Optimierungspotenziale in der Gebäudewirtschaft

Das Bewusstsein für diese Effizienzreserven nimmt zu und schlägt sich zunehmend in Projekten zur Optimierung des Gebäudemanagements nieder. In Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchungen werden von der strategischen Ausrichtung des Gebäudemanagements über Aufbau- und Ablauforganisation, Personalentwicklung und -qualifikation, IT-Unterstützung und zur Analyse der Bewirtschaftungskosten verschiedenste Aspekte beleuchtet. Die Ergebnisse solcher Projekte, fachliche Verbesserungen und Einsparpotenziale von bis zu 20 Prozent der Gebäudekosten, bestätigen den Bedarf – und vor dem Hintergrund steigender fachlicher Anforderungen an die Gebäudewirtschaft auch die Notwendigkeit – derartiger Optimierungsprojekte.

 

 

Die Bewirtschaftung von Gebäuden ist in den letzten Jahren insbesondere von steigenden Preisen für Energie geprägt. Angesichts absehbar weiter steigender Energiebezugskosten, aber auch mit Blick auf die energetischen Anforderungen an Sanierungsmaßnahmen, kommt einem Energiemanagement für den Gebäudebestand daher zunehmende Bedeutung zu. Während Datenauswertungen und Energieberichte vielerorts bereits etabliert sind, fehlt es meist noch an der Verbindung des Energiemanagements mit dem strategischen Portfoliomanagement, d. h. der Berücksichtigung der energetischen Eigenschaften der Gebäudesubstanz bei der langfristigen Flächen- und Investitionsplanung. Lebenszyklusanalysen können dazu beitragen, die Wirtschaftlichkeit der Gebäude umfassend zu beurteilen, um auf deren Basis über Sanierungs- und Neubaumaßnahmen zu entscheiden.

 

Ein weiteres Beispiel für Optimierungsmöglichkeiten ist die Gebäudereinigung. Obwohl viele Unternehmen der Sozialwirtschaft bereits die wirtschaftlichen Vorteile der Fremdreinigung nutzen, lassen sich bei der Gebäudereinigung oftmals noch Effizienzreserven feststellen, sowohl in fachlicher Hinsicht als auch bei den wirtschaftlichen Ergebnissen. So bestehen mitunter Schwächen im Reinigungsmanagement bei der Vergabe der Leistungen sowie bei Steuerung und Qualitätsmanagement, was sich unter anderem in Problemen mit ungenügender Qualität der Fremdreinigung niederschlägt. Durch eine professionelle Vergabe können schon über die entsprechende Gestaltung der Leistungsverzeichnisse und Wertungskriterien viele Probleme vermieden werden.

 

Bestehen Anteile von Eigenreinigung, existieren in der Regel ebenfalls noch ungenutzte Möglichkeiten, die Wirtschaftlichkeit der Eigenreinigung zu verbessern, z. B. bei Qualitätsmanagement, (Personal-)Steuerung, Reinigungstechnik oder Reinigungsform. Mit kleinteiligen Veränderungen lassen sich dabei teilweise signifikante Kosteneinsparungen erzielen.

 

Die Anforderungen des Gesetzgebers an die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung durch Eigentümer und Betreiber von Gebäuden und gebäudetechnischen Einrichtungen sowie die eingeschalteten Dienstleister haben sich in den letzten Jahren laufend verschärft. So sehen sich die Gebäudebetreiber mit einer Vielzahl von sich stetig verändernden rechtlichen Anforderungen konfrontiert und sind damit auch zunehmenden Haftungsrisiken ausgesetzt. Diese Anforderungen an sämtliche betrieblichen und organisatorischen Abläufe und Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Nutzung ihrer Immobilien und Anlagen werden durch eine umfangreiche Gesetzgebung von EU, Bund und Ländern, ein System von Unfallverhütungsvorschriften, ein nicht minder umfangreiches technisches Regelwerk (DIN-Normen, VDE-Bestimmungen, VDI-Richtlinien etc.) sowie eine sich in den vergangenen Jahren verschärfte und sehr differenzierte Rechtsprechung ausgefüllt. Das Thema Betreiberverantwortung gewinnt im Gebäudemanagement somit zunehmend an Bedeutung.

 

Bei der Organisation des Gebäudemanagements geht es vor allem darum, die wahrzunehmenden Aufgaben zu bestimmen sowie die interne Verteilung von Zuständigkeiten, die Vergabe von Leistungen und die für die Überwachung erforderlichen Prozesse festzulegen, um die Gebäudesicherheit zu gewährleisten und ein Organisationsverschulden rechtssicher auszuschließen. Zu diesen Aufgaben gehören bspw. die regelmäßige Kontrolle und Dokumentation der Gebäudezustände sowie die Gewährleistung erforderlicher Instandhaltungsmaßnahmen.

 

Für die operativen Abläufe in der Bewirtschaftung ist dabei die Verknüpfung der Leistungen von Hausmeisterdiensten mit dem Wartungs- und Instandhaltungsmanagement entscheidend. Insbesondere die Schnittstelle zwischen Objektmanagement, Hausmeisterdiensten, Haustechnik und Handwerkerleistungen ist für die fachlich und wirtschaftlich optimale Gestaltung dieses Aufgabenbereichs zu definieren.

 

Bei der Instandhaltung der Gebäude bildet eine regelmäßige, fachlich fundierte Erfassung des Instandhaltungsbedarfs die Grundlage für die Planung einer vorbeugenden Instandhaltungsstrategie. Angesichts von in der Regel begrenzten Instandhaltungsbudgets ist eine Prioritätensetzung erforderlich, aufgrund derer die wichtigsten und drängendsten Instandhaltungsmaßnahmen zeitgerecht durchgeführt werden können, bevor sich die Schäden vergrößern, die Gebäudesubstanz angreifen und in der Folge die Kosten für die Instandhaltung steigen.

 

Mittels konsequenter Umsetzung einer vorbeugenden Instandhaltungsstrategie, die schon kleine Schäden repariert, bevor grundlegende Sanierungsmaßnahmen erforderlich werden, können die Kosten für die Instandhaltung über den Lebenszyklus der Gebäude deutlich gesenkt werden.

 

Der wesentlichste Kostenfaktor in der Gebäudewirtschaft ist die Gebäudefläche. Daher ist die Steuerung im Rahmen eines aktiven Portfolio- oder Flächenmanagements eine unverzichtbare Aufgabe innerhalb des Gebäudemanagements.

 

Grundlage für ein nachhaltiges Portfoliomanagement sollten langfristig orientierte Bedarfsplanungen sein, in welche die demografische Entwicklung, Änderung von Bedarfen und strategische Entscheidungen der Unternehmensentwicklung ebenso einfließen wie die Entwicklung von Baustandards. Durch die Verbindung solch langfristiger Bedarfsanalysen mit Lebenszyklusbetrachtungen des bestehenden Gebäudebestandes lassen sich die richtigen Schlussfolgerungen für das Portfoliomanagement und die Investitionsplanung ziehen.

 

Ungenutzte Potenziale für eine – fachlich wie wirtschaftlich – effizientere Gebäudebewirtschaftung liegen meist in der Organisation des Gebäudemanagements. Ansätze hierbei sind bspw. eine dezentrale und mit vielen Schnittstellenproblemen verbundene Organisation des Gebäudemanagements sowie eine mangelnde Datenhaltung und -verwaltung, bspw. aufgrund einer fehlenden oder nicht vollständig genutzten Facility-Management-Software.

 

Ein weiteres Element für eine optimale Gestaltung des Gebäudemanagements findet sich in Personalentwicklung und Personalsteuerung. Insbesondere aufgrund der steigenden fachlichen Anforderungen an die Mitarbeiter des Gebäudemanagements, bilden eine professionelle Personalbeschaffung sowie Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter die unverzichtbare Basis für eine effiziente Gebäudewirtschaft.

 

Controlling und Steuerung bilden die Grundlage, um Gebäude wirtschaftlich bereitzustellen und zu betreiben. Für eine strategische und operative Steuerung des Gebäudebestandes müssen zum einen die erforderlichen Daten wie Ergebnisse von Bedarfs- und Kennzahlenanalysen sowie Wirtschaftlichkeitsberechnungen vorliegen. Zum anderen müssen daraus für die Steuerung anhand strategischer Vorgaben die entsprechenden Schlussfolgerungen gezogen und konkrete Maßnahmen abgeleitet werden.

 

Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz eines solchen Organisationssteuerungs- und Controllinginstrumentariums ist wiederum eine entsprechende Gestaltung der Organisation und die Verankerung des Controllings als Instrument der wirkungsorientierten Steuerung sowohl bei Führungspositionen als auch den hierarchisch nachfolgenden Instanzen im Gebäudemanagement.

 

Eine besondere Bedeutung hat schließlich die umfassende Wahrnehmung der Bauherrenfunktionen inklusive eines funktionierenden Baukostencontrollings. Dabei gilt es zum einen, die nicht delegierbaren Bauherrenaufgaben fachlich kompetent erfüllen zu können, und zum anderen Baukostenüberschreitungen durch eine stringente Projektsteuerung und ein lückenloses Baukostencontrolling vorzubeugen. Viele Projekte, sowohl der öffentlichen Hand als auch in der Sozialwirtschaft, zeigen, dass dies nicht immer bzw. nicht problemlos gelingt.

 

Rödl & Partner berät seit vielen Jahren Unternehmen und Kommunen unterschiedlichster Größe im Aufgabenfeld Gebäudemanagement und bietet mit seinem Kompetenz-Center „Facility-Management“ umfassendes und praxiserprobtes Know-how zu betriebswirtschaftlichen, organisationsanalytischen, rechtlichen und steuerrechtlichen Fragestellungen der Gebäudewirtschaft aus einer Hand an. Sowohl für den operativen Betrieb als auch für strategische Entscheidungen entwickeln wir grundlegende Konzepte ebenso wie kleinteilige Lösungen für Einzelprobleme. In dem von Rödl & Partner entwickelten „Masterplan Betreiberverantwortung“ haben wir die Erkenntnisse aus vielen zurückliegenden Projekten und aktuell vorliegenden Erkenntnissen und Erfahrungen zum Thema zusammengefasst. Mit unserem „Quick Check Betreiberverantwortung“ prüfen wir hochgradig effizient, inwieweit Eigentümer und Betreiber von Gebäuden die ihnen obliegenden Betreiberpflichten wahrnehmen bzw. welche Schwachstellen und Risiken bestehen.