Polen: Compliance-Politik im Unternehmen

​veröffentlicht am 16. Juli 2019 | Lesedauer ca. 2 Minuten

von Joanna Jurasz

Womit sollte die Schaffung einer Compliance-Politik im Unternehmen beginnen? Es sollte zunächst geklärt werden, welche Tätigkeitsgebiete des Unternehmens der Aufmerksamkeit bedürfen und Risiken im Bereich Compliance erzeugen.

Die Compliance-Politik für eine Bank und für ein Produktions- oder Handelsunternehmen wird jeweils unterschiedlich konzipiert. In einem zweiten Schritt wird geprüft, ob es in dem Unternehmen bereits geltende Compliance-Grundsätze gibt. Recht häufig ist es so, dass in Unternehmen Elemente einer solchen Politik angewandt werden (z.B. im Arbeitsrecht: Antimobbing-Politik) bzw. auf zentraler Ebene, bei der Muttergesellschaft, eingeführt wurden. Sie können bei der Bildung einer stimmigen und durchdachten Compliance-Politik helfen. Natürlich ist daran zu denken, dass diese Politik an das konkrete Unternehmen angepasst werden muss; deshalb sollten auch Politiken, die auf zentraler Ebene, z.B. bei der Muttergesellschaft im Ausland, eingeführt wurden, im Hinblick auf die Vereinbarkeit mit polnischem Recht und die Angemessenheit, was die Tätigkeit der Tochtergesellschaft betrifft, überprüft werden.

Compliance-Officer Pflichten

Die Pflichten des Compliance-Officers ergeben sich aus dem Zweck, dem die Compliance selbst dient – seine Hauptpflicht ist die Analyse der Risiken und deren Bekämpfung. Der Compliance-Officer ist für die Einhaltung der festgelegten Verfahrensgrundsätze verantwortlich, einschließlich der Schulung der Mitarbeiter und der ständigen Verbesserung des eingeführten Verfahrens. Er ist auch derjenige, der die Meldung von Vorfällen/Verstößen entgegennimmt und entsprechend darauf reagiert, d.h. insbesondere die betreffende Sache klärt und Schritte zur Vermeidung ähnlicher Situationen in der Zukunft unternimmt.

Ordnungsgemäße Organisation

Es gibt kein einheitliches Rezept für die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Organisation im Unternehmen. Mit Sicherheit ist ein wesentlicher Faktor die Sorge dafür, dass die geschaffenen Grundsätze dem Charakter der Unternehmenstätigkeit entsprechen und deren Umsetzung keine große Belastung für die Mitarbeiter darstellt. Es ist wichtig, dass diese Verfahren den Mitarbeitern bei der Arbeit helfen und ihnen keine übermäßigen Pflichten auferlegen, z.B. Berichtspflichten. Als zweiter wesentlicher Faktor ist auf die klare Kompetenzaufteilung zwischen den jeweiligen Personen oder Einheiten, die in der Organisationsstruktur ausgesondert wurden, hinzuweisen. Das erlaubt es, sowohl verstreute Verantwortlichkeit als auch die Konzentration von zu vielen Pflichten in den Händen einer Person zu vermeiden.

Sicherheit für Whistleblower

Ein Whistleblower kann jeder sein. Es ist eine Person, die im Unternehmen einen Verstoß gegen Grundsätze bemerkt und diesen sog. Vorfall gemeldet hat. Grundlegendes Mittel zum Schutz von Whistleblowern ist, ihnen Anonymität zuzusichern. Gegenwärtig geschieht das über eine spezielle Internetplattform für die Mitarbeiter/Geschäftspartner, auf der man Meldungen unter Wahrung der Anonymität vornehmen kann.