Ungewissheit über die Dauer des Shut-Downs macht den Wechsel zu möglichst digitalen Prozessen umso dringender

veröffentlicht am 31. März 2020

​Die Sorge um einen womöglich langanhaltenden Shut-Down des öffentlichen Lebens tritt derzeit hinzu zu den tagesaktuellen Herausforderungen wie beispielsweise der akuten Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen. Diese Befürchtung erhöht den Handlungsdruck, tatsächlich digitale Prozesse in Management und Verwaltung von Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und Sozialunternehmen zu schaffen. Wer zügig entscheidet, hat die Chance, die aktuelle hohe Priorisierung des Themas „Digitalisierung“ für eine grundlegende Weiterentwicklung zu nutzen.

Während viele Unternehmen, auch in der Sozialwirtschaft, in diesen Tagen noch alle Hände voll zu tun haben, um für Mitarbeiter, die zu Hause bleiben müssen oder wollen, zumindest eine rudimentäre Arbeitsfähigkeit im Home Office herzustellen, besteht auch ein Risiko, dass die derzeitigen Ausgangssperren kurzfristig noch nicht wieder aufgehoben werden können. Um die Ansteckungsgefahr für eine größere Zahl von Mitarbeitern zu begrenzen und damit das Risiko einer vorläufigen Schließung der Einrichtung als Extremsituation so gering wie möglich zu halten, sind daher Prozesse und Strukturen gefragt, mit denen auch über einen längeren Zeitraum als nur über wenige Wochen weitgehende Home-Office-Funktionalitäten für Mitarbeiter der Verwaltung möglich werden.

Neben akuten Fragen wie beispielsweise der Informationssicherheit und dem Datenschutz ist dafür auch zu klären, wie die Prozesse trotz der Abwesenheit der Mitarbeiter vom Büro dauerhaft aufrechterhalten werden können. Hierzu gehören u.a. die Postverteilung, die Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder sonstige Genehmigungsprozesse.

Stark digitalisierte Unternehmen haben aktuell einen großen Vorteil: Mitarbeiter sind mit Notebooks ausgestattet und können von überall auf die Systeme des Unternehmens zugreifen (z.B. per VPN, RemoteDesktop Webclient oder VDI). Teambesprechungen können von überall mit Anwendungen wie Skype for Business oder Teams (Videokonferenzen, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragung und Screen-Sharing) durchgeführt werden. Gleichzeitig werden Prozesse durch Workflowsysteme und elektronische Archive unterstützt und ortsunabhängig ermöglicht, wobei hier auch regulatorische Anforderungen (z.B. die Revisionssicherheit bei der Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten) zu beachten sind.

Auch wenn die derzeitige Corona-Krise noch nicht ausgestanden ist, sollten schon jetzt die Grundlagen für langfristige Lösungen geschaffen werden. Denn leider weiß man nicht, wie lange die aktuelle Krise andauert oder wann die nächste Krise kommen wird, in der ein großer Bedarf an Home Office-Arbeit entsteht. Es gilt daher möglichst gut vorbereitet zu sein, wobei sich die Reihenfolge an der schnellen Umsetzbarkeit der Maßnahmen in der aktuellen Situation orientiert:

1. Durchführung einer Bedarfs- und Risikoanalyse 
2. Schaffung von Richtlinien für das Homeoffice insbesondere mit Blick auf Informationssicherheit und Datenschutz
3. Schaffung von datenschutzkonformen Austauschplattformen für elektronische Daten
4. Schaffung virtueller Besprechungsräume für Webmeetings, Telefon- und Videokonferenzen
5. Aufbau einer sicheren IT-Infrastruktur für Homeoffice oder Mobile Office, insbesondere mit 2-Faktor-Authentifizierung zum sicheren Zugriff auf die Systeme
6. Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
7. Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung inkl. elektronischem Rechnungsempfang und -versand
   

Auch wenn diese Schritte mit Kosten verbunden sind, führen sie in Zeiten wie diesen dazu, dass die Verwaltung arbeitsfähig bleibt. Auch unabhängig von Krisen kann die Digitalisierung den Reifegrad von Prozessen und die Nachvollziehbarkeit erhöhen, die Sicherheit von Workflows verbessern und zu einer Steigerung der Effizienz führen. Außerdem werden die Mitarbeiter die Möglichkeit von Homeoffice zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie auch zu schätzen wissen.

Gerne unterstützen wir Sie bei der sicheren und zukunftsfähigen Gestaltung der Digitalisierungsstrategie.

Sind Sie bereit für die elektronische Archivierung? Mehr erfahren Sie hier.