Horizont Europa (Horizon Europe): Subcontracting vs. sonstige Dienstleistungen

veröffentlicht am 15. April 2024

Die Erteilung von Unteraufträgen (Subcontracting) stellt auch im Rahmenprogramm Horizont Europa eine kleine Herausforderung dar, die aber durch frühzeitiges Handeln aller Beteiligten gut bewältigt werden kann. Im folgenden Artikel stellen wir Ihnen die Anforderungen der Kostenkategorie sowie die Unterschiede zu Sachkosten dar.

Bei der Kostenkategorie Subcontracting im Rahmen des Förderprogramms Horizont Europa handelt essich um Kosten im Rahmen der Erteilung eines Unterauftrages an eine dritte Partei. Diese übernimmt für den Beneficiary (Zuwendungsnehmer) die Durchführung eines Projektteils (einer festgelegten Projektaufgabe, „action task”). Liegt hingegen der Sachverhalt vor, dass verschiedene Verbrauchsmaterialien oder Dienstleistungen beschafft bzw. in Anspruch genommen werden, welche an sich keine „action task” gemäß Grant Agreement darstellen, so fallen diese Kosten unter der Kategorie „purchase costs” an und sind keine Subcontracting Kosten. Einfach gesagt handelt es sich bei „purchase costs” um notwendige Beschaffungen des Beneficiaries, um selbst die ihm zugeteilten Projektaufgaben zu erfüllen.

Im Rahmen eines Projektes stellt sich in der Praxis oftmals die Frage, ob es sich um Kosten im Rahmen des Subcontractings oder um sonstige Dienstleistungen oder Waren („purchase costs“) handelt. Um eine Beurteilung zur Abgrenzung vornehmen zu können (nebst Abrechnungsfolgen), können die nachfolgenden Erläuterungen herangezogen werden.

Voraussetzung für die Anwendung von Subcontracting-Kosten ist zunächst, dass die Aufgabe in der Projektbeschreibung bzw. dem Annex 1 des Grant Agreements als „action task” gekennzeichnet ist. Weiterhin müssen die Kosten für Subcontracting im Gesamtbudget (Annex 2) enthalten sein und die nachfolgenden allgemeinen Förderbedingungen nach Artikel 6.2.B erfüllen:

es muss sich um allgemein abrechnungsfähige Kosten handeln, welche innerhalb und während des festgelegten Projektzeitraums angefallen sind;
bei den Ausgaben hat es sich um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis oder den niedrigsten Preis zu handeln;
ein Interessenkonflikt darf nicht entstehen;
gegebenenfalls ist die Anwendung des nationalen Vergaberechts zu beachten.

Hervorzuheben ist weiterhin, dass innerhalb eines Projektes kein Subcontracting zwischen zwei Zuwendungsnehmern bzw. Beneficiaries gestattet ist. Auch darf eine Projektaufgabe nicht an verbundene Unternehmen vergeben werden. Dies ist nur zulässig, wenn ein geschlossener Rahmenvertrag mit dem verbundenen Unternehmen vorliegt, dieser der übliche Lieferant des Zuwendungsnehmers ist und die Leistungen zu Marktkonditionen vergütet werden.

In der folgenden Tabelle haben wir die beiden möglichen Kategorien gegenübergestellt:

Subcontracting	Purchase costs
Festlegung der direkten Umsetzung von „action tasks” im Annex 1	Keine Festlegung eines „action tasks” im Annex 1 notwendig, jedoch werden Kosten/Dienstleistungen zur Durchführung benötigt.
Eine genaue Festlegung der Aufgaben in Annex 1 ist erforderlich	Eine Angabe im Annex 1 ist nicht erforderlich
Die Abrechnung erfolgt unter der Kostenkategorie (B) „Subcontracting”	Eine Abrechnung erfolgt unter der Kostenkategorie „Purchase costs” (Unterkategorie: „other goods, works or services”, C.3)
Keine overhead-Pauschale von 25 % für indirekte Kosten	Overhead-Pauschale von 25 % für indirekte Kosten

Für die spätere Prüfung ist eine hohe Dokumentationsanforderung bei Kosten der Kategorie Subcontracting erforderlich. Vor allem bei öffentlichen Unternehmen, welche sich an das nationale Vergaberecht im Zuge von Beschaffungen halten müssen, müssen die vollständigen Vergabeunterlagen vorgelegt werden können. Unterliegt der Zuwendungsempfänger nicht dem Vergaberecht, so sind die Regelungen der EU einzuhalten. In diesem Fall sind insbesondere die monetären Grenzen zu beachten und die Ausschreibung zu dokumentieren. Bei Beschaffungen von geringem Wert kann die Dokumentation der eingeholten Angebote ausreichend sein.

Folgende Unterlagen müssen vollständig vorhanden sein: