Entgeltverhandlungen – die Basis für wirtschaftliches Handeln

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Der Beitrag erläutert den besonderen Stellenwert von Entgeltverhandlungen als Basis wirtschaftlichen Handelns, da sie erhebliche betriebswirtschaftliche Auswirkungen sowohl aufseiten von Einrichtungsträgern als auch von Hilfeträgern für den abzuschließenden Zeitraum verursachen. Dabei fasst der Beitrag zusammen, welchen Anforderungen ein effektiver Verhandlungsprozess gerecht werden muss. Zudem wird erläutert, auf welchen Grundlagen ein leistungsgerechtes Entgelt basiert, und beschrieben, welche Vorteile das Einfließen von Leistungs- und Qualitätsstandards in die Verhandlungen mit sich bringt.

Allgemeines

Grundsätzlich sind die zugelassenen (voll- und teil-) stationären Einrichtungen dazu angehalten, mit den jeweils öffentlichen Trägern auf örtlicher Ebene Entgeltvereinbarungen abzuschließen. Die Entgelte sollen jeweils für einen künftigen Zeitraum abgeschlossen und nicht lediglich aus der Vergangenheit in die Zukunft prolongiert werden. Da es im Einzugsgebiet eines Hilfeträgers mitunter eine Vielzahl an stationären Einrichtungen gibt, steigt dadurch auch die Zahl der möglichen Verhandlungspartner, was zu einem Anstieg des Dokumentations- und Verwaltungsaufwands führt.

Verhandlungen kommen zustande, sobald eine Partei die andere schriftlich zu Verhandlungen auffordert. Eine solche Aufforderung verpflichtet den Hilfeträger zu einer Verhandlung. Mit erfasst sind auch Nachverhandlungen, die eine Anpassung der Kostensätze fordern. Solche Nachverhandlungen können einerseits extern veranlasst, beispielsweise aufgrund von Kostensteigerungen im Energiebereich, andererseits aber auch intern veranlasst, etwa durch ein verändertes Leistungsangebot, das sich auf Platzzahlen oder Belegungen auswirkt, sein.

Abbildung 1: Anforderungsprofil der zu involvierenden Akteure

Zunächst ist es wichtig, sich in einem Gespräch den Standpunkt sowie die Ziele des Verhandlungspartners anzuhören und seine eigene Position klar zu kommunizieren. Hierbei ist darauf zu achten, dass auch die eigene Zielsetzung realistisch und effektiv gewählt wurde. So sollte etwa das Ziel erreichbar sein und eventuelle Alternativen sollten in Betracht gezogen werden, auf die zurückgegriffen werden kann, falls das Verhandlungsziel nicht erreichbar ist.

Zu beachten ist ferner, dass mit der schriftlichen Aufforderung zu Verhandlungen durch eine Partei die 6-Wochen-Frist (vgl. etwa § 78g Abs. 2 S. 1 SGB VIII) an dem Tag zu laufen beginnt, an dem aufgefordert wurde. Entscheidend ist dabei der Tag des Zugangs dieser Aufforderung bei der anderen Partei. Es muss sich um ausdrückliche Aufforderungen zu Verhandlungen handeln; eine Übersendung von Leistungsbeschreibungen, die Überlassung von Entgeltblättern o.ä. genügen nicht, um eine Frist in Gang zu setzen, sofern damit nicht ausdrücklich eine schriftliche Aufforderung zur Verhandlung verbunden ist. Angestrebt wird mit der 6-Wochen-Frist eine raschere Konfliktlösung, soweit sich die Vertragsparteien über die Pflegesätze und die Vergütung für Unterkunft und Verpflegung in der Einrichtung nicht verständigen können.

Anforderungen an ein leistungsgerechtes Entgelt

Bereits in einem Urteil vom 14. Dezember 2000 hat das Bundessozialgericht festgestellt, dass für die Höhe einer leistungsgerechten Vergütung der Marktpreisbildung Vorrang gegenüber einer Selbstkostenorientierung einzuräumen ist. Zudem betonte das Gericht die Würdigung der Marktsituation durch externe Vergleiche. Die Vorgehensweise zur Ermittlung von leistungsgerechten Vergütungen wurde auch durch ein jüngeres Urteil vom 13. Mai 2013 bestätigt. So werden leistungsgerechte Entgelte im Rahmen eines zweistufigen Verfahrens ermittelt: Plausibilität und wirtschaftliche Angemessenheit.

Zunächst sind als Grundlage der Verhandlung über Entgelte die voraussichtlichen Kosten der in der Einrichtung erbrachten Leistungen abzuschätzen. Im Rahmen der prospektiven Kostenentwicklung ist von den Ist-Werten des letzten Jahresabschlusses und dabei den unterschiedlichen Kostenpositionen in der Einrichtung (Leitung und Verwaltung, Pflege- und Betreuungsdienst, Hauswirtschaft und Technischer Dienst) auszugehen. Diese prospektiven Kosten sind zu begründen sowie zu plausibilisieren und sollten schlüssig und realistisch sein. Die aufgestellte prospektive Kostendarlegung ist vom Verhandlungspartner ebenfalls nachzuvollziehen und zu plausibilisieren. Als hilfreich kann sich hier ein Vergleich mit vorherigen Kalkulationen erweisen. Ist die dem Verhandlungspartner vorliegende Kostenaufstellung nicht schlüssig, kann er weitere erforderliche Unterlagen anfordern und Auskünfte einholen. Als zweiter Schritt erfolgt die Prüfung der Leistungsgerechtigkeit und Wirtschaftlichkeit. Maßgebend hierfür sind die Kostenansätze vergleichbarer Leistungen in anderen Einrichtungen (externer Vergleich). Mithin sind Entgelte dann leistungsgerecht, wenn

die voraussichtlichen Gestehungskosten der Einrichtung nachvollziehbar und plausibel dargelegt werden und

2. sie in einer angemessenen und nachprüfbaren Relation zu den Sätzen anderer vergleichbarer Einrichtungen stehen. Nicht angemessen sind hingegen geltend gemachte Entgelte, wenn Kostenansätze und erwartete Kostensteigerungen nicht plausibel erklärt werden können oder die begehrten Sätze im Verhältnis zu anderen Einrichtungen unangemessen sind. Dies ist der Fall, wenn Kostenansätze der zu vergleichenden Einrichtung nicht im unteren Drittel des Vergleichs liegen und hierfür keine trägerspezifischen Besonderheiten der Einrichtung, wie personalintensive Betreuungsangebote, vorliegen.

Der Weg zur optimalen Entgeltverhandlung

Entgeltverhandlungen sind im Jugend- und Sozialhilfebereich von zentraler Bedeutung, da sie Auswirkungen auf die wirtschaftliche Situation sowohl aufseiten des Einrichtungsträgers als auch aufseiten des Hilfeträgers entfalten. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, dass insbesondere für Entgeltverhandlungen Verhandlungsroutinen aufgebaut werden, denn ohne diese steigt die Gefahr von wirtschaftlich nachteiligen Verhandlungsergebnissen. Wirtschaftlich nachteilige Verhandlungsergebnisse lassen sich jedoch mithilfe einer Professionalisierung der gegenwärtig praktizierten Entgeltverhandlung vermeiden. Hierfür ist es erforderlich, die jeweils vorgelegten Kostenansätze tatsächlich nachzuvollziehen und zu plausibilisieren. Die Kostenansätze dürfen nicht nur reine Kostenüberlegungen darstellen. Vielmehr sollten die in den Leistungs- und Qualitätsentwicklungsvereinbarungen festgelegten Leistungs- und Qualitätsmerkmale Berücksichtigung finden, da sie letztlich die Basis von Entgeltvereinbarungen darstellen. Zudem sollte auch die Möglichkeit des Preis-/ Leistungsvergleichs mit anderen vergleichbaren Einrichtungen ausgeschöpft werden, um dadurch eine verbesserte eigene Verhandlungsposition zu generieren. Die Verhandlungsposition hängt auch von den involvierten Verhandlungspartnern ab: Oftmals prüfen Mitarbeiter die durch den Leistungsanbieter eingereichten Entgeltkalkulationen und stehen mit dem jeweiligen Leistungsanbieter in ihrer täglichen Arbeit in regelmäßigem Kontakt. Dies kann Verhandlungen erleichtern oder zu einer wohlwollenden Prüfung führen, um eine gute Zusammenarbeit nicht zu gefährden. In jedem Fall sollte eine solide Verhandlungsbasis durch Nachkalkulationen und Vergleiche geschaffen werden.

Vor dem Hintergrund angespannter Haushaltssituationen, d.h. im Falle einer Überschuldung oder Drohung einer solchen, sollte ein Balanceakt zwischen dem Sparzwang, dem gesetzlich garantierten Anspruch auf Leistungen aus der Jugend-/ Sozialhilfe und dem berechtigten Interesse der freien Träger an entsprechenden Entgelten gewährleistet werden. Durch eine Identifizierung von Entwicklungs- und Optimierungspotenzialen im Rahmen von Entgeltverhandlungen kann letztlich eine Kostendämpfung erreicht werden.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Optimierung Ihrer Entgeltverhandlungen in folgenden Bereichen:

Im Rahmen einer materiellen Unterstützung für die Erstellung oder Prüfung der Unterlagen.
Durch direkte Begleitung der Entgeltverhandlungen. Mit unseren aus zahlreichen Projekten stammenden Vergleichserfahrungen aus anderen Verhandlungen und unserer Bündelung von Kompetenzen können wir zu einer erfolgreichen Entgeltverhandlung beitragen.