Horizont Europa (Horizon Europe): Berechnung und Prüfung der Personalkosten – eine Herausforderung?

Bei der Prüfung der Personalkosten werden verschiedene Prüfungsziele vorgeschrieben. Wichtig ist, dass Sie dem Prüfer die Berechnung der Personalkosten darlegen können. Die Arbeiten müssen während des Projektzeitraumes stattgefunden haben und nachweisbar sein. Insbesondere müssen Sie nachweisen, dass das Verwaltungs- und Buchhaltungssystem eine ordnungsgemäße Zuordnung der Personalkosten zu den verschiedenen vom Personal durchgeführten und von verschiedenen Zuwendungsgebern finanzierten Aktivitäten gewährleistet (Kostenstellenzuordnung).
 
Für die Prüfung der Personalkosten sind folgende Dokumente vorzuhalten:

• Gehaltsabrechnungen
• Zeitaufzeichnungen/Stundenzettel
• Arbeitsverträge
  
• Zahlungsnachweise und relevante Buchhaltungsunterlagen (Personalkonten, Bankauszüge, Rechnungen, Quittungen usw.)
• sonstige Dokumente (Tarifverträge usw.)
  

Im EU Grants AGA: Annotated Grant Agreement (der Finanzierungsrichtlinie¹) werden wieder alle Regelungen, Berechnungsvorschriften und Ausnahmen mit Beispielen zur korrekten Abrechnung der Kosten durch die EU zur Verfügung gestellt. 
 
Wichtig: Personal, welches von einer Zeitarbeitsfirma zur Verfügung gestellt wird, wird nicht unter der Kategorie Personalkosten abgerechnet. Bei Vorliegen der Voraussetzungen können diese Kosten unter einer anderen Kategorie abgerechnet werden (z.B. als Unterauftragnehmer).

Förderfähig sind nur die Kosten des Personals, welches der Maßnahme zugewiesen wurde. Eine korrekt unterzeichnete Declaration oder die Timesheets sind als Nachweis der Zuordnung ausreichend.

Es gibt zwei Möglichkeiten der Abrechnung

• Option 1 actual personnel costs - tatsächliche Kosten (Standardfall)
• Option 2 unit costs/ average personnel costs - Einheitskosten oder Durchschnittskosten, deren Berechnung der normalen Praxis des Unternehmers entsprechen (wichtig: diese Option muss im Grant Agreement vorgesehen sein)

Die Berechnung der tatsächlichen Kosten (Option 1) lautet wie folgt:

 

Boni und Tantiemen werden berücksichtigt, wenn diese den üblichen Praktiken des Unternehmens entsprechen, nach objektiven Gesichtspunkten (identifizierbare Konditionen) ausgezahlt werden und kohärent sind, also nicht nur in Verbindung mit EU-Projekten gezahlt werden. Dividenden oder Tantiemen, die aufgrund von wirtschaftlichen Zielen ausgezahlt werden, dürfen dabei nicht berücksichtigt werden. Abfindungszahlungen, bei Vertragsende während der Projektlaufzeit, dürfen berücksichtigt werden, wenn dies der üblichen Vergütungspraxis entspricht. Dabei ist die Abfindungszahlung anteilig auf die für das Projekt aufgewendete Zeit zu berechnen. Dieser Betrag wird dem Arbeitgeberbrutto für die Berechnung des Tagessatzes angerechnet. Die tariflich vereinbarte Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld) darf angesetzt werden.

Das maximale Tagesäquivalent berechnet sich wie folgt:
Es werden 215 Tage als Basis für eine Vollzeitstelle im Jahr angesetzt. Eine Anpassung erfolgt je nach ​Arbeitszeitfaktor und Beschäftigungsdauer im Jahr.

Das maximale Tagesäquivalent wird auf halbe Tage auf- bzw. abgerundet. Ändert sich der Arbeitszeitfaktor während der zu berichtenden Periode, müssen die Monate getrennt vor und nach der Änderung berechnet werden.

Eine monatliche Abrechnung ist ausgeschlossen. Anders als in Horizon 2020 wird bei der Berechnung des Tagessatzes nicht mehr auf das letzte vergangene volle Jahr abgestellt. Die tatsächlich im Projekt gearbeiteten Tage werden durch eine monatliche Erklärung (monthly declaration) oder Timesheets nachgewiesen. Nur nachgewiesene identifizierbare Tage können abgerechnet werden. Für die Personalkostenkalkulation als auch für die Timesheets stehen standardisierte Muster in Excel auf den Seiten der Kooperationsstelle EU der Wissenschaftsorganisationen (KoWi)² und der Arbeitsgruppe Projektmanagement des BundesArbeitsKreises der EU-Referent/innen an Hochschulen in Deutschland (BAK)³ bereit. Die Timesheets und Declarations müssen monatlich von der arbeitenden Person und deren Vorgesetzten unterzeichnet werden.
 
Zeiterfassung auf Stundenbasis: Bei einer vorhandenen Zeiterfassung auf Stundenbasis werden die Stunden in Tage umgerechnet. Dies erfolgt einmal pro Berichtsperiode oder einmal pro Geschäftsjahr. Dabei stehen drei Optionen zur Verfügung:
 

• Option 1: 8 Stunden pro Tag
• Option 2: Durchschnittliche Stunden pro Tag gemäß Arbeitsvertrag
• Option 3: Intern übliche Jahresproduktivstunden, dabei wird der höhere Wert von den intern üblichen Jahresproduktivstunden und 90 % der Standartjahresproduktivstunden gewählt.

 
Wichtig: Die Berechnungsart/ Option muss konstant angewandt werden, kann sich aber pro Gruppe von Mitarbeitenden unterscheiden (z.B. gleiche Vertragsart, gleiche Kostenstelle).
 
Besonderheiten: Um eine Doppelfinanzierung zu vermeiden, darf die Summe an Tagen, die über EU oder Euratom Projekte abgerechnet werden, in Summe nicht höher als 215 Tage (oder entsprechender Anteil) pro Kalenderjahr sein.

 
Elternurlaub kann, sofern im Grant Agreement vorgesehen, vom maximalen Tagesäquivalent abgezogen werden. Jede andere Abwesenheit jedoch nicht.
 
EU-Projektbasierte-Vergütung: Steigt das Gehalt der Mitarbeitenden variable in Abhängigkeit der Arbeit an EU-Projekten, muss der Tagessatz zunächst für die Arbeit in einem EU-Projekt bestimmt werden und der EU-Projekt Tagessatz mit dem Tagessatz verglichen werden, der bei einer Arbeit in einem anderen Projekt (national project daily rate) angesetzt werden würde. Die Berechnung erfolgt dabei wie oben beschrieben. Für das Horizont Europa Projekt muss der niedrigere Tagessatz herangezogen werden. Im AGA sind Beispiele zur Berechnung enthalten.
 

Unit costs/average personnel costs

Sofern Personalkosten Durchschnittsätze der üblichen Buchhaltungspraxis entsprechen, können auch diese abgerechnet werden. Der Tagessatz wird anhand der tatsächlichen Personalkosten des Projektzeitraums berechnet. Abgezogen werden müssen sowohl nicht abrechnungsfähige Kosten nach dem jeweiligen Grant Agreement, als auch Kosten, die bereits unter einer anderen Kostenkategorie angesetzt wurden (z.B. indirekte Kosten). Schätzungen dürfen einberechnet werden, wenn diese eindeutig den Personalkosten zugeordnet werden können und die Grundlage klar definiert ist sowie auf objektiven Kriterien beruht.

 
Unsere Empfehlung lautet auch diesmal, holen Sie von Anfang an alle Abteilungen mit ins Boot. Sorgen Sie dafür, dass Timesheets und Declarations zeitnah erstellt und unterschrieben werden. Wenden Sie eine konstante Abrechnungssystematik an, um die spätere Abrechnung und Verwaltung möglichst einfach zu gestalten.