China: Reicht eine Rechnung für den Einkommensteuerabzug aus?

Im Jahr 2020 nahm die Steuerbehörde der Provinz Shandong eine CIT-Anpassung für ein Unternehmen vor, indem sie den Abzug von Hotel-, Schulungs- und Besprechungskosten, die durch drei allgemeine Mehrwertsteuerrechnungen belegt waren, ausschloss und eine Verwaltungsstrafe gegen das Unternehmen verhängte, weil es falsche Rechnungen ohne tatsächliche Transaktionen erhalten hatte. Da das Unternehmen keine unterstützenden Dokumente für die Reisekosten seines Personals vorlegen konnte, kam die Steuerbehörde zu dem Schluss, dass das Unternehmen keine tatsächlichen Hotel-, Schulungs- und Besprechungsausgaben hatte.

Dieser Fall wurde auf der offiziellen Website der Steuerbehörde offengelegt, was zeigt, dass sich die Praktiken der Steuerbehörde vom früheren allgemeinen Verständnis unterscheiden. Es wurde allgemein angenommen, dass die Überwachung und Kontrolle von allgemeinen Mehrwertsteuerrechnungen in der Regel nicht so streng ist wie bei speziellen Mehrwertsteuerrechnungen. Normalerweise stellt die Steuerbehörde die Echtheit der hinter einer allgemeinen Mehrwertsteuerrechnung stehenden Transaktion erst dann in Frage, wenn das Unternehmen, das diese Rechnung ausgestellt hat, von der zuständigen Steuerbehörde als Aussteller falscher Rechnungen ohne tatsächliche Geschäftsvorgänge erkannt wurde. Aufgrund des internen Informationsflusses innerhalb der Steuerbehörden sehen sich Unternehmen, die ausgestellte Rechnungen von diesem Unternehmen akzeptieren, mit Fragen oder Untersuchungen seitens ihrer lokalen Steuerbehörde konfrontiert.

In veröffentlichten Fall stellte die Steuerbehörde von Shandong die Authentizität von drei allgemeinen Mehrwertsteuerrechnungen durch eine rein logische Überprüfung fest, d. h. anhand der unvollständigen Beweiskette. Dies deutet darauf hin, dass die von den Steuerbehörden ergriffenen Maßnahmen zur Steuerverwaltung und -überwachung strenger und detailorientierter werden. Aus diesem Fall lässt sich auch schließen, dass Unternehmen mit besseren internen Kontrollsystemen und -verfahren geringere Risiken für die Einhaltung der Steuervorschriften haben, die sich aus der Rechnungsbearbeitung ergeben.

In einem ausgefeilten unternehmensinternen Controllingsystem unterliegen Ausgaben für Hotels, Schulungen oder Besprechungen häufig einer Vorabgenehmigung zur Budgetkontrolle und einer nachträglichen Genehmigung zur Rechnungsverwaltung, beide mit einer ausreichenden Zweckbeschreibung und detaillierten Belegen. Für Schulungen und Besprechungen, die vor Ort ohne Geschäftsreise stattfinden, sollte das Unternehmen für interne Kontrollzwecke eine Dokumentation mit Schulungsunterlagen, Schulungszweck, Schulungsergebnissen der einzelnen Teilnehmer oder Besprechungseinladungen einschließlich Zweckbeschreibung, Agenda, Besprechungsprotokoll, Besprechungsergebnisse und getroffene Entscheidungen sowie Informationen zu Nachverfolgungsaktivitäten der Besprechung usw. vorlegen. Solche Dokumentationen können auch als aussagekräftige Beweise dienen, falls die lokale Steuerbehörde die Glaubwürdigkeit und Echtheit der hinter einer einzelnen Rechnung stehenden Ausgaben in Frage stellt. Neben den Ausgaben für Besprechungen stehen auch Bewirtungs- und Reisekosten oft im Visier der Steuerbehörden, und die Unternehmen sollten auch auf diese Ausgaben achten und ausführliche Belege erstellen.

Es ist empfehlenswert, dass Unternehmen in China dem Aufbau eines internen Kontrollsystems genügend Bedeutung beimessen und die Effektivität seiner Umsetzung regelmäßig überprüfen. Gegebenenfalls sollten sie ein Überprüfungsverfahren durch einen externen Berater einführen.