Verträge im Facility Management automatisiert, rechtssicher und aktuell erstellen durch IT-Unterstützung – Zeitersparnis, Aktualität und Fehlervermeidung

veröffentlicht am 1. August 2023

Die Digitalisierung schreitet voran und täglich werden wir mit neuen Meldungen zur künstlichen Intelligenz (KI), zu ChatGPT und anderen digitalen Tools konfrontiert. In der sich rasch entwickelnden Welt der Technologie hat die KI bereits eine Vielzahl von Aufgaben verändert. Ein Anwendungsgebiet ist die automatisierte Vertragserstellung mittels eines Vertragsgenerators. Dieser innovative Ansatz ermöglicht die effiziente Erstellung von Standardverträgen, die im Unternehmen und ggf. einer großen Organisation häufig benötigt werden. Dies können z. B Instandhaltungsverträge, Wartungsverträge, Verträge für den technischen Betrieb oder auch ganz andere standardisierte Dokumente sein. Verträge also, die standardmäßig oft abgeschlossen werden und keine individuellen Einzelfälle und Besonderheiten abdecken müssen.

Die Vorteile eines Vertragsgenerators liegen auf der Hand. Vorbei sind die Zeiten mühsamer und zeitraubender manueller Vertragserstellungen. Mit der Nutzung eines solchen Generators können Unternehmen Zeit sparen und sich auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren. Die Automatisierung bietet zudem den Vorteil der Aktualität, da der Vertragsgenerator und sein Inhalt stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und „Best Practices” gehalten werden kann. Ferner wird sichergestellt, dass allen Nutzern, egal in welcher Organisationseinheit ein Vertrag benötigt wird, stets die gleichen Vertragsstandards vorliegen. Eine „Verselbstständigung” eines einmal hinterlegten Musters im Unternehmen wird verhindert.

Abb. 1.: Beispiel Screenshot der „Landing-Page” des Vertragsgenerators

Abb. 2.: Eingabemaske „Schritt für Schritt zum passenden Dokument”

Ein häufiges Problem bei der manuellen Vertragserstellung sind Fehler wie Lücken, Dopplungen, falsche Verweise oder klassische „Copy-and-paste-Fehler”. Solche Fehler können kostspielige rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und das Vertrauen zwischen den Vertragsparteien beeinträchtigen. Bei der Erstellung durch nicht auf das Vertragsrecht spezialisierte Juristen sind weitere rechtliche Fehlerquellen selbstredend.

Durch den Einsatz eines intelligenten Vertragsgenerators werden diese Risiken minimiert. Die Software gewährleistet die Konsistenz der Verträge und verhindert das Auftreten von Fehlern, die durch menschliche Nachlässigkeit entstehen können.

Der Vertragsgenerator dient insbesondere

der Vermeidung von „Vertragsfehlern”,
der Vermeidung von widersprüchlichen „Patchwork-Verträgen”,
der Einheitlichkeit und Transparenz von Verträgen,
der Sicherstellung der Aktualität von Vertragsinhalten,
Berücksichtigung aktueller rechtlicher Entwicklungen sowie,
dem Qualitäts- und Risikomanagement.

Dennoch bleibt die rechtliche Prüfung und zyklische Überprüfung der hinterlegten Vertragsinhalte ein unverzichtbarer Schritt. Um sicherzustellen, dass die automatisch generierten Verträge den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, werden die Inhalte regelmäßig von spezialisierten Rechtsanwälten überprüft. Bei uns haben sich Rechtsexperten auf das Vertragsrecht spezialisiert und gewährleisten somit die rechtliche Integrität der generierten Verträge.

Wir bieten als Tool für die Erstellung solcher Verträge bzw. Dokumente den eigens entwickelten Vertragsgenerator an. Wie funktioniert dieser?

Wir haben eine „web-basierte” Eingabemaske entwickelt, die auch online funktioniert. Über eine intuitive Oberfläche können Verträge oder auch andere Dokumente individuell, wie in einem Baukastensystem, zusammengestellt und bearbeitet werden. Hierfür wird ein gemeinsam mit dem Mandanten entwickeltes Vertragstemplate im Vertragsgenerator hinterlegt.

Der Anwender wird anhand der Fragen und Formularfelder durch die gesamte Vertragserstellung geführt. Erläuterungen zu den angebotenen Varianten erleichtern die Auswahl für nicht-juristische Anwender. Der erstellte Vertrag wird in bearbeitbarer Form generiert.

Ihre unternehmenseigenen Vorlagen und Ihre Dokumenten-Varianten werden im System angelegt. Sie bestimmen die Inhalte, die Vertragsvarianten, sowie die dem Anwender zu stellenden Fragen und die Festlegung der Verknüpfungen. Der Zugriff auf die Vorlagen kann für die Anwender beschränkt werden. Standardklauseln können zentral und verlässlich angepasst oder ergänzt werden, wenn notwendig auch über alle Dokumententypen hinweg.

Bei Interesse und Fragen stehen wir für Sie jederzeit gerne zur Verfügung.