nur ausnahmsweise in das kommende Haushaltsjahr übertragen werden. Dabei regelt die DFG innerhalb ihrer neuen Verwendungsrichtlinie, dass die Mittelverwendung bei Übertragung innerhalb der ersten drei Monate des folgenden Haushaltsjahrs im Sinne der Verwendungsrichtlinie und der Leitlinien erfolgen soll. Geschieht dies nicht, sind die entsprechenden Mittel umgehend zurückzuzahlen (3.6.7. der neuen Verwendungsrichtlinie der DFG). Soweit die Mittel in das kommende Haushaltsjahr übertragen werden sollen, ist außerdem ein konkreter Verwendungsplan notwendig, der der Zielsetzung der Programmpauschale entsprechen muss. Offen bleibt, wie dies konkret darzustellen und nachzuweisen ist.   

4. Anforderungen an den Nachweis der zweckentsprechenden Verwendung

Die Programmpauschalen sollen von der Verwendungsempfängerin zentral vereinnahmt, einheitlich bewirtschaftet und transparent nachgewiesen werden.

Dabei hat die Verwendungsempfängerin nicht mehr nur darzulegen, wie sie die ordnungsgemäße Verwendung der Programmpauschale gewährleistet. Vielmehr hat sie bei Aufforderung der DFG nachzuweisen, dass sie die Mittel ordnungsgemäß und sachgemäß verwendet und die Leitlinien zum Gegenstand der regulären Rechnungsprüfung durch die eigene interne Revision oder im Rahmen der Jahresabschlussprüfung macht (3.6.11. der neuen Verwendungsrichtlinie der DFG). Die Vereinnahmung der Mittel in den allgemeinen Haushalt soll nicht mehr genügen, um die ordnungsgemäße Mittelverwendung nachzuweisen.

In diesem Zusammenhang wird die Kostenstellenbewirtschaftung voraussichtlich bei vielen Häusern anzupassen sein. Ein ausreichender Nachweis kann möglicherweise durch Verrechnungskostenstellen erreicht werden, auf der zuwendungsfähige Ausgaben gegen die vereinnahmten Programmpauschalen gebucht werden.

Eine Zuordnung der DFG-Programmpauschale von der vereinnahmenden Kostenstelle zu einer allgemeinen Kostenstelle wird nicht mehr ausreichend sein. Auf diese Weise konnte es in der Vergangenheit zu einer Mehrjährigkeit kommen. Ein Verlust der Mehrjährigkeit dürfte sich einmalig in entsprechender Höhe im Ergebnis in 2022 niederschlagen.

5. Verwendungsbeschränkung für die Programmpauschale

 
Mit Änderung der DFG-Verwendungsrichtlinie wurde als Anlage eine tabellarische Aufstellung von förderfähigen Kostenarten integriert. Darüber hinaus gibt es auch Beispiele für nicht förderfähige Ausgaben. Die Aufstellung ist dabei nicht abschließend!

Nach dem Bundesrechnungshof soll die Programmpauschale insbesondere nicht verwendet werden für:

Ausgabenkompensationen in Leitungsgremien - „Rektoratsreserve” wie z.B. Gebühren, Zinsen, Miete für Unternehmensgründungen, Gutachten, Finanzierung von Konzerten, Eigenanteile in Förderungen anderer Mittelgeber, Bewirtungsausgaben für besondere Anlässe und Projektbezug (Verabschiedung Dekan oder ähnliches), Reisekosten ohne Projektbezug (z.B. Strategietagungen an beliebten Ferienorten im Ausland) oder Universitätssport.

6. Ausblick

Die DFG setzt zum Entgegenwirken der Kritik des BRH vor allem auf die Schaffung von hauseigenen Leitlinien zur Verwendung der Programmpauschalen. Diese müssen somit bei den Bewilligungsempfängern jeweils intern erstellt und bei Aufforderung der DFG nachgewiesen werden.

Sollte Ihre Einrichtung sich eine Leitlinie zur Verwendung der Programmpauschale gegeben haben, dann ist diese zwingend bei der DFG bis zum 31.12.2022 anzumelden. Die Meldung hat an das E-Mail Postfach der DFG „PP_Meldung_Leitlinie@dfg.de” zu erfolgen, wobei das Beifügen der Leitlinie nicht erforderlich ist.

Darüber hinaus werden neue Anforderungen an die Verwendung der DFG Programmpauschale gestellt sowie an den Nachweis der Verwendung. Dabei darf nicht außer Acht gelassen werden, dass das BMBF sich den neuen Regelungen anschließen könnte.

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Verwendungsrichtlinien - Allgemeine Bedingungen für Förderverträge mit der Deutschen Forschungsgemeinschaft e.V. (DFG) vom Januar 2021

Verwendungsrichtlinie 2.00 vom 13. Juni 2022