Polen: Elektronische Archivierung von Dokumenten als Lösung während der Corona Epidemie

veröffentlicht am 5. Juni 2020 | Lesedauer ca. 3 Minuten

Die zunehmende Digitalisierung und die damit verbundene Notwendigkeit, online zu sein, haben während der globalen Covid-19-Epidemie an Stärke gewonnen. Die virtuelle Abwicklung von Geschäften mithilfe elektronischer Kontakte innerhalb des Unternehmens und des elektronischen Zugangs für Mitarbeiter und Auftragnehmer ermöglicht einen störungsfreien Betrieb des Unternehmens. Für Unternehmer, die keinen elektronischen Dokumentenumlauf in ihren Gesellschaften beanspruchen und die Dokumente in Papierform aufbewahren, ist der Zugang zu ihnen problematisch.

Es ist notwendig, das Archiv zu besuchen und einen Mitarbeiter mit der physischen Suche nach ihnen zu beauftragen. Im Hinblick auf die letzten Ereignisse lohnt es sich, den Verzicht auf Papierarchive zugunsten der elektronischen Archive, die jederzeit und von überall auf der Welt verfügbar sind, in Erwägung zu ziehen.

Bei der Umstellung auf das elektronische Archivierungssystem sollte überprüft werden, welche diesbezüg­lichen Möglichkeiten und Einschränkungen sich aus den polnischen Steuervorschriften ergeben. Sowohl die Rechts- als auch die Steuervorschriften enthalten einen Katalog von Dokumenten, die im Original aufbewahrt werden müssen (z.B. notarielle Urkunden). Bei den sonstigen Dokumenten wurde die Form ihrer Aufbewahrung nicht präzisiert.

Steuervorschriften – Rechnungen

Aus den Steuergesetzes ergeben sich keine klaren Richtlinien in Bezug auf die Form der Aufbewahrung der Rechnungen als grundlegenden Steuerdokumenten. Die Vorschriften Regeln bspw. die Dauer ihrer Aufbewahrung, die Art und Weise ihrer Ordnung, die Bereitstellung des Zugangs im Falle einer Außenprüfung. Sie bestimmen jedoch nicht, ob die elektronische Form ausreichend ist. Aus dem Grund wurden zahlreiche diesbezügliche verbindliche Auskünfte erlassen. Die wichtigsten Zweifel der Steuerpflichtigen betrafen die Frage, ob die in Papierform ausgestellten und eingegangenen Rechnungen gescannt und in Papierform aufbewahrt werden können, während ihre Papierversion vernichtet wird. Es herrscht die Ansicht, das sei nach Erfüllung bestimmter Voraussetzungen zulässig.

Zeitpunkt der Vernichtung der Rechnungen

Da die Vorschriften keinen Bezug auf das Scannen und die anschließende Vernichtung von Papierrechnungen nehmen, gibt es keine Richtlinien, wann das erfolgen sollte. Leider lässt sich aus den erteilten verbindlichen Auskünften keine einheitliche diesbezügliche Stellungnahme ableiten. Sie geben verschiedene Zeitpunkte an: das Scannen, die Steuerabrechnung bzw. die Feststellung des Jahresabschlusses. Die Antworten der Steuerbehörden basierten auf den von den Antragstellern vorgeschlagenen Lösungen. Es scheint also, dass alle Maßnahmen akzeptiert werden, die dem angewandten Verfahren entsprechen, das im Antrag auf verbindliche Auskunft ausführlich beschrieben wird.

Belege über die innergemeinschaftliche Warenlieferung

Die zweite Gruppe von Steuerdokumenten, die in Papierform aufbewahrt werden, sind Dokumente zum Nachweis der innergemeinschaftlichen Geschäfte. Die diesbezügliche Vorgehensweise wurde – ähnlich wie bei Rechnungen – nicht direkt in den Vorschriften geregelt. In letzter Zeit wurde eine Reihe positiver verbindlicher Auskünfte hinsichtlich der Möglichkeit erlassen, derartige Dokumente ausschließlich in elektronischer Form aufzubewahren. Die Steuerbehörden bestätigen, dass sowohl Scans von Papierdokumenten, die von Geschäfts­partnern vorgelegt werden (z.B. CMR-Belege), als auch die von Unternehmern selbständig erstellten Scans ausreichen, um innergemeinschaftliche Geschäfte nachzuweisen.

Merkmale einer Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz

Nach dem Umsatzsteuergesetz haben Rechnungen drei Merkmale aufzuweisen: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit. Die Erfüllung dieser Voraussetzungen ist von Unternehmern durch entsprechende Geschäftskontrollen zu überprüfen, anhand derer festgestellt werden kann, ob die Dokumente inhaltlich korrekt sind (und somit das betreffende Geschäft ordnungsgemäß dokumentieren), ob sie nicht geändert werden können und ob sie für Menschen lesbar sind. Diese Merkmale haben Dokumente aufzuweisen, die die Grundlage für die Steuerabrechnungen bilden – unabhängig von der Form, in der sie eingegangen sind und aufbewahrt werden. In den erteilten verbindlichen Auskünften wird deutlich darauf hingewiesen, dass ein Kontrollsystem, das die Erfüllung der drei Voraussetzungen berücksichtigt, ausreichend sein wird, um ein elektronisches Archivierungssystem im Unternehmen einzuführen. Es ist dabei zu betonen, dass es sich immer lohnt, vor der Entscheidung, auf das elektronische Archivierungssystem umzusteigen, die geplanten Verfahren zu analysieren, um die erforderlichen Maßnahmen gemäß den Vorschriften und der Auslegungslinie zu ergreifen. Es scheint, dass die gleichen Maßnahmen für alle Steuerdokumente gelten sollten, die nicht in Papierform aufbewahrt werden müssen.

Die zunehmende Digitalisierung ermöglicht eine effektivere Nutzung elektronischer Werkzeuge in Unternehmen. Die Steuerbehörden sehen auch die Notwendigkeit, die von Unternehmern angewandten Verfahren zu verbessern, und lassen Maßnahmen zu, die die Einführung ausschließlich der elektronischen Archivierung ermöglichen. In Zeiten der Beschränkung der Mobilität ist die Möglichkeit der Arbeit im Home Office, ohne das Haus verlassen und nach Papierarchiven greifen zu müssen, besonders wichtig geworden. Darüber hinaus ermöglicht die Einführung reibungsloser elektronischer Dokumentenumlaufsysteme Einsparungen – es ist nicht nötig, Lagerflächen für die Aufbewahrung von Dokumenten zu mieten.

Bevor eine Entscheidung über die Einführung geeigneter Verfahren getroffen wird, muss überprüft werden, ob die geplanten Maßnahmen den gesetzlich vorgeschriebenen Lösungen entsprechen. Es ist der Zeitpunkt anzugeben, bis zu dem die Originale zwingend in Papierform aufzubewahren sind. Zwecks Absicherung sollte vor der endgültigen Vernichtung der Originale eine verbindliche Auskunft eingeholt werden.