Rödl EVOLVE®: Erfolgsorientierte Methodik für ERP- und CRM-Implementierungen im Mittelstand

​​​​ veröffentlicht am 5. Oktober 2022 | Lesedauer ca. 3 Minuten

Das Thema Digitalisierung stellt mittelständische Unternehmen vor vielfältige Heraus­forderungen. Dabei spielt die Größe des Unternehmens eine eher unterge­ordnete Rolle. Denn wer mithilfe von Software-Abteilungen vernetzen und den Waren- und Wertefluss vereinheitlichen will, wird nicht umhinkommen, auch Prozesse inner­halb seines Unternehmens auf den Prüfstand zu stellen. Welche Prozesse funktio­nieren weiterhin, welche müssen modifiziert und welche komplett neu definiert werden?

Seitens des betroffenen Unternehmens bringt eine derartige „digitale Transformation“ nicht nur die Integration von Unternehmensfunktionen/-prozessen und eine funktions- und prozessübergreifende Steuerbarkeit des Unternehmens mit sich, sondern schafft Effizienz und Transparenz, von der nicht zuletzt die Mitarbeitenden der Unternehmung profitieren.

Dennoch scheitern Transformationsprojekte viel zu häufig – aber wieso? Die Technologie ist selten oder nie ausschlaggebend für das Scheitern eines Software-Einführungsprojektes im Mittelstand, meist sind es äußere Umstände wie Unterschätzung, Überschätzung, fehlende Unterstützung, mangelndes Verständnis oder Ineffizienz.

Um diese Stolpersteine zu umgehen, haben wir eine Einführungsmethodik entwickelt, die die üblichen Heraus­forderungen einer Implementierung von Microsoft D365 aufgreift und eine erfolgreiche Systemumstellung ermöglicht.

Neu denken: Das Fundament für einen erfolgreichen Projektverlauf wird gelegt

Zuallererst sollte der „Ist“-Zustand des Unternehmens analysiert werden. Welche Ziele verfolgt das Unterneh­men? Welche Strategien werden eingesetzt? Gibt es mögliche Hindernisse, die eine erfolgreiche „digitale Transformation“ gefährden könnten? Gibt es eine Vision für die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens?

Die Geschäftsführung muss sich zudem grundlegenden Fragen zu Wettbewerb, Marktveränderungen und Geschäftsstrategie stellen, bevor technische Anforderungen definiert werden, denn in vielen Fällen wird das alte System lediglich nachgebaut, ohne sich mit Gegenwart und Zukunft auseinanderzusetzen. Umso wichtiger ist es, diese Fragestellungen im Voraus zu klären, um das ERP- oder CRM-System gänzlich neu ausrichten zu können.

Die genannten Faktoren müssen vorgelagert oder zumindest zeitgleich und in jedem Fall mit gleicher Priorisierung behandelt werden, wie Fragen zur Veränderung der IT. Somit wird durch Transparenz und Kommunikation ein solider Grundstein für ein gutes Onboarding der Mitarbeitenden für die bevorstehende Veränderung gelegt – der erste, aber bereits ein großer Schritt in Richtung gelungene Transformation.

Out-of-the-box: Ein individuell zugeschnittenes 360°- Komplettpaket wird implementiert

Im zweiten Schritt sieht Rödl EVOLVE die Implementierung eines individuell zugeschnittenen 360°-Pakets „out-of-the-box“ vor. Die Betonung liegt bewusst auf individuell, denn unternehmensspezifische Änderungen erst nach der Implementierung eines Standard- (ERP)-Systems umzusetzen ist ein gängiger Fehler, der zusätzlichen Aufwand mit sich bringt, Zeit und Geld kostet. So wird Effizienz geschaffen und die in der ersten Phase gewonnenen Erkenntnisse können mit Best Practice-Erfahrungswerten kombiniert und direkt integriert werden.

Agil starten: Direkter Start im System

Im Anschluss beginnt der Start direkt im System. Ein häufiger Stolperstein ist, hierbei in Hierarchien zu denken und Mitarbeitende zu wenig in den Implementierungsprozess miteinzubeziehen. Begleitet durch umfangreiche Schulungen und Workshops sollten Mitarbeitende stattdessen das neue System intensiv kennenlernen und direkt im System arbeiten. Zudem sollte Anpassungsbedarf aufgenommen werden, um das System bestmöglich auf das Unternehmen und die Key User auszurichten.

Optimieren: Feinschliff, Übergabe und Go-Live

Der zuvor definierte und nach Dringlichkeit priorisierte Anpassungsbedarf sollte im letzten Schritt innerhalb individueller Anpassungen des Systems umgesetzt und auf das Unternehmen zugeschnitten werden. So kann eine zügige Projektübergabe ermöglicht werden. Das Unternehmen ist nun in der Lage, die Datenmigration eigenständig durchzuführen - dafür stehen entsprechende Templates zur Verfügung.

Faktor Mensch bei allen vier Phasen im Fokus

Dass dem Change-Management innerhalb eines Einführungsprojektes eine immer wichtigere Bedeutung zukommt, wird von vielen Unternehmen unterschätzt. Es gilt, die Menschen, die von der Veränderung direkt betroffen sind, mitzunehmen, denn je nach Digitalisierungsgrad verändert sich deren tägliche Arbeitsweise. Gerade Key User wollen verstehen, warum Abläufe, die vorher funktionierten, verändert werden sollen, bevor sie ihre „comfort zone“ verlassen. Sie brauchen eine Vorstellung davon, welche Vision und Mission hinter dem Implementierungsprojekt stehen. Und dazu müssen sie wissen, wo das Unternehmen in drei bis fünf Jahren stehen soll. Denn eines ist sicher: Das, was das neue System optimieren und leisten soll, der Plan, der damit erreicht werden soll, wird immer für die Zukunft erarbeitet – und nicht für die Gegenwart. Die braucht man nur, um den „Ist“-Zustand in der ersten Projektphase vollumfänglich aufzunehmen.

Fazit

Mit der Implementierungsmethodik Rödl EVOLVE® wird der Projekterfolg einer ERP-/CRM-Systemumstellung mittelständischer Unternehmen sowohl im nationalen als auch im internationalen Kontext sichergestellt.

Dabei wird zunächst der „Ist“-Zustand des Unternehmens analysiert und das Vorhaben mit der Strategie in Einklang gebracht. Im nächsten Schritt wird ein System nach Best Practice-Ergebnissen aufgesetzt, das den größten Teil der Anforderungen bereits abdeckt. Anschließend erfolgt eine intensive Schulung der künftigen Nutzer direkt im System, die alle Benutzungsprozesse in Begleitung durchlaufen. Die letzte Phase „Evolve“ ist durch das Release Management mit Datenübernahme und die Systemübergabe geprägt. In diesem Zeitraum wird das 360°-Paket individuell auf den Kunden und dessen Anforderungen zugeschnitten und implementiert.