Abschlussprüfung 4.0 – Effizienzsteigerung durch Digitalisierung in der Abschlussprüfung

veröffentlicht am 19. Juni 2018

​Der Mega-Trend Digitalisierung hat bereits heute erhebliche Auswirkungen auf die Geschäftsmodelle und Abläufe von Unternehmen in der Gesundheitswirtschaft und der freien Wohlfahrtspflege. Neben einer immer weiter fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat insbesondere die verstärkte Vernetzung von Informationen und Daten erhebliche Auswirkungen auf das Berichts- und Finanzwesen von Unternehmen. Hierzu zählen z.B. elektronische Freigabeverfahren, die automatisierte Erfassung und Buchung von Geschäftsvorfällen sowie die erhöhte Verfügbarkeit von Informationen durch cloud-basierte Dienste.

​Der Wandel der Geschäftsprozesse bei den Mandanten hat erhebliche Auswirkungen auf die Jahresabschlussprüfung. Entsprechend dem Digitalisierungsfortschritt des Mandanten ist die Prüfungsstrategie individuell auf jedes Mandat zuzuschneidern. Der Digitalisierungsfortschritt stellt sowohl den Mandanten als auch den Wirtschaftsprüfer vor Herausforderungen. Diesen stehen jedoch auch erhebliche Chancen gegenüber, die im Folgenden näher erläutert werden. So ermöglichen diese Veränderungen im Rahmen der Abschlussprüfung 4.0 die Schaffung von erheblichen Effizienzsteigerungen durch Datenanalysen sowie durch den Einsatz von Remote-Verfahren, von denen nicht nur der Wirtschaftsprüfer, sondern auch der Mandant profitiert.

Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Im Rahmen der Automatisierung bzw. Digitalisierung der Geschäftsprozesse werden die Buchung von Geschäftsvorfällen, aber auch Bestell- und Freigabeverfahren immer weiter digitalisiert. Die bisherige Dokumentation dieser Schritte auf Papierform erfolgt zeitgleich in den relevanten EDV-Systemen. Im Rahmen der Digitalisierung verschiebt sich der Fokus der Abschlussprüfung immer mehr auf die Angemessenheits- und Funktionsprüfungen der in den Systemen eingerichteten Kontrollen. Speziell bei automatisierten Buchungsverfahren liegt der Schwerpunkt der Prüfung auf der Einhaltung der vorgegebenen Buchungslogiken sowie der vollständigen Verarbeitung von Daten. Dies hat den Vorteil, dass der Ablauf der Jahresabschlussprüfung zeitlich deutlich entzerrt werden kann und mithilfe der vertiefenden prozessualen Prüfung auch weitere Erkenntnisse über den Aufbau- und die Funktionsfähigkeit des Internen Kontrollsystems (IKS) generiert werden können. Dadurch können wir als Wirtschaftsprüfer dem Mandanten einen Mehrwehrt aus der Abschlussprüfung bspw. im Bereich der Optimierung von Geschäftsprozessen geben.

Unter anderem durch den Einsatz unserer Datenanalyse-Software Analytics4Audit nutzen wir (alle) für die Prüfung relevanten Daten und Informationen aus Ihrem EDV-System, um die Abschlussprüfung noch effizienter zu gestalten. Hierbei werden über eine bereits vorhandene Schnittstelle verschiedene Tabellen und Parameter vorab aus dem eingesetzten EDV-System extrahiert, um die enthaltenen Informationen automatisiert zu analysieren und mögliche Schwachstellen im Rahmen der digitalisierten Geschäftsprozesse zu identifizieren. Vorteil hiervon ist, dass Standard-Prüfungshandlungen von Massentransaktionen zeitlich deutlich optimiert werden und der Schwerpunkt der Prüfung auf wesentliche Einzeltransaktionen gelegt werden kann, die i.d.R. für die Geschäftsführung der Mandanten einem intensiven persönlichen Austausch bedürfen. Darüber hinaus können  durch die Automatisierung von Analysen so bereits unterjährige Ergebnisse erzielt werden, um diese im Rahmen der Abschlussprüfung zu berücksichtigen.

Daten sicher austauschen – Informationen schützen

Durch die immer stärkere Verlagerung von Informationen und Daten auf digitale Medien sowie die steigenden gesetzlichen Anforderungen wie bspw. die EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Daten gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Dies gilt insbesondere für alle Informationen, die über externe Kommunikationskanäle ausgetauscht werden. Als Berufsträger sind wir bereits heute nach den jeweils geltenden Fachgesetzen an die Datenschutzregelungen gebunden. Nichtsdestotrotz möchten wir für unsere Mandanten den bestmöglichsten und einfachsten Weg im Hinblick auf den Austausch von Daten wählen. Um eine möglichst hohe Sicherheit Ihrer Informationen in diesem Bereich gewährleisten zu können, haben wir mit dem Rödl & Partner Document eXchange (RDoX) eine mit aktuellen Sicherheitsstandards verschlüsselte Datenaustauschplattform geschaffen, über die wir gemeinsam mit unseren Mandanten Daten austauschen. Neben der Verschlüsselung der Kommunikationswege werden sensible Daten über individuelle Benut-
zerzugänge sowie zeitgemäße Berechtigungskonzepte geschützt.

Steigerung der Flexibilität durch den Einsatz von „Remoteverfahren”

Ein weiterer Faktor zur Steigerung der Effizienz in der Abschlussprüfung, sowohl für den Mandanten als auch den Wirtschaftsprüfer, liegt im Einsatz von „Remoteverfahren”. Durch den gesicherten Fernzugriff auf die rechnungslegungsrelevanten Systeme können bedeutsame Sachverhalte bereits unterjährig beurteilt werden. Weiterhin führt  eine kontinuierliche Prüfung zur Qualitätssteigerung der unterjährigen Berichterstattung sowie zu Effizienzgewinnen  im Hinblick auf die zeitliche Entzerrung der Prüfungszeiträume. Darüber hinaus wird der Informationsaustausch deutlich vereinfacht und eine größere Toleranz gegen unvorhergesehene Änderungen in der Zeitplanung aufgebaut. Sind die  Buchungsbelege bzw. Dokumente bereits digitalisiert, kann der Abschlussprüfer diese selbstständig einsehen und bindet somit nicht die knappen Kapazitäten der Finanzbuchhaltung. Oberstes Ziel des „Remoteverfahrens” ist es, die Kommunikation zwischen Mandant und Prüfer zu stärken bzw. zu optimieren. Die meist begrenzte Zeit kann dann effizient und sinnvoll genutzt werden, um in persönlichen Terminen Themen und bilanzielle Fragestellungen, die dem Mandanten wichtig und von Bedeutung sind, zu besprechen und zu diskutieren. Seit einigen Jahren haben wir mit einzelnen Pilotmandanten bereits sehr gute Erfahrungen mit dieser Prüfungsvorgehensweise gemacht.

Fazit:

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse des Mandanten und die damit einhergehende Strategieänderung bei der Abschlussprüfung bieten durch den Einsatz von modernen Prüfungsprogrammen und Analysetools viele Chancen für beide Seiten. Zum einen ergibt sich die Chance zur weiteren Steigerung der Effizienz u.a. des  Jahresabschlusserstellungsprozesses und der Prüfung. Zum anderen wird gleichzeitig die Prüfungsqualität gesteigert. Insbesondere durch die starke Fokussierung auf Vorgänge jenseits der standardisierten Abläufe kann die Prüfung noch zielgerichteter erfolgen. Darüber hinaus können durch den Einsatz von „Remoteverfahren” für unsere Mandanten zeitliche Kapazitäten eingespart oder verlagert werden.