Update zur ordnungsgemäßen Kassenführung, zur kommenden Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung und des Schreibens des BMF vom 03. Mai 2021

​veröffentlicht am 30. Juni 2021

Durch die aktuell geplante Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sollen unter anderem bestimmte Systeme (z.B. Parkscheinautomaten und Ladepunkte für Elektrofahrzeuge) aus dem Anwendungsbereich des § 1 S. 1 KassenSichV ausgenommen werden. Um Härten zu verhindern, hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) die noch geltende Verpflichtung zur Aufrüstung dieser Systeme suspendiert.

Die vorhergegangene Einführung der §§ 146 AO und die KassenSichV hatten umfangreiche Pflichten für Unternehmer zur Folge, die elektronische Aufzeichnungssysteme zur Erfassung von Geschäftsvorfällen nutzen. Die Anforderungen an eine ordentliche Kassenbuchführung wurden dadurch erhöht. Da die ordnungsgemäße Kassenbuchführung unmittelbaren Einfluss auf die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung hat, ist diese besonders sorgfältig einzuhalten. In diesem Artikel finden Sie deshalb einen Überblick über die wesentlichen Anforderungen an die Kassenbuchführung, über die von der KassenSichV betroffenen Systeme sowie die Folgen der geplanten Verordnung und des Schreibens des Bundesfinanzministeriums.

Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen regelmäßig der Buchführung vorgelagerte Systeme wie Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, PC-Kassensysteme und Taxameter. Diese unterliegen dabei den gleichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie die Buchführungssysteme.

Die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung wie auch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sehen eine sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht vor. Diese beinhaltet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht nur aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird.

Im Übrigen ergibt sich die Einzelaufzeichnungspflicht auch aus den umsatzsteuerlichen Vorschriften in § 22 Abs. 1 S. 1 UStG. Wie detailliert die Aufzeichnung zu erfolgen hat, ergibt sich aus § 14 Abs. 4 UStG. Danach werden in der Rechnung unter anderem Angaben verlangt über:

• Namen und Anschrift des Leistungsempfängers
• Art der Ware oder Leistung
• Verkaufte Menge
• Preis
• Umsatzsteuer

Beim Einsatz von elektronischen Aufzeichnungssystemen wie Registrierkassen ergeben sich noch weitere Anforderungen an die Kassenaufzeichnungen eines Unternehmers. Diese sind in den §§ 146a, 146b AO und § 2 KassenSichV geregelt.

Eine Verpflichtung zur einzelnen Verbuchung eines jeden Geschäftsvorfalls besteht im Gegensatz zur Aufzeichnung in Kassensystemen grundsätzlich nicht. Werden gleiche Waren mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst, wird dies nicht beanstandet, solange die verkaufte Menge bzw. Anzahl ersichtlich bleibt. Beim Einsatz von elektronischen Aufzeichnungssystemen wie Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion etc. gilt die Ausnahme jedoch nicht.

Weiter sind auch die Zahlungsarten bei jedem Geschäftsvorfall festzuhalten. Nur bare Zahlungen sind im Kassenbuch abzubilden, Zahlungen mit Kredit- oder EC-Karte sind separat zu erfassen. Ausnahmsweise wird eine gemeinsame Erfassung nicht beanstandet, wenn die unbaren Umsätze gesondert kenntlich gemacht sind und später unmittelbar und nachvollziehbar wieder aus dem Kassenbuch auf ein anderes Konto übertragen werden. Dabei muss die Kassensturzfähigkeit, d.h. die jederzeitige Möglichkeit den Bestand der Kasse anhand der geführten Aufzeichnungen auf seine rechnerische Richtigkeit hin überprüfen zu können, weiterhin gegeben sein.

Beim Einsatz elektronischer Registrierkassen ist darauf zu achten, dass nur solche eingesetzt werden dürfen, die eine komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten, insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten ermöglichen. Es ist weiter darauf zu achten, dass die genannten Informationen vollständig und unveränderbar in digitaler Form aufbewahrt werden. Während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren müssen alle Einzeldaten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Bei Umstellung auf ein neues System wird daher empfohlen, die „Alt-Kasse” auch aufzubewahren.

Die Finanzverwaltung hat nach § 147 Abs. 6 AO ein Datenzugriffsrecht, mit dem es Einsicht am Kassensystem vornehmen oder eine Datenüberlassung verlangen kann. Für die Datenüberlassung müssen die Daten also auf einen externen Datenträger übertragbar sein und in einem für die Finanzbehörde lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden.

Gesetz zum Schutz vor Manipulation von digitalen Grundaufzeichnungen & Kassensicherungsverordnung

Aufgrund der technischen Möglichkeiten zur Manipulation von Grundaufzeichnungen, insbesondere von Kassenaufzeichnungen, bestand ein ernstzunehmendes Problem für den gleichmäßigen Steuervollzug. Die Sicherstellung der Unveränderbarkeit der digitalen Grundaufzeichnungen war deshalb ein Anliegen des BMF. Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 wurde der § 146a AO eingeführt. Dieser verpflichtet seit dem 01. Januar 2020 jeden, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Abs. 1 S. 1 i.V.m. § 1 S. 1 KassenSichV zur Erfassung aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle einsetzt, zum Schutz dieses Systems sowie den damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Die Systeme sind also mit einer TSE aufzurüsten, ist dies nicht möglich, muss eines angeschafft werden, das entweder Aufrüstbar ist oder bereits über eine TSE verfügt.

Elektronische Aufzeichnungssysteme sind nach § 1 KassenSichV alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme sowie Registrierkassen, dazu gehören auch Waagen mit entsprechender Registrierkassenfunktion.

In der Kassensicherungsverordnung ist zudem geregelt, wie die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ausgestaltet sein muss. Grundsätzlich besteht sie aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.

Die Einzelheiten sind in der KassenSichV und in den Technischen Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik einsehbar.

Erleichterungen sind mittlerweile nur noch nach Bewilligung durch die Finanzverwaltung auf Einzelantrag gem. § 148 AO möglich. Voraussetzung hierfür ist, dass der Einsatz der TSE eine detailliert nachzuweisende unbillige Härte bewirkt.

Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung & Schreiben des BMF

Die geplante Verordnung zur Änderung der KassenSichV soll Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung aus dem Anwendungsbereich der KassenSichV herausnehmen. Diese seien vergleichbar mit Fahrscheinautomaten und Fahrscheindruckern, die bereits zuvor ausdrücklich vom Anwendungsbereich ausgenommen wurden. Entsprechend sollen auch Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge ausgenommen werden. Die nach § 146 a erforderliche Zustimmung des Bundestags zur Änderungsverordnung erfolgte am 21. Mai 2021, der Bundesrat stimmte am 25. Juni 2021 zu. 

Damit es nicht zu einer nur vorübergehenden Aufrüstung von Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge kommt, wurde ergänzend mit Schreiben vom 03. Mai 2021 eine Übergangsregelung durch die obersten Finanzbehörden geschaffen. Diese suspendiert die Pflicht zur Aufrüstung dieser Systeme bis zum Inkrafttreten der Änderung der KassenSichV.

Fazit 

Sollte die Aufrüstung mit einer TSE nicht bereits erfolgt sein, empfehlen wir Ihnen dringend dies umgehend nachzuholen sowie auch die restlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung einzuhalten. Die Einhaltung der vorgenannten Anforderungen ist von besonderer Bedeutung, denn ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge.

Auf der anderen Seite ist aufgrund der kommenden Verordnung zur Änderung der KassenSichV von der Aufrüstung von Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie von Ladepunkten für Elektro- oder Hybridfahrzeugen zur Vermeidung von unnötigen Mehrkosten abzusehen.