Haushaltssteuerung mittels Kennzahlen

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Die aktuelle Haushaltslage zwingt alle Kommunen, ihre Controllingaktivitäten zu intensivieren. Mit der Modernisierung des Finanz- und Rechnungswesens ist dafür die Basis gelegt worden. Insbesondere der Ausweis von Teilergebnissen auf Produktebene eröffnet die Möglichkeit, Kostensenkungspotenziale zu erkennen und auszunutzen. Damit dies tatsächlich gelingt, müssen allerdings weitere Voraussetzungen geschaffen werden. Der Artikel zeigt einen Weg zu einer effektiven und effizienten Steuerung auf Ebene der Produkte auf.

Standortbestimmung mittels Kennzahlenanalyse

Eine Kennzahlenanalyse findet im Steuerungskreislauf zu verschiedenen Zeitpunkten Anwendung. Zu nennen sind

die Budgetgespräche mit den Fachbereichen während der Haushaltsplanaufstellung,
zentrale Berichte für die Fachbereiche oder
Zielwertberichte für den Verwaltungsvorstand und die Politik.

Aufgabe des Produktcontrollings ist es, die Schlüssel- und Interpretationskennzahlen auszuwerten und zu kommentieren sowie Veränderungspotenziale zu beschreiben.

Das Vorgehen lässt sich am Beispielsprodukt „Hilfe zur Erziehung” erläutern.

Für die Analyse des Ausgabevolumens wird der Controller zunächst ein differenziertes Grund- und Kennzahlenset aus den IT-Systemen abrufen. Für die Hilfen zur Erziehung sieht das folgendermaßen aus:

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Kennzahlenanalyse im Bereich Hilfe zur Erziehung

Die Informationen werden mit Unterstützung einer Berichtswesen-Software automatisch aufbereitet, indem die Schlüsselinformationen zunächst als Grundzahlen dargestellt werden. Für den Bereich Hilfe zur Erziehung sind im Steuerungstableau unter anderem die Fälle Gesamt, Kosten Gesamt, Zahlungen an Dritte, Jährliche Zu- und Abgänge, Beendigungen pro Jahr allgemein und durch Wegzug, Anzahl der Abbrüche pro Jahr, Budget für Informationsmaßnahmen und Werbung, Anzahl der Mitarbeiter des Pflegekinderdienstes, Anzahl zur Verfügung stehender Pflegefamilien und Anzahl pflegefamilienunterstützender Maßnahmen festlegt worden.

Die Grundzahlen fließen in die Kennzahlenberechnung ein. Für die Analyse der Hilfe zur Erziehung berechnet der Controller entsprechend des Steuerungstableaus folgende Kennzahlen:

durchschnittliche Laufzeit pro Fall in Monaten,
durchschnittliche Kosten pro Fall in Euro,
Zahlungen an Dritte pro Fall in Euro,
Pflegequote (Verhältnis von Heimerziehung und Vollzeitpflege),
Anzahl pflegefamilienunterstützender Maßnahmen pro Fall,
Budget für Information und Werbung pro Fall,
Anteile der abgeschlossenen Fälle durch Wegzug,
zur Verfügung stehende Pflegefamilien pro Fall,
durchschnittliche Kosten pro Pflegetag /Kalendertag,
Anzahl der Fälle pro Mitarbeiter im Pflegekinderdienst.

Die ermittelten Kennzahlen werden dann einer strukturierten Analyse unterzogen. Dabei beginnt der Controller zunächst mit der Analyse der Schlüsselkennzahlen. Im Bereich der Hilfen zur Erziehung ist beispielsweise die Pflegequote eine solche Schlüsselkennzahl. Sie gibt Aufschluss darüber, in welchem Umfang es in der Kommune gelingt, Kinder und Jugendliche in Pflegefamilien zu vermitteln und damit das wesentlich kostenintensivere Angebot der Heimerziehung in einem fachlich vertretbaren Rahmen zu substituieren. Des Weiteren gibt diese Kennzahl Auskunft darüber, wie erfolgreich die Bemühungen des Pflegekinderdienstes sind. Kennzahlenauffälligkeiten, wie zum Beispiel ein im interkommunalen Vergleich festgestellter deutlicher Überhang der Heimerziehung gegenüber der Vollzeitpflege, werden dann mithilfe von Interpretationskennzahlen bewertet.

Die Anzahl der Fälle pro Mitarbeiter im Pflegekinderdienst stellt beispielsweise eine Interpretationskennzahl dar. Sie verdeutlicht, ob eine optimale personelle Betreuung der Fälle durch die Verwaltung gewährleistet wird. Eine weitere Interpretationskennzahl im direkten Zusammenhang mit der Pflegequote ist die Anzahl pflegefamilienunterstützender Maßnahmen pro Fall. Sie gibt Auskunft darüber, ob und in welcher Intensität die bereits eingesetzten Pflegefamilien Unterstützung aus dem Jugendamt erhalten und so langfristig bereit sind, Pflegefamilienverhältnisse einzugehen. Eine Aussage über den Erfolg der städtischen Bemühungen hinsichtlich der Verpflichtung neuer möglicher Pflegefamilien ist die Anzahl der vorhandenen Pflegefamilien pro Fall. Zusammen mit dem Budget pro Fall kann eine Aussage darüber getroffen werden, ob und in welchem Umfang Bemühungen stattfinden, neue Familien für einen möglichen Einsatz innerhalb einer familienersetzenden Hilfeform zu gewinnen.

Um die Analyseergebnisse interpretieren zu können, bietet es sich in der Regel an, die Kennzahlenanalyse zu erweitern. Eine sinnvolle Erweiterung ergibt sich, indem Kennzahlenentwicklungen über verschiedene Perioden analysiert werden (Zeitreihenanalyse) oder ein interkommunaler Vergleich herangezogen wird, um eine Standortbestimmung vorzunehmen.

Aufgrund von äußeren Gegebenheiten, veränderten Rahmenbedingungen oder Fehlplanungen kann es immer wieder zu signifikanten Abweichungen von den Planwerten kommen. Aufgabe von Plan-Ist-Vergleichen ist es, die Ursachen für die Abweichungen zu analysieren. Die Erkenntnisse der Ursachenanalyse sind aufzubereiten und die entsprechenden Entscheidungsprozesse einzuspielen.

zuletzt aktualisiert am 09.07.2015