Materialbeschaffung auf Vorrat

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Der Markt für Leerrohre und Glasfasern überhitzt sich zunehmend und insbesondere für Gebietskörperschaften, die den Breitbandausbau im Rahmen eines Betreibermodells umsetzen wollen, wird es immer schwieriger die benötigten Kapazitäten für den Breitbandausbau am Markt zu beschaffen. Um dieser Problematik Rechnung zu tragen, haben die Zuwendungsempfänger seit Januar 2018 die Möglichkeit, vor Einreichung des Verwendungsnachweises, einen Teilbetrag für noch zu verwendendes Material anzufordern.

Voraussetzungen

Voraussetzung für das Einreichen einer Mittelanforderung für Material auf Vorrat sind die folgenden Punkte:

1. Endgültiger und bestandskräftiger Zuwendungsbescheid.
2. Alle Auflagen wurden erfüllt und gegenüber dem Projektträger nachgewiesen.
3. Es liegen Rechnungen für die Materialbeschaffung vor, die für das Vorhaben nachweislich auf Vorrat vor tatsächlicher Verbauung erworben wurden.
4. Die Rechnung vom beauftragten Unternehmen an den Zuwendungsempfänger ist digital vorzulegen.
5. Die erforderlichen Pflichtnachweise sind ebenfalls in digitaler Form vorzulegen.

Pflichtnachweise

Für die Mittelanforderung für Materialbeschaffung auf Vorrat sind folgende Pflichtnachweise vorzulegen:

1. Rechnungsdokument/e
2. Zahlungsnachweise des Zuwendungsempfängers
3. Einlagerungsbelege
4. Zwischennachweis

Mindestanforderungen an Rechnungen

Es bestehen die folgenden Mindestanforderungen an eine Rechnung:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
2. Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.
3. Ausstellungsdatum.
4. Fortlaufende Nummer  zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller.
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und Art der sonstigen Leistungen (Identifikationsmerkmale der Materialien, wie z.B. Serien-Nr., Chargen-Nr. etc).
6. Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistungen.
7. Entgelt für die Lieferung und sonstige Leistung aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen sowie im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgeltes.
8. Steuerbetrag auf das Entgelt sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis hierauf.
9. Angabe einer Gutschrift, wenn die Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten erstellt wurde.
10. Projektbezogene Zuordnung (z.B. Aktenzeichen des Zuwendungsbescheides).

Einlagerungsbelege

Folgende Angaben müssen Einlagerungsbelege enthalten:

1. Adresse des Einlagerungsortes und des Ansprechpartners.
2. Einlagerungsbelegnummer.
3. Identifikationsmerkmale der Materialien (z.B. Serien-Nr., Chargen-Nr. etc).
4. Bezeichnung des Eigentümers der Materialien.
5. Projektbezogene Zuordnung (z.B. Aktenzeichen des Zuwendungsbescheides).
6. Name und Unterschrift der Person, die das Material am Einlagerungsort in Empfang genommen hat.

Verwendung

Neben den zuvor beschriebenen Nachweisen und Belegen ist bei der Mittelanforderung für die Materialbeschaffung auf Vorrat anzugeben, wo und ich welchem Zeitraum (Monat/Jahr) das Material voraussichtlich verwendet wird.

Die Abwicklung der Mittelanforderung für die Materialbeschaffung auf Vorrat wird komplett auf digitalem Wege auf dem zentralen Bundesportal abgewickelt. Hier werden die entsprechenden Unterlagen hochgeladen und durch den Projektträger geprüft. Eine Einreichung der Unterlagen auf postalischen Weg ist nicht notwendig.