Die Top 3 Prozessoptimierungs-Schritte, die Sie sofort umsetzen sollten.

​Prozessoptimierung – JA bitte. Investition in die Verbesserung der internen Abläufe –eher schwierig. In 75 % der Unternehmen, die wir in Prozessoptimierungsprojekten begleiten, beschreibt genau dieser Zustand die Ausgangslage.

Es ist immer wieder erstaunlich festzustellen, dass die Investitionsbereitschaft in ein problemlösungsversprechendes Tool signifikant höher ist, als interne Kapazitäten, Zeit und Ressourcen für die Dokumentation und Analyse der internen Abläufe verfügbar zu machen.

Dabei steckt in der Regel genau dort großes und schnell realisierbares Verbesserungspotenzial, welches sich unmittelbar auf den Unternehmenserfolg auswirkt.

Im folgenden Text erläutere ich 3 Maßnahmen, die sich nach der Umsetzung sofort, direkt und indirekt positiv auf Ihren Umsatz auswirken.

Maßnahme 1: Produktivität erhöhen

Bilden Sie Ihre Unternehmensabläufe als Prozesslandkarte ab. Schaffen Sie Verständnis über Abhängigkeiten und zeigen Sie auf, dass jeder Mitarbeiter und jede Abteilung ein wichtiger Baustein für das gesamte Unternehmen sind.

Ihre Mitarbeiter müssen das große Ganze verstehen und die Wertschöpfung und den Sinn hinter ihrem Tun nachvollziehen können.

Maßnahme 2: Interne Kosten reduzieren

Erstellen Sie eine Systemlandkarte mit allen Anwendungen/Applikationen, die bei Ihnen im Unternehmen eingesetzt werden. Ordnen Sie die Funktionalitäten und Lizenzen pro Anwendung & Mitarbeiter zu.

Das Positive ist, je schlechter Sie im Moment organisiert sind, desto einfacher ist es, Ihre internen Kosten zu reduzieren. Und hierbei geht es nicht darum, Stellen zu streichen oder Standorte zu schließen. 

Ein hoher Kostenfaktor, der fast in jedem Unternehmen unterschätzt wird, sind die versteckten Kosten. Kosten, von denen Sie wissen, dass sie vorhanden sind, weil es sich dabei aber immer nur um kleinere Beträge handelt, rutschen sie häufig einfach durch und werden nicht überwacht.

Ein Beispiel für versteckte Kosten sind häufig z. B. Lizenzkosten für Softwareanwendungen. 

Nicht selten entsteht durch die fahrlässige Handhabung und den schlechten Überblick ein jährlicher Schaden im 5-stelligen Bereich.

Maßnahme 3: Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen = Kundenzufriedenheit steigern

Schaffen Sie eine Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge einzureichen und nehmen Sie diese ernst. Gehen Sie in die Umsetzung und beziehen Sie die Mitarbeiter aktiv ein.

Das Thema „Mitarbeiterzufriedenheit“ wird sehr häufig mit Benefits, Events und Bonus-Auszahlungen assoziiert. Aus Prozessmanagementperspektive verfolgt man darüber hinaus einen weiteren wichtigen und fundamentalen Ansatz. 

Sehr häufig entsteht Unzufriedenheit von Mitarbeitern durch Frustration über Arbeitsabläufe oder mangelnde Wertschätzung für geleistete Arbeitsergebnisse. Beides sind Sachverhalte, die Sie mit Stellschrauben durch gutes Prozessmanagement stark beeinflussen können.

In den Prozessaufnahmeworkshops bei der Einführung von Prozessmanagement kristallisiert sich oft heraus, dass es sich bei der Skepsis der Mitarbeiter gegenüber dem Thema Prozessoptimierung selten um die Sorgen handelt, dass Stellen gestrichen werden. Häufig trifft man auf resignierte Menschen, die das Gefühl beschreiben, ohnehin nichts verändern und bewirken zu können. 

Anknüpfend an das Beispiel der Studie zur Sinnhaftigkeit möchte ich auch hier auf sehr interessante Experimente von Michael Norton, Daniel Mochon und Dan Ariely verweisen, die den sogenannten „Ikea Effekt“ untersuchten. 

Probanden bekamen die Aufgabe, etwas zu erarbeiten und dem Ergebnis im Anschluss einen Preis zuzuordnen. In fast allen Fällen kam es zum gleichen Resultat: Die Erschaffer setzten durchschnittlich einen fünf Mal höheren Preis an als die neutrale Gruppe, die keinen Beitrag bei der Erstellung leisten musste. 

Um S. Purps-Pardigol zu zitieren:

„Wenn das neurobiologische Grundbedürfnis von Gestaltung & Entfaltung erfüllt ist, geben Menschen dem Ergebnis der eigenen Arbeit eine deutlich höhere Bedeutung.”

Übertragen Sie diesen Ansatz nun auf den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter und überlegen Sie, was in Ihrem Unternehmen möglich wäre, wenn jeder Einzelne der eigenen Arbeit mehr Bedeutung gäbe.