Einführung von neuen ERP-Systemen: GoBD beachten und steuerliche Risiken vermeiden (IDW PS 850)

veröffentlicht am 19. April 2018 | Autor: Christian Weise

Die GoBD konkretisieren die steuerrechtlichen Anforderungen an ein IT-System. In einem Migra­tions­projekt muss die Einhaltung der GoBD frühzeitig sichergestellt werden. Bei einem Verstoß gegen die GoBD droht die Verwerfung der gesamten Buchhaltung und Schätzung des steuer­pflich­tigen Gewinns.

Im Steuerrecht dient die Außenprüfung der abschließenden Ermittlung steuerlich relevanter Sachverhalte. Da Unternehmensprozesse nahezu durchgehend mit Hilfe von IT-Systemen abgebildet werden, bedingt die Prüfung steuerlich relevanter Sachverhalte auch eine Untersuchung der IT-Systeme. Mit den GoBD wird dabei der sonst auf Seiten der Finanzbehörde anfallende Bürokratieaufwand auf die Steuerpflichtigen verlagert.

Allein der Steuerpflichtige ist für die Beachtung und Einhaltung der GoBD verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen Auslagerung von Buchführungssystemen an Dritte. Die Rechtsfolgen einer Nichterfüllung der GoBD ergeben sich aus § 162 AO. Mängel an der Buchführung können demnach entsprech­end ihrer Wesentlichkeit zu einer Korrekturschätzung oder Vollschätzung führen. In der Regel wirkt sich eine Schätzung nachteilig auf den Steuerpflichtigen aus.

Insbesondere bei Einführung oder Wechsel der Buchhaltungssoftware sind aus steuerlicher Sicht besondere Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Unveränderbarkeit zu stellen. Unternehmen müssen nachweisen können, dass im Fall einer Migration oder eines Systemwechsels die Daten unverändert übernommen wurden. Dies betrifft sämtliche Stamm-, Bewegungs- und Metadaten.

Im Rahmen einer Prüfung nach IDW PS 850 („Projektbegleitende Prüfung bei Einsatz von Informationstech­nologie”) kann durch die frühzeitige Einbindung eines erfahrenen Prüfers sichergestellt werden, dass die Anforderungen der GoBD erfüllt werden. Dies erspart Unternehmen viele Umstände, da eine Anpassung der Dokumentation und insbesondere des Migrationsvorgehens im Nachhinein sehr aufwändig werden und bis zum Verwerfen kompletter Migrationsphasen führen kann.

 
Welche Vorgaben sind konkret sicherzustellen? Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, welche so ausgestaltet werden sollte, dass Entstehung, Verarbeitung und Archivierung von steuerlich relevanten Daten und Unterlagen nachprüfbar sind. Sie umfasst alle organisatorischen und technischen Ist- und Soll-Zustände sämtlicher buchhalterischen Prozesse. Zudem muss aus ihr die Umsetzung von Maßnahmen zum Schutz gegen unautorisierte und undokumentierte Änderungen hervorgehen.

Als Nachweis der Unveränderbarkeit steuerlich relevanter Daten bedeutet dies im Klartext:

• Binden Sie einen Wirtschaftsprüfer und dessen IT-Spezialisten in das Migrationsprojekt ein.
• Erstellen Sie einen vollumfänglichen GoBD-Export (bisher GDPdU-Export). Dies muss genau dann passieren, wenn im Altsystem keine Buchungen mehr erfolgen.
• Sichern Sie diesen Export in einem „revisionssicheren” Archiv-System.
• Führen Sie die Migration durch.
• Erstellen Sie nach der Migration ebenfalls einen vollumfänglichen GoBD-Export noch bevor die ersten Buchungen auf dem neuen System getätigt werden.
• Vergleichen Sie (oder der Wirtschaftsprüfer) die beiden Exporte.

Die Vorgaben der GoBD beschränken sich allerdings nicht nur auf die Buchhaltungssoftware bzw. das ERP-System. Da bereits in Vorsystemen Informationen erzeugt werden, welche in Zusammenhang mit aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen stehen, sind bei deren Umstellung dieselben Regeln wie bei einer Änderung des ERP-Systems einzuhalten.

Nicht vergessen werden darf, dass bei Prüfungen durch die Finanzverwaltung der aktuelle und historische (Daten-)Bestand sichtbar gemacht werden können muss. Dieses ist während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten (6 bzw. 10 Jahre). In Zusammenhang mit einem Migrationsprojekts ergeben sich demnach 2 Möglichkeiten:

• Übernahme der vollständigen Historie bzw. Daten der letzten 10 Jahre.
• Keine oder teilweise Übernahme historischer Daten.

Es ist im Einzelfall zu entscheiden, welche Methode sinnvoller ist; jedoch sollten Sie immer einen entsprechen­den Prüfbericht eines Wirtschaftsprüfers vorlegen können. Im Fall Eins bedeutet dies einen Nachweis über die tatsächliche, erfolgreiche Übernahme aller steuerlich relevanter Daten. Im Fall Zwei ist ergänzend zum Prüfbericht über die Datenübernahme auch eine Bestätigung der Unveränderbarkeit des Altsystems erforderlich.

Um sicher zu gehen, dass Ihr Migrationsprojekt den Anforderungen der GoBD entspricht, können wir im Rahmen eines „Quick Checks” zeitnah mögliche Schwächen identifizieren. Im Rahmen einer projektbegleitenden Prüfung nach IDW PS 850 erstellen wir für Sie einen entsprechenden Prüfnachweis, welcher für Sie die ordnungsgemäße und den Anforderungen der GoBD entsprechende Einführung Ihres neuen ERP-Systems belegt.