Steuerrisiken managen: Tax Compliance Management Systeme (Tax CMS) im internationalen Mittelstand

veröffentlicht am 10. Januar 2018

International tätige Großkonzerne arbeiten bereits seit einiger Zeit mit umfangreichen vorbeugen­den Maßnahmen, die die gestiegenen Haftungsrisiken auf Management- und Aufsichtsratsebene verhin­dern sollen. In jüngster Zeit sind hierfür Tax Compliance Management Systeme (kurz Tax CMS) in aller Munde. Können auch mittelständische international tätige Unternehmen davon nach­haltig profitieren? Was müssen Sie für eine effiziente und maßgeschneiderte Implementierung eines Tax CMS tun, um Steuerrisiken effektiv zu steuern und eine Enthaftung der handelnden Personen zu erreichen?

Ausgestaltung des Tax CMS als Instrument des Risikomanagements

Wichtigste Voraussetzung für ein angemessenes und wirksames Tax CMS ist die Integration der Steuer­strategie in die Unternehmensstrategie sowie die Stärkung des Bewusstseins hinsichtlich des hohen Stellenwertes eines solchen Systems. Die Etablierung einer tief fundierten Tax Compliance- Kultur ist wesentlich und muss von den Mitarbeitern und der Führungsriege des Unternehmens tatsächlich gelebt werden. Es empfiehlt sich, von individuellen Risiken ausgehend Risikovermeidungsprozesse zu etablieren. Zudem bedarf es einer unternehmensübergreifenden Tax Compliance Institution, die Musterprozesse für die Abbildung von Steuern, zur Steuerplanung und zum Verhalten bei einer Betriebsprüfung entwickelt und die Richtigkeit, Aktualität und die Vollständigkeit der steuerlich relevanten Daten sicherstellt. Die TaxCompliance-Institution hat auch die Aufgabe, ein effizientes Schnittstellenmanagement zwischen der Steuerabteilung und anderen Abteilungen zu koordinieren.

Toolbasiertes Tax Compliance Management

Die Einführung eines wirksamen Tax Compliance Management Systems sollte durch geeignete IT- Tools unterstützt werden, mit denen die Massendaten durch Plausibilitätsprüfungen auf verdächtige Sach­verhalte analysiert und die Steuerfunktion systemseitig überwacht werden können.  Das von Rödl & Partner empfohlene Tool DefTax bietet als effizientes in sich geschlossenes Steuersystem vielerlei Vorteile.

Gezieltes Risikoreporting und systemgestützter Steuerprozess

Mit Hilfe von Algorithmen und geeigneten Schnittstellen in Ihre ERP-Systeme können durch DefTax kontinuierlich große Datenmengen über alle Konzerngesellschaften ausgewertet werden. Das gewährleistet für die Steuerfunktion in Ihrem Unternehmen eine höhere Transparenz sowie neue Möglichkeiten zur frühzeitigen Analyse und gleichzeitigen Vermeidung von steuerlichen Risiken. Zudem werden die not­wendigen Korrekturprozesse initiiert und eine Dokumentation gemäß der rechtlichen Anforderungen, wie z.B. das systemseitige Country-by-Country Reporting sichergestellt.

Zudem beinhaltet das Tool ein Dokumentenmanagementsystem, bei dem durch ein Zugriffsberechtigungs­konzept die Freigabe von einzelnen Dokumenten und Daten für autorisierte Nutzer ermöglicht wird. Dadurch  können Zuständigkeiten klar geregelt und einzelne Funktionen voneinander getrennt werden. Durch das geschlossene System wird die Einhaltung von definierten Prozessen und Kontrollen sowie eine automatische Fristenkontrolle gewährleistet, da der aktuelle Bearbeitungsstand jederzeit ersichtlich ist. Ein  Ampelsystem hilft, die Fristen der jeweiligen Länder leicht im Blick zu behalten. Weiterhin bietet das Tool durch Vertretungs- und Unterschriftenregelungen, Dokumentationsanweisungen und Kommunikations­möglichkeiten einen umfassenden präventiven Schutz und stellt damit einen wesentlichen Baustein eines wirksamen Tax CMS dar.

Empfehlung

Zur Bewältigung der Anforderungen an ein Tax Compliance Management System stellt DefTax® die Grundlage für eine effektive Identifizierung und Analyse von operationalen Steuerrisiken dar. Das bildet somit den optimalen Ausgangspunkt für Ihr innerbetriebliches Kontrollsystem. Durch Einsatz des Tools wird der steuerliche Compliance-Ansatz in Ihrem Unternehmen ganzheitlich gelebt und umgesetzt.