Steuerliche Verfahrensdokumentation

veröffentlicht am 28. September 2023

Insbesondere mit dem Hinweis auf die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” wird der Begriff „Verfahrensdokumentation” oft verwendet und als zwingend erforderlich bezeichnet. Was aber hat man sich darunter vorzustellen? Und welche Verfahren müssen zwingend dokumentiert werden?

Häufig wird der Begriff „Verfahrensdokumentation” mit Bezug zu den GoBD mit eher umgangssprachlicher Bedeutung verwendet und davon gesprochen, dass alle Verfahren dokumentiert sein müssten. Dabei werden allerdings oft verschiedene „Arten von Verfahren” gemeint bzw. miteinander vermischt.

Bei den im Bereich Steuern relevanten Verfahrensdokumentationen spielen insbesondere zwei wesentliche „Arten von Verfahrensdokumentationen” eine Rolle, die jeweils für sich genommen wichtig sind und eine eigenständige Bedeutung haben:

Verfahrens- bzw. Prozessdokumentation über die Abläufe und Prozesse bei steuerrelevanten Geschäftsprozessen als Nachweis bzw. Bestandteil für ein funktionierendes IKS bzw. TCMS
Verfahrensdokumentation zu den eingesetzten DV-Systemen als Überblick über die digitalen steuerrelevanten Geschäftsprozesse

Ein funktionierendes internes Kontrollsystem (IKS) oder sogar ein funktionierendes Tax Compliance-Management-System (TCMS) sind Punkte, die im Rahmen einer Betriebsprüfung oder einer anderweitig festgestellten Steuerverkürzung eine hohe Indizwirkung dafür haben, dass kein Vorsatz bei einer zu niedrigen Steuerzahlung vorliegt.

Um beurteilen zu können, ob ein IKS oder sogar ein TCMS funktionstüchtig eingerichtet ist, sind Verfahrens- und Prozessdokumentationen zwingend erforderlich. Nur hierdurch kann ein fremder Dritter (z.B. die Finanzverwaltung oder auch Gerichte) sich ein Bild darüber machen, welche Verfahren bzw. Prozesse organisatorisch oder auch personell in einem Unternehmen vorhanden sind. Wichtige Schlagworte sind in diesem Zusammenhang auch die Begriffe „Steuerhandbuch” oder „TCMS-Beschreibung”, die wesentliche Bestandteile bzw. sogar Voraussetzung für eine funktionierende Compliance sind. Je mehr Verfahren bzw. Prozesse hier dokumentiert sind, umso aussagekräftiger kann eine Beurteilung erfolgen. Allerdings ist es nahezu unmöglich, alle Verfahren zu dokumentieren.

Da sich die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (GoBD) neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit im Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht, muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein.¹ Andernfalls kann die Finanzverwaltung unmöglich beurteilen, ob die GoBD eingehalten werden. Sollten die GoBD nicht eingehalten sein, kann dies im extremsten Fall zur Verwerfung der Buchführung und zu Schätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen kommen.

Aus der Verfahrensdokumentation der DV- bzw. IT-Systeme im Bereich Buchführung müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Der Umfang ist dabei nicht strikt vorgegeben, sondern wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Hierbei muss der organisatorisch und technisch gewollte Prozess beschrieben sein.²

Folgende Punkte sollten hierbei enthalten sein:

Allgemeine Beschreibung
Anwenderdokumentation
Technische Systemdokumentation
Betriebsdokumentation

Fazit:

Verfahrensdokumentationen im steuerlichen Bereich werden nachdrücklich empfohlen, um insbesondere für anstehende Betriebsprüfungen gut vorbereitet zu sein.

Während für jedes im Bereich Buchführung eingesetzte DV- bzw. IT-System eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein muss, ist eine solche auch für weitere Verfahren und Prozesse mit Bezug zum Bereich Steuern dringend zu empfehlen. Auf dem Weg zur Einrichtung eines TCMS und der Erstellung einer entsprechenden TCMS-Beschreibung sind einzelne Verfahrensdokumentationen wichtige Bausteine.

Quellen:
¹ BMF-Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S-0316/19/10003:001, 10.1
² BMF-Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S-0316/19/10003:001, 10.1