Personalbedarfsbemessung in Zeiten von UMA und Fachkräftemangel

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Zum Stichtag 29. Februar2016 befanden sich rund 69.000 unbegleitete minderjährige und junge volljährige Flüchtlinge in Maßnahmen der Kinder- und Jugendhilfe.¹ Die Betreuung dieser jungen Menschen bindet aufgabenübergreifend massiv Personal. Die Frage nach einem angemessenen Einsatz von Mitarbeiterkapazitäten erreicht aufgrund der tatsächlich fehlenden Fachkräfte eine neue Qualität. Neben der Frage, wie viele Mitarbeiter eingesetzt werden sollten, muss zwingend auch die Frage nach dem „Wofür” genau beantwortet werden. In diesem Kontext wird neben der Fortschreibungsfähigkeit immer auch diskutiert, welche Ziele mit Intensivierung der Personalkapazitäten verbunden werden. Hier ist häufig zu sehen, dass Erfolge erzielt, jedoch nicht dargestellt werden können.

Die Rahmenbedingungen haben sich verändert

Seit Einführung des § 8a SGB VIII sind die Meldungen, Fallzahlen und Inobhutnahmen gestiegen. Die Anforderungen an Dokumentation sind zusätzliche belastende Faktoren für die Fachkräfte. Gleichzeitig sind die Haushalte der Kommunen mit zum Teil massiven Einsparungsvorgaben belastet. Darüber hinaus müssen Aufgabenstellungen in deutlich gesteigertem Umfang bewältigt werden. Der Prozess der Personalbemessung kann in solchen Zeiten die Quadratur des Kreises ermöglichen – nämlich die Verbindung der Standardsicherung mit zu realisierenden Einsparungen. Dabei zeigt die Beratungspraxis, dass Einsparungen nicht zulasten von Personalkapazitäten erfolgen, sondern vielmehr in den meisten Fällen eine Investition in diesem Bereich als wirtschaftliche Lösung in Betracht gezogen wird, die darüber hinaus eine Antwort auf den Fachkräftemangel bieten kann.

Arbeitsabläufe als Grundlage

Damit eine belastbare Aussage über die notwendigen Personalkapazitäten und deren exakten Einsatz erfolgen kann, ist es notwendig, die Ausgangssituation und deren Rahmenbedingungen genau zu analysieren und transparent darzustellen. Hierzu hat sich die Erhebung der individuellen Arbeitsabläufe als wertvolle Feedbackmethode bewährt.

Die Erarbeitung der Prozesse in dieser Form bietet die Gelegenheit, dass sich die Mitarbeiter strukturiert mit ihren täglich praktizierten Abläufen kritisch auseinandersetzen. Weiterhin dienen sie als wertvolle Grundlage für ein QM-Handbuch und liefern für die Führungskräfte Hinweise, bei welchen Bereichen hybride Aufgabenwahrnehmungen möglich, sinnvoll und notwendig sind.

Nachdem die Arbeitsabläufe in der dargestellten Form erhoben worden sind, beginnen die eingebundenen Mitarbeiter damit, die Zeiten für die einzelnen Ablaufschritte in einer mehrmonatigen Zeitaufschreibung festzuhalten. Hierbei werden Zeiterhebungsinstrumente eingesetzt, die den Zeitaufwand für die Aufschreibung der Mitarbeiter minimieren.

Ganzheitliche Betrachtung

Nachdem die Phase der Zeiterfassung beendet wurde, kann ein detailliertes Bild über das Zeit-Aufwands-Verhältnis gezeichnet werden. Dieses Verhältnis bildet die Grundlage für intensive Optimierungsdiskussionen. Diese Diskussionen müssen dergestalt organisiert werden, dass die Mitarbeiter den partizipativen Ansatz erleben können. Nach diesen Gesprächen kann transparent dargestellt werden, welche Prozessoptimierung zu welchen zeitlichen Einsparungen führt. Neben der reinen zeitlichen Betrachtung wird von Rödl & Partner auch die Methode der Prozesskostenbetrachtung angewendet. Die Kombination mit der Zeiterfassung ermöglicht es, die Frage nach dem „Wer sollte es tun” sowohl inhaltlich als auch wirtschaftlich zu beantworten.

Fortschreibungsfähigkeit und Erfolg

Die Erarbeitung der Ergebnisse einer Personalbedarfsbemessung stellt eine herausfordernde Aufgabe dar. Neben der individuellen Standarddefinition gilt es, die individuellen Besonderheiten und Rahmenbedingungen eines jeweiligen örtlich zuständigen Jugendhilfeträgers abzubilden. Damit dieser Aufwand nicht für eine einmalige Ergebnisdarstellung erbracht werden muss, ist es unabdingbar, die Fortschreibungsfähigkeit sicherzustellen. Neben der Frage der richtigen Personalressourcen muss dabei aber immer wieder berücksichtigt werden, welche Ziele man mit mehr Mitarbeiterkapazitäten erreichen will. Oftmals entstehen an dieser Stelle die Forderungen nach finanziellen Einspareffekten. Die Beratungserfahrung zeigt, dass die Erfolge der veränderten Arbeitsweisen nicht unmittelbar in den Haushaltszahlen widergespiegelt werden. Vielmehr gilt es für die Verantwortlichen an dieser Stelle einen Controllingprozess zu definieren, der inhaltlichen Erfolg monetär sichtbar macht.

Wir unterstützen Sie bei der

Erarbeitung von Kernprozessen,
Dokumentation der Zeiterfassung,
Optimierung von Arbeitsabläufen,
Definition von Arbeitsstandards,
Entwicklung fortschreibungsfähiger Personalbemessungsinstrumente und
Darstellung von Einsparerfolgen.

Gemeinsam können wir die Frage beantworten, wie Sie in Zeiten des Fachkräftemangels Ihre Organisation schlagkräftig aufstellen und mit hybriden Prozessen zukunftstauglich machen.

Wir freuen uns, mit Ihnen über Ihre individuellen Ziele und Aufgabenstellungen zu sprechen.

¹ Quelle: http://www.b-umf.de/