USA: Steuerreform ändert Regelungen zu Vergütungen und Zusatzvergünstigungen für Arbeitnehmer

veröffentlicht am 15. Februar 2018
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Die aktuelle Steuerreform ist weitreichend und umfasst Steueränderungen sowohl für natürliche Personen als auch für Unternehmen (mehr dazu im Newsletter „Rödl & Partner Tax Matters – Recent news on tax issues in the USA”; in Englisch). Die meisten Vorschriften treten sofort in 2018 in Kraft und Unternehmen müssen sich den Änderungen der vorliegenden bzw. nicht vorliegenden Lohnversteuerung bestimmter Ver­günstigungen für ihre Mitarbeiter schon bei der ersten Gehaltsabrechnung 2018 anpassen. Das neue Steuergesetz enthält viele Bestimmungen, die den Umgang des Arbeitgebers mit Ver­günstigungen und Gehältern seiner Arbeitnehmer beeinflussen können. Unsere Übersicht beinhaltet die Kernpunkte der Regelungen, für die die Arbeitgeber Wahlmöglichkeiten haben oder für die aufgrund des sofortigen Inkrafttretens der Vorschriften bereits Anfang 2018 Entscheidungen getroffen werden müssen, die einen Einfluss auf die Gehaltsabrechnungen und -verbindlichkeiten haben werden.
 

• Steuersätze »

• Änderungen der Behandlung bestimmter Lohnzusatzleistungen »

• Begrenzung von 1 Mio. US-Dollar Einschränkung für Abzüge von Führungskräfte­vergütungen ausgeweitet »

• Neue Bußgelder wegen fehlender Benachrichtigung von Mitarbeitern über § 83 Auswahlmöglichkeiten »

Steuersätze

Die US-Steuerverwaltung („Internal Revenue Service”, kurz: IRS) aktualisierte die Steuer-Einbehaltungs­tabellen, die die neuen individuellen Steuersätze und Abzüge umfassen. Arbeitgeber müssen die neuen Tabellen ab der nächsten Steuerperiode, spätestens jedoch ab 15. Februar 2018, anwenden. Der IRS hat bereits vorgewarnt, dass die Tabellen möglicherweise verbessert und im Laufe des Jahres angepasst werden müssen. Sie wurden für die Übereinstimmung mit den bestehenden W-4-Formblättern entwickelt, so dass die Arbeitgeber von ihren Arbeitnehmern keine neuen W-4-Formblätter anfordern müssen.
 

Änderung der Behandlung bestimmter Lohnzusatzleistungen

Beförderungsvergünstigungen

Durch die ab dem 1. Januar 2018 geltende Vorschrift wird der Abzug aufgehoben, der vorher für Unternehmen vorgesehen war, die ihren Arbeitnehmern zusätzliche Beförderungs­vergünstigungen gewähren – mit Ausnahme von Fällen, in denen die Vergünstigungen zur Gewährleistung der Sicherheit des Arbeitnehmers gewährt werden. Viele Unternehmen haben ihren Mitarbeitern Fahrkarten, Parkplätze, Erstattung für Fahrradnutzung oder andere den Voraussetzungen entsprechende Beförderungsmöglichkeiten steuerfrei zur Verfügung gestellt und gleichzeitig entsprechende betriebliche Aufwendungen geltend gemacht, wie es durch das zuvor geltende Gesetz gestattet war. Seit dem 1. Januar 2018 sind diese Vergünstigungen nicht mehr abzugsfähig.
 
Manche Arbeitgeber können aufgrund der Vorschriften der örtlichen Gesetzgebung (z.B. New York, Washington D.C., San Francisco und andere) die Beförderungsvergünstigungen gar nicht aufheben. Arbeitgeber, die zu Gewährung der Beförderungsvergünstigungen nicht verpflichtet sind, können statt deren endgültiger Aufhebung oder des Verzichts auf die Geltendmachung von Betriebsausgaben eine Möglichkeit des durch den Arbeitgeber finanzierten Gehaltseinbehalt für Beförderungskosten in Betracht ziehen, der es ermöglicht, dass die Arbeitnehmer wie bei einer Lebensversicherung, einer Rentenversicherung gemäß 401 (k) oder anderen Vorsteuerprogrammen die Beförderungskosten durch Abzüge vom Bruttogehalt bezahlen. Diese Option ergibt nicht die gleichen Vorteile wie vor der Steuerreform, ermöglicht jedoch die Erstattung eines Teiles der Beförderungskosten für die Arbeitnehmer mit einer Steuervergünstigung.
 

Umzugskosten

Nach dem bisherigen Gesetz konnte der Arbeitgeber die Umzugskosten des Arbeitnehmers bezahlen oder erstatten und diese Kosten steuerlich geltend machen, wobei die Entschädigungen an Arbeitnehmer als nicht steuerpflichtiger Bezug behandelt wurden. Aufgrund der Steuerreform sind die vom Arbeitgeber zu erstattenden Umzugskosten künftig als steuerpflichtige Zahlungen an den Arbeitnehmer zu behandeln, außerdem ist eine steuerliche Geltendmachung als Betriebsausgaben durch den Arbeitgeber nicht mehr möglich.

Leistungsprämien für Mitarbeiter

Das neue Gesetz sieht vor, dass jede Prämie, die einem Mitarbeiter für hervorragende Leistungen, für langjährige Arbeit oder für sichere Arbeitsbedingungen (Sicherheit am Arbeitsplatz) ausgezahlt wird, ab 2018 in dessen steuerpflichtiges Einkommen aufgenommen werden muss. Außerdem kann der Arbeitgeber den Prämienbetrag nicht mehr als Betriebsausgabe geltend machen, es sei denn, die Prämie stellt eine andere Art materieller Vermögensgegenstand dar, somit sind Geldpreise, Zahlungsmitteläquivalente, Urlaub oder ähnliche Vergünstigungen ausgenommen.
 
Arbeitgeber, die diese Art von Prämien gewähren, müssen ein Verfahren zu ihrer Erfassung im Rahmen des steuerpflichtigen Einkommens des Arbeitnehmers und zur Erfassung aller nicht abzugsfähigen Kosten im Hauptbuch getrennt von den abzugsfähigen Kosten festlegen.
 

Begrenzung von 1 Mio. US-Dollar Einschränkung für Abzüge von Führungskräfte­vergütungen ausgeweitet

Die bisherige Steuergesetzgebung beschränkte die steuerliche Geltendmachung von Vergütungen für Führungskräfte auf 1 Mio.US-Dollar, mit Ausnahme von bestimmten leistungsabhängigen Vergütungen. Durch die Steuerreform wurde die Einbeziehung der dieser Beschränkung unterliegenden Unternehmen erweitert, so dass es nun Emittenten von Wertpapieren nach Artikel 3 des US-Börsengesetzes einschließt, auch wenn diese nicht an einer Börse notiert sind. Die Änderung bedeutet, dass ausländische Unternehmen, die in Form von Aktienzertifikaten (ADR) öffentlich gehandelt werden, alle öffentlich gehandelten inlän­dischen Unternehmen sowie große private C- oder S-Corporations, dieser Beschränkung unterliegen können. Die Änderung gilt nicht für die zum 2. November 2017 gültigen verbindlichen Verträge, aber alle neue Verträge, die in Steuerjahren nach dem 31. Dezember 2017 geschlossen werden, unterliegen der neuen Vorschrift.
 

Neue Bußgelder wegen fehlender Benachrichtigung von Mitarbeitern über § 83 Auswahlmöglichkeiten

Arbeitgeber, die Aktienoptionspläne für Arbeitnehmer bieten, müssen die Arbeitnehmer darüber benach­richtigen, dass die Aktienoption im Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers berücksichtigt wird, wenn keine Entscheidung nach § 83(i) getroffen wird. Die Strafe beträgt 100 US-Dollar für jede fehlende Benach­richtigung mit einem Maximum von 50.000 US-Dollar in einem Kalenderjahr und gilt für unterlassene Benachrichtigungen nach dem 31. Dezember 2017. Außerdem müssen Arbeitgeber berücksichtigen, dass für Berichterstattung gemäß W-2-Formblatt ab 2018 neue Angaben über die Entscheidungen der Arbeitnehmer nach § 83(i) erforderlich sind.