Vertragliche Vereinbarungen über die Dokumentation von Werkleistungen

Die Dokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil von beauftragten Werkleistungen. Ihr Fehlen beeinträchtigt Auftraggeber beim Betrieb ihrer baulichen und technischen Anlagen und damit bei der ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Betreiberverantwortung und sorgt in zahlreichen Auftragsverhältnissen regelmäßig für unnötige Diskussionen. Auseinandersetzungen über Art, Umfang und Detaillierung können vorgebeugt werden, wenn die wesentlichen Rahmenbedingungen bereits bei Vertragsschluss vereinbart werden.

Bestellt ein Auftraggeber ein Bauwerk, eine technische Anlage oder eine Maschine, erwartet er regelmäßig die Übergabe von Dokumentationsunterlagen, die er für den Betrieb, die Prüfung, die Instandhaltung oder die Herstellung von Ersatzteilen oder den Nachbau von Anlagenteilen benötigt. Diese Unterlagen können in der Regel ausschließlich durch den jeweiligen Auftragnehmer erstellt werden. Die Herstellung der Unterlagen oder Zusammenstellung durch einen Dritten ist aufwendig und kann sehr kostenintensiv sein. In der Praxis beinhaltet nahezu jedes Abnahmeprotokoll einen Mangelvorbehalt wegen fehlender Unterlagen, auf dessen Grundlage der Auftraggeber Zahlungen einbehält.

Trotz der enormen Relevanz einer ausreichenden Dokumentation fehlen in Verträgen oft detaillierte Regelungen zu Qualität und Umfang sowie Übergabe der Unterlagen. Jeder Auftraggeber sollte sich deshalb bereits bei der Vertragsgestaltung überlegen, welche Unterlagen er in welchem Umfang und in welcher Qualität benötigt. Die zu diesem Zeitpunkt investierte Zeit oder das ggf. extern eingeschaltete Fachwissen erspart im Nachhinein Diskussionen und eventuelle Rechtsstreitigkeiten zwischen den Vertragsparteien und liegt im beiderseitigen Interesse.

Die Dokumentation ist grundsätzlich nur in dem Umfang geschuldet, wie sie im Vertrag oder der Leistungsbeschreibung vereinbart ist (Soll-Beschaffenheit). Dazu eignen sich eigenständige Festlegungen, die Art und Umfang der Unterlagen, Detailtiefe und sonstige Qualitäten bestimmen. Es kann auch eine Musterdokumentation vorgegeben werden, in der die Gliederung und der Inhalt der Dokumente vorgegeben werden. Existieren in der Organisation des Auftraggebers Dokumentationsstandards, können diese ebenfalls zum Vertragsinhalt gemacht werden. Bevor hierzu eine klare Regelung bei Vertragsschluss verfasst wird, sollten sich die Parteien über die konkreten Details einigen, wie die Anforderungen des Auftraggebers auftragsbezogen erfüllt und im Rahmen der Leistungserbringung durch den Auftragnehmer umgesetzt werden können. Zudem stellt sich dabei die Frage, ob hierfür eine gesonderte Vergütung vereinbart werden soll.

Enthalten weder Vertrag noch Vertragsanlagen ausdrückliche Vorgaben zur gewünschten Dokumentation, sind im jeweiligen Einzelfall das Leistungs-Soll durch Auslegung des Vertrages zu ermitteln und dazu auch Umstände außerhalb der Vertragsunterlagen einzubeziehen.

Wurde z. B. die VOB Teil B in den Werkvertrag einbezogen, gelten gem. § 1 Abs. 1 VOB/B die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen (ATV VOB Teil C) auch ohne besondere Erwähnung als Vertragsbestandteil. Einzelne DIN-Normen, die VOB Teil C als Ganzes in den Vertrag einbeziehen oder die sogenannten allgemein anerkannten Regeln der Technik können aber auch durch eine entsprechende Vereinbarung in Verträge einbezogen werden, die nicht auf Grundlage der VOB Teil B abgeschlossen werden.

In den einzelnen DIN-Normen der VOB Teil B findet sich eine Vielzahl von Regelungen zur Vorlage von Unterlagen und Dokumentationspflichten entweder als originär zur Leistung gehörende Arbeiten in den jeweiligen Teilen 3 „Ausführung” oder auch als „besondere Leistungen” in den Teilen 4.2.

Wenn Regelungen zur Dokumentation in den Ausführungsbestimmungen der DIN-Normen aufgeführt sind, gehören diese bei Verträgen mit Einbezug der VOB Teil B zur Soll-Beschaffenheit der bestellten Werkleistung. Der Auftragnehmer hat diese ohne gesonderte Vergütung und ohne besondere weitere Erwähnung im Vertrag zu erstellen.

„Besondere Leistungen sind hingegen Leistungen, die nur dann zur vertraglichen Leistung gehören, wenn sie in der Leistungsbeschreibung besonders erwähnt sind.” (ATV DIN 18299 Ziff. 4.2), d.h. die besonderen Leistungen kann der Auftraggeber nicht ohne Weiteres vom Auftragnehmer verlangen, er muss diese vielmehr explizit vereinbaren.

Dokumentationspflichten und damit die Pflicht zur Erstellung der Dokumentation ergeben sich teilweise aber auch unmittelbar aus dem Gesetz, das der Auftragnehmer bei seiner Leistungserbringung zu beachten hat. Hier ist eine Regelung im Vertrag nicht ausdrücklich erforderlich, aber sinnvoll, um später Streitigkeiten zu vermeiden.