Aufbewahrung von Rechnungen nach § 14 b UStG – Reproduzierbarkeit aus den digitalen Aufzeichnungen

​​​veröffentlicht am 31. Januar 2021; Autorinnen: Julia Agapova und Diana Haidar​​

Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses mit BMF-Schreiben vom 16. November 2021 unter Berücksichtigung der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht kann durch jederzeitige Reproduzierbarkeit aus den digitalen Aufzeichnungen erfüllt sein.

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel der Ausgangsrechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat sowie alle Eingangsrechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Abs. 1 S. 2 UStG erfüllen, d.h. die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein.

Bisher war es erforderlich, dass der Unternehmer bei Erstellung von Rechnungen mithilfe elektronischer Registrierkassen die Tagesendsummenbons aufbewahrt. Diese sollten die Gewähr der Vollständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Ausstellungsdatum und die Tagesendsumme enthalten.

Nach dem neuen BMF-Schreiben¹ ist die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen auch dann erfüllt, wenn Rechnungen mithilfe

• eines elektronischen oder computergestützten Kassensystems oder
• einer elektronischen bzw. computergestützten Registrierkasse erteilt werden,

und aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen ein Doppel der Ausgangsrechnung (Kassenbeleg) reproduziert werden kann. Dabei ist zu beachten, dass die digitalen Aufzeichnungen die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) erfüllen müssen, insbesondere müssen sie vollständig, richtig und zeitgerecht erstellt sein.

Fazit

Nach dem BMF-Schreiben ist die jederzeitige Reproduzierbarkeit aus den digitalen Aufzeichnungen für die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht ausreichend. Der Umsatzsteueranwendungserlass wird in Abschnitt 14 b.1 Abs.1 S. 2 entsprechend geändert. Das BMF-Schreiben ist für alle offenen Fälle anzuwenden. Die Aufbewahrungspflicht nach der bisherigen Regelung wird für Zeiträume bis zum 31.12.2021 nicht beanstandet.

¹BMF-Schreiben v. 16.11.2021, koordinierter Ländererlass, III C 2 – S – 7295/19/10001:001