Was ändert sich im Alltag durch die Neufassung der GoBD? – UPDATE

Update 2 vom 13. Dezember 2019:

Nun also doch: Mit dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019 veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen die Neufassung der GoBD. Von Steuerpflichtigen wurde die Neufassung bereits erwartet, bringt sie denn zahlreiche Vereinfachungen hinsichtlich der steuerlichen Anforderung für digitale Prozesse und Buchführungssysteme. Im Vergleich zur Veröffentlichung im Juli haben sich lediglich wenige Änderungen ergeben, sodass die erwähnten Änderungen vom 14. August unverändert gelten.

Weiterhin gibt es eine Vereinfachung hinsichtlich der Aufrechterhaltung von Altsystemen nach einem Systemwechsel: So ist nach dem Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, ein Z3-Zugriff ausreichend, um die Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Dies gilt jedoch nur, solange nicht bereits eine steuerliche Außenprüfung im Gange ist.

Update 1 vom 29. August 2019:

Die Finanzverwaltung hat die oben genannten Grundsätze vorerst zurückgezogen. Es gilt bis auf Weiteres das BMF-Schreiben vom 14.11.2014.

Lt. Finanzverwaltung besteht bei den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) noch weiterer Abstimmungsbedarf. Die Erleichterungen der neuen GoBD vom 11.07.2019 gelten also zunächst noch nicht.

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Ursprungsartikel vom 14. August 2019: 

Am 11. Juli 2019 wurde eine Neufassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Wir stellen Ihnen die wesentlichen Änderungen für Ihren Arbeitsalltag vor:

Das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt. Während bisher Belege regelmäßig zur elektronischen Archivierung durch einen Scanner digitalisiert werden mussten, können diese jetzt auch durch Abfotografieren über das Smartphone digitalisiert werden. Dies erleichtert insbesondere im Zusammenhang mit der Reisekostenabrechnung den Mitarbeitern das Leben stark.

Gleichzeitig ist es auch möglich, die bildliche Erfassung der Belege im Ausland durchzuführen. Es ist somit nicht mehr notwendig, die Belege zur Digitalisierung und Aufbewahrung nach Deutschland zu schicken. Voraussetzung ist aber, dass das elektronische Archiv innerhalb des Gültigkeitsbereichs der Abgabenordnung betrieben wird, also in Deutschland.

Auch ist es möglich, dass Papierbelege zur Digitalisierung ins Ausland verbracht werden. Dies ist insbesondere interessant, wenn man einen Scandienstleister im Ausland nutzen möchte. Die Vorgaben zur zeitnahen Erfassung der Geschäftsvorfälle bleibt aber weiterhin gültig.

Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion. Während bei einer Konvertierung in ein Inhouse-Format (z.B. bei EDI) sowohl die Originaldatei als auch die konvertierte Datei aufbewahrt werden mussten, reicht es jetzt aus die konvertierte Datei zu archivieren, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
• Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
• Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
• Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt.

Hierzu zählt insbesondere auch die Konvertierung von ZUGFeRD Rechnungen, die aus einer PDF-Datei mit eingebettetem xml-Anhang bestehen. Durch Formatumwandlung (z.B. ins TIFF-Format) darf der auslesbare Inhalt der xml-Daten nicht verloren gehen.

Cloud-Systeme werden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen. Zukünftig ist es nicht mehr von Bedeutung, ob die IT-Systeme auf eigener Hardware, in der Cloud oder in einer Hybrid-Form betrieben werden.

Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein. Ab sofort genügt es, wenn die Änderungen einer Verfahrensdokumentation versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird. Bisher musste für jede Änderung eine neue Version der gesamten Verfahrensdokumentation inkl. Änderungshistorie aufbewahrt werden.