Tax Compliance Management System (Tax CMS) - Notwendiges Übel oder gute Chance in Zeiten aktueller Herausforderungen?

​veröffentlicht am 02. Juni 2020

Das Thema Tax Compliance wird seit Jahren diskutiert und rückt wieder vermehrt in den Mittelpunkt der Öffentlichkeit. Dabei handelt es sich eigentlich um ein altbekanntes Thema in neuem Gewand. Gerade in Zeiten der Corona-Pandemie werden aber auch die innerbetrieblichen Prozesse und Systeme einer zusätzlichen Belastungsprobe unterzogen.

Das Tax Compliance Management System (Tax CMS) ist seit Jahren bei Institutionen, Beratern und Unternehmen – insbesondere aufgrund von Steuerbetrugsskandalen der letzten Zeit – Gegenstand zahlreicher Veranstaltungen, Seminare und Veröffentlichungen. Gerade bei größeren Unternehmen bzw. in Konzernen ist das Tax CMS bereits regelmäßig institutionalisiert und wird durch spezialisierte Stellen, wie etwa die eines sog. „Tax Compliance Officer”, abgebildet. Für kleine und mittlere sowie für kommunale Unternehmen erscheint es aber oft fraglich, inwiefern die komplexen Anforderungen der Finanzverwaltung angemessen umgesetzt werden können.

WAS BEDEUTET TAX COMPLIANCE MANAGEMENT SYSTEM?
Compliance heißt übersetzt die Einhaltung von Regeln. Diese können sowohl gesetzliche Bestimmungen als auch unternehmensinterne Richtlinien sein. Ein CMS setzt sich zusammen aus von den gesetzlichen Vertretern eingeführten Grundsätzen und Maßnahmen, die auf die Sicherstellung eines regelkonformen Verhaltens aller Mitarbeiter eines Unternehmens und ggf. Dritten abzielen, d. h. also auf die Einhaltung bestimmter Regeln und damit auf die Verhinderung von wesentlichen Verstößen.

Das Tax Compliance bezieht sich insofern auf die Erfüllung steuerlicher Pflichten und stellt somit einen Teilbereich des unternehmerischen Compliance Managements dar. Die Einhaltung steuerlicher Vorschriften betrifft insbesondere:

• die Steueranmeldung,
• die pünktliche Abgabe der Steuererklärung mit vollständigen und inhaltlich richtigen Informationen, einschließlich der Beachtung von Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sowie 
• die pünktliche Entrichtung der Steuerschuld.

Die Erfüllung der o. g. Pflichten muss seit jeher beachtet werden und ist deshalb keine Neuerung. Allerdings ist die Dokumentation der unternehmensindividuellen Maßnahmen zum Tax Compliance in den Fokus gerückt und wird explizit von der Finanzverwaltung gefordert.

Mittels eines Tax CMS können die Verlässlichkeit der Aufbau- und Ablauforganisation und die Funktionsfähigkeit von eingerichteten Kontrollen im innerbetrieblichen Kontrollsystem dokumentiert werden, um für sämtliche Steuerarten den Anforderungen des Anwendungserlasses der Finanzverwaltung vom 23.5.2016 zu § 153 AO gerecht zu werden. Mithilfe dieser Dokumentation soll dann im Falle auftretender Fehler und einer dadurch entstandenen Steuerverkürzung sowohl der Vorwurf eines (bedingten) Vorsatzes als auch der Vorwurf der Leichtfertigkeit und damit strafrechtlich zu ahnender Steuerhinterziehung bzw. leichtfertiger Steuerverkürzung entkräftet werden. Damit vermieden werden soll u. a. die persönliche Haftbarmachung der gesetzlichen Vertreter.

Wir gehen davon aus, dass durch die geforderte Dokumentation der Steuerpflichtigen die Finanzverwaltung sich zunehmend auf vorgelagerte Strategien konzentrieren und ihre Analysefähigkeiten verbessern wird. Folglich könnten aufwendigere nachgelagerte Aktivitäten wie Steuerprüfung und Steuerfahndung verstärkt steuerpflichtige mit hohem Risiko treffen.

SANKTIONSMÖGLICHKEITEN
In der nachfolgenden Übersicht sind einige Sanktionsmöglichkeiten aufgeführt. Insofern muss das Thema Tax CMS von den gesetzlichen Vertretern und mit steuerlichen Angelegenheiten betrauten Mitarbeitern ernst genommen werden.

GRUNDELEMENTE EINES TAX CMS
Das o. g. BMF-Schreiben enthält keine Vorgaben zur konkreten Ausgestaltung eines innerbetrieblichen Kontrollsystems, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient.

Orientierung bietet der Praxishinweis zur Ausgestaltung und Prüfung eines Tax CMS des Instituts der  Wirtschaftsprüfer e. V., (IDW) und der Hinweis der Bundessteuerberaterkammer für ein steuerliches innerbetriebliches Kontrollsystem – ein sogenanntes Steuer-IKS. Diese Dokumente befassen sich insbesondere mit der Verantwortlichkeit, den Grundelementen und der Prüfung eines Tax CMS.

Das IDW hat in seinem IDW Praxishinweis 1/2016 „Ausgestaltung und Prüfung eines Tax Compliance Management Systems gem. IDW PS 980” oben stehende 7 Grundelemente herausgearbeitet.

Letztlich soll das Tax CMS sämtliche Maßnahmen und organisatorischen Vorkehrungen aufweisen, die eine Einhaltung steuerlicher Vorgaben absichert und deren Überprüfung zulässt. Dabei sollen möglichst sämtliche im Unternehmen auftretende Steuerarten im Tax CMS erfasst werden, wie etwa:

• Ertragsteuern,
• Verkehrssteuern oder
• Strom- und Energiesteuern.

Demnach kann die Ausgestaltung je nach Größe des Unternehmens, Komplexität der Geschäftsvorfälle und der Betroffenheit von relevanten Steuerarten variieren.

MEHRWERT EINES FUNKTIONIERENDEN TAX CMS
Langfristige Chancen eines funktionierenden Tax CMS liegen insbesondere in der frühzeitigen Erkennung von Steuerrisiken, aber auch in der Aufdeckung von möglichem Steueroptimierungspotenzial. Darüber hinaus können durch eine effiziente Organisation, standardisierte Informationsflüsse im Unternehmen sowie eine stärkere Digitalisierung relevanter Prozesse bestehende Optimierungspotenziale gehoben und Kosten eingespart werden.

Unmittelbare Vorteile liegen in der Reduktion von Haftungsrisiken, der Vermögenssicherung, der Wahrung von Reputation und der Verhinderung bzw. Abwendung von Reputationsschäden, dem Schutz vor ungeplanten Liquiditätsabflüssen sowie der Erfüllung von Kundenanforderungen.

FAZIT
Für kleine und mittlere sowie für kommunale Unternehmen steht das Thema Tax CMS scheinbar (noch) nicht sehr weit oben auf der Agenda. Doch das zu Unrecht, da eine signifikante Reduzierung von steuerlichen Risiken vor allem für die gesetzlichen Vertreter sowie mögliche korrespondierende Effizienzgewinne im Rahmen einer Prozessoptimierung die Einführung eines Tax CMS sehr attraktiv machen. Gerade jetzt erscheint der Zeitpunkt optimal, sich mit diesem Thema einmal mehr auseinanderzusetzen.

UNSERE BERATUNGSLEISTUNGEN IM ÜBERBLICK
Wir unterstützen Sie gerne, egal ob bei der 

• Erstellung,
• Implementierung und/oder
• Prüfung Ihres Tax CMS.

Exemplarisch könnte ein Aufbau eines funktionsfähigen Tax CMS grundsätzlich in 3 Projektschritte aufgeteilt werden und in einem vierten Schritt eine Angemessenheits- und ggfs. Wirksamkeitsprüfung erfolgen (siehe unten).

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